A农药集团人力资源信息化管理探究

孙 朕

（江苏功成生物科技有限公司，南京 210000）

0 引 言

人力资源信息化管理，是通过互联网、人力资源管理软件等信息化工具和方法，处理传统人力资源工作，加上制度保障以提高人力资源工作效率的手段。A农药集团是江苏一家从事农药制剂研发、生产、销售、技术服务于一体的集团化公司，集团在北京、南京、南通、广州、济南等地均有工厂和职能公司。目前，A农药集团规模突破500人，各属地公司人力资源工作逐渐成熟，但由于工作模式传统，出现了响应速度慢、重复劳动多、人力资源工作进展慢的问题，这些问题需要通过人力资源信息化管理逐步解决。研究A农药集团人力资源信息化管理问题，不仅能为该企业解决人力资源管理问题提供思路，也能为类似企业提供可参考依据。

1 企业信息化管理的意义

1.1 缓解人力资源管理问题

A集团人力资源管理工作尽管流程规范、表单齐全、有据可查，但仍然有很多问题亟待通过信息化管理来解决。第一，纸质文件太多导致保管查询困难。无论是员工档案、异动管理、培训记录，还是定薪调薪、考核结果，均通过纸质表单备案。仅一次年终360 °考核就要花费半个月时间，汇总到集团人力资源部的纸张有三四百份，工厂某位10年工龄的老员工，职业病体检报告加起来有50多页。纸质文件多增加了保管、查询负担，这些工作可以通过信息化软件在电脑上备案，从而提高工作效率。第二，人力资源工作繁杂导致人员配置冗余。由于管理流程多、审批手续复杂，有的销售子公司只有20人却要配置一位专职的人力资源工作者，因为缺少信息化管理，这位专职人员每个月需要花两天时间统计考勤。如果使用信息化管理系统，考勤通过软件完成，只要下月初通过数据导出即可轻松实现，完全没有必要在规模小的子公司设置专职人力资源人员。第三，信息无法及时共享导致重复劳动增多。以招聘工作为例，在南京的两家子公司，都需要招募销售人员，在某招聘网站上，两家子公司看中了同一位候选人，各自公司的招聘主管会分别打电话邀约这位候选人，导致候选人对公司产生不必要的疑问，两家子公司的招聘主管之间还需要协调面试事宜。如果采用信息化管理，某一家公司下载了该候选人的简历并加入公司人才库，就会减少两家子公司出现获取信息不对称的情况。

1.2 满足集团化管理的需求

集团在5个城市布局了7家分子公司，有3家子公司的人数超过100人，人力资源的档案、信息都相对完善，这对集团化管理提出了更高的要求。第一，人力资源信息化管理有助于实现信息共享。各个属地之间的人员信息上传到信息化管理服务器上，可以实现人力资源部内部的信息共享。目前，集团人力资源总监想查阅某属地公司人员的合同签署记录、历史调薪记录等，只能通过联系属地公司人力资源主管进行，或者出差到属地公司现场调阅，这样不仅耽误时间，也有可能提前泄露集团人力资源工作动向。第二，人力资源信息化管理有助于实现跨部门信息交换。人力资源信息化管理和其他部门的信息系统联动，这是必然趋势。农药企业人力资源管理需要与公司安全环保部门等农药企业特有的部门联系，包括获取资料、提供资质等工作，借助信息化管理系统，可以很容易在网上实现，将此流程标准化之后，能够减少跨部门之间的无效沟通，降低错误发生率。第三，人力资源信息化管理有助于集团管理思维转变。公司规模的扩大，分子公司增多，不可能所有的工作依靠纸质档案、聊天软件或者简单的办公软件实现，必须有一套适合集团业务模式的信息化管理系统来整合资源、降低内耗。如果没有信息化管理系统，管理者、员工的工作都要通过频繁地沟通、交流、查阅实现，必然消耗大量时间，也容易在这些过程中增大错误发生概率。将人力资源工作信息化，让员工看到信息化工作后带来的效率提升，有助于推进集团信息化建设进程。

