基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究

曹太刚

（济南市人民医院，济南 271199）

0 引 言

在企业或者单位生产运行过程中都会产生各种各样的原始信息资料，其中具备价值的原始信息资料就被称之为档案，因此无论是企业或者机关单位都非常重视档案的管理和保存。但是档案资料的数量会随着时间的增长而不断增多，所以档案管理工作的难度和复杂性会日益增加。在以往的档案管理工作中，经常会出现档案保管不当、人员素质和档案利用率较低等问题，严重阻碍了档案管理工作的进一步发展，因此在现阶段需要进行档案管理的信息化建设。管理信息化建设指将信息化技术应用于档案管理工作中，以此来代替以往人工管理档案的模式，信息化档案管理模式能够有效促进工作效率和档案利用率的提高。

1 企业档案管理现状

通过对我国各行各业的档案管理工作进行调查研究可以发现，在行业内部普遍都存在档案管理人员综合素质较低的情况，而导致这一情况出现的原因有多个方面，其中最重要的就是在当下企业或者机关单位缺乏对这一方面工作的重视，没有为档案管理人员提供相应的学习培训机会。同时在当下，有相当一部分企业或者单位的档案管理人员都缺乏专业性，存在一岗多职的问题。这就会降低档案管理人员以及相关领导的重视度，在工作中缺乏责任意识和岗位意识，没有充分认识到档案管理工作的重要性。同时有部分领导层缺乏对档案管理工作的正确认识，只重视对档案的保管，而没有重视对档案的利用，这也是阻碍档案管理工作可持续发展的因素之一。以上问题都说明了在当下有相当一部分企业在档案管理方面都存在较多的问题和不足，档案管理的电子信息化建设步伐相对较慢，无法充分发挥档案管理在企业中的作用。

2 基于档案管理的电子信息化管理模式应用的作用

2.1 强化管理流程体系的规范性

在以往档案管理工作中，会耗费大量的人力物力，且因为人为因素所造成的档案管理问题也时有出现，给档案管理工作提升带来了阻碍。而通过电子信息化管理，可以有效简化档案管理工作流程，促进管理效率提高，实现档案管理工作的有效规范，降低了人为因素的影响。

2.2 共享档案信息资源

在当今时代，信息共享是社会发展的主要趋势，各行各业都在进行信息化资源共享平台的构建。在档案管理中进行电子信息化管理建设，能够更好地实现对档案资源的共享利用。比如在当下通过建设信息化的人力资源档案管理平台，就可以便于企业查询所聘员工的详细信息，有效掌握员工以往的经历和表现，为企业选拔高素质高质量人才提供便利。同时通过信息化的档案管理平台，也可以使企业内部各单位之间的沟通交流更加便利，将信息资源的价值最大化。

2.3 为决策者提供可靠信息

通过分析档案能够更好地掌握企业或者单位在一定时期内的经营发展以及人力资源配置情况。通过电子信息化管理，可以使档案管理工作的质量得到进一步保证，确保档案资料的全面和真实，这样就可以在企业制定决策或者预测发展趋势时有所依据和有所参考，为企业正确决策提供有力支持。

2.4 提高工作效率

无论哪种工作都有着既定的工作流程，都离不开相关人员和部门的协作配合。通过构建电子信息化的档案管理平台，可以实现信息资源的有效共享，为相关人员和部门间的沟通交流提供便利，缩减工作环节，使工作效率得到提升。通过调查研究可以发现，在电子信息化档案管理平台构建后，企业对档案管理工作的利用率和工作效率会大大提高，既节约了时间，也节约了成本。

2.5 保证档案管理工作的时效性

时效性是电子信息化档案管理的突出优点，在以往的档案管理工作中，对人力和物力的需求量非常高，且会耗费大量时间，经常会造成工作延误问题。但是在应用电子信息化管理后，相关档案信息和数据就可以迅速通过电子信息化平台传递到档案库中，大大提高了档案管理工作的实效性。

3 基于档案管理的电子信息化管理模式的建设措施

3.1 加强硬件和软件建设，建立网络档案系统

电子信息化档案管理模式的构建必须建立在相应硬件设备和软件设施的基础上，因此在现阶段必须加强硬件和软件方面的建设，为档案管理的电子信息化建设提供必要的条件和支撑。同时网络档案系统是电子信息档案管理模式运行的基础，因此当下也需要做好对网络档案系统的构建，建立统一的标准和系统。首先，需要在档案录入过程的数据化建设中对档案录入和归档进行统一规定。其次，切实保证档案管理的安全性，对档案资料进行分级，并设置相应的权限和档案管理规范。所有用户在进行档案管理和使用的过程中，都必须完全遵循既定的规范和要求，保证档案管理和使用的规范性和科学性，加快档案管理信息化建设的速度。此外，为了更好地促进档案管理电子信息化系统的应用，还需要从构建服务网方面入手，通过构建网络平台实现对档案信息的共享利用，充分发挥档案管理电子信息化系统的价值和作用。

3.2 加强电子文件的管理，为档案信息化奠定基础

电子文件受自身载体性质的影响，容易出现损坏问题。将电子文件输入计算机信息管理网前，都会按照相应的要求转换文件，保证格式的统一性，这就给数字的利用和保存提供了便利。然后对那些没有被要求输入计算机信息管理系统中的电子文件，需要从中选择有价值的电子文档，并对其进行整理和编辑目录，然后借助网络将其传输给档案管理部门，并在信息管理网中设置专门用于归档的网络专线，以此来构建用于归档的专用系统。所有电子文件都可以借助该系统进行电子文件传输，从而大大方便了档案管理部门的工作。同时，档案管理部门还需要与其他相关部门进行协商，统一归档文件的格式和要求，制定相应的规范和要求，在归档过程中，为了更好地保证数据真实有效，相关文件必须由业务部门进行传输，档案部门不能自行下载。此外，档案部门在完成电子文件的接收后，必须存入光盘或者其他稳定储存载体中。电子文件归档工作并不仅仅是管理部门的责任，同时与其他相关部门都有密切的联系，所以在当下需要协调好档案部门、计算机管理部门和文件提供部门之间的关系，保证三者的有效协作。文件提供部门对各相关管理业务的了解都非常全面，所以在归档工作中占据着重要地位，肩负着鉴定工作价值的重要责任；档案部门需要熟练掌握与归档相关的要求和标准，充分履行统筹管理的责任；计算机管理部门为电子文件归档工作提供了有效的技术支撑和条件支撑，所以在电子文件归档工作中也占据着极其关键的地位。以上3个部门彼此之间都存在职能交叉联系，在具体工作中，必须充分发挥各自的优势，履行各自的责任，保证档案管理编制信息化模式建设目标顺利实现。

3.3 强化技术处理，做好电子档案的有效管理

档案的电子信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势，所以档案管理人员需要全面深入研究当下电子档案管理工作，做好当下电子文档的接收、处理和保存工作，做好对原始电子档案的保存以及新组合文件信息的分析和掌握工作。即在电子档案归档后通过相关计算机技术操作来改变电子文件的属性，使电子文件变为不可更改的只读性文件，进而实现对原始电子文件的有效保护，切实保证电子档案真实有效。

3.4 对电子文件档案进行有效保存

虽然电子文件可以通过光盘或者U盘等进行保存，这些磁性材料的稳定性非常好，且在进行信息读写时是无接触的，对信息的保存效果非常好。电子文件刻录到相关介质上，信息在经过密封保存后，能够有效杜绝磁场、灰尘、水分等影响。然而电子文件的形成期相对较短，所以在储存方面还有待验证。因此在当下电子文件档案保存中，必须定期对电子文件档案进行备份，以提高电子档案保存的有效性。

4 结 语

档案管理的电子信息化管理模式建设势在必行，这不仅仅是档案管理工作发展的必然趋势，同时也是各行各业发展对档案管理工作的要求。只有做好档案管理的电子信息化建设和应用，才能更好地提高档案管理工作的效率和质量，实现档案价值的充分利用，为各行各业的发展提供有效的帮助。