2 企业信息化管理的可行性

2.1 公司高层支持

从集团董事长到高层管理人员再到部门经理，都认可信息化管理在集团信息沟通、资源共享、无障碍审批中可能发挥的作用，也认为加入信息化管理后，集团工作效率将大大提升。人力资源部应顺应形势，经过需求调研和现状分析，向董事会提交人力资源部信息化建设预案，并很快得到公司高层认可、筹备实施。公司高层的支持使集团人力资源信息化管理建设能够顺利推进。

2.2 集团人力资源工作有序

信息化管理不是每个企业的人力资源部都可以建立，如果该企业人力资源工作流程尚未厘清，缺乏制度保障，授权和分工不明，即使启用信息化管理，也会造成管理混乱。目前，A农药集团人力资源专职人员配备齐全，工作遵循流程、员工信息和历史工作数据均可以查询，在此基础上建立信息化系统，只需要对相关人员开展信息化管理培训即可，集团人力资源工作有序为信息化建设打下牢固的基础。

2.3 属地公司规模不断壮大

A农药集团实行运营管控模式，集团人力资源部统筹、指导分子公司人力资源工作。在公司规模不断扩张的形势下，各属地公司的人力资源基础工作量不断增加，伴随而来的是纸质文件、表单的增厚，每家分子公司人力资源主管的管理幅度变宽，而公司不可能不断增加人力资源岗位的编制，这必然需要提升现有人力资源主管的工作效率。在现实情况下，为了使人力资源管理实现信息化，企业必须尽早提上日程。属地公司规模不断壮大，是集团人力资源信息化建设的内在诉求。

3 实现信息化管理的方法

3.1 调研需求

信息化建设是企业的一项系统工程，需要信息系统使用部门调研本部门使用需求，兼顾工作对接的内外部门情况，考虑整个集团的信息化运作。A农药集团人力资源部的需求调研，应梳理本部门集团公司和各个分子公司的工作流程、可能使用的数据，积极听取分子公司人力资源基础工作人员的意见，必要的时候多进行全部门的视频电话会议，充分沟通需求。同时，应特别注意和安全环保部的信息对接，包括新员工岗前职业病体检、年度体检等申请、报告共享，均需要人力资源部和安全环保部交换意见。

3.2 建立制度

制度是规范管理行为的保障。A农药集团推行人力资源信息化管理必须制定针对性的制度。该制度可以由集团公司发布总则，各属地分子公司依据实际业务情况制定细则。制度内容应包括权责划分、基础管理模块、授权管理、日常管理规范、维护措施等。在制度制定的同时，应考虑与现有人力资源管理制度的匹配程度，不应出现较大冲突，或者根据信息化推进的情况，适时修改旧制度。

3.3 合理选择

合理选择主要是让集团明确究竟是从外部采购管理系统，还是由内部人员开发。这两种方式各有优缺点。如果从外部采购信息化管理系统，优势主要在于节约开发时间、不需要太多人力成本去维护、专业性得到保证，劣势也比较明显，如采购费用可能比较昂贵、数据信息有对外泄露的风险、服务商自身实力不强等。如果集团内部自己开发信息化管理系统，也是一把双刃剑，内部员工需要熟悉企业情况，设计出更贴近用户的界面和功能，但企业需要专门设立一个信息化管理部门，对整个集团的信息化系统进行维护、升级。两种选择方式各有利弊，对A农药集团这样规模并不是很大的企业，初期可以考虑外部采购的形式。

3.4 明确功能

功能模块是人力资源信息化管理最主要的部分，利用信息化就是为了提升人力资源日常工作的效率。A农药集团可以重点关注以下几个模块的建设。第一，招聘管理模块。该模块主要对简历库进行信息化共享升级。各分子公司可以将不同渠道下载的候选人简历放入共享简历池，并进行分类，对简历池设置的搜索、筛选功能也应具体，可以参考猎头公司的做法。除了共享简历外，集团也应考虑整合外部招聘岗位，对不同招聘网站发布的招聘信息，整合到集团信息化系统中，减少重复对外投放岗位的数量，提升候选人对公司的信任度，如果候选人看到公司在外招聘的岗位很多，必然会感觉公司人员流动性很大，从而影响他们的判断。第二，档案管理模块。该模块属于员工关系管理部分，由于A集团员工资料信息庞大，除了员工个人基本信息之外，包括职业病体检报告、劳动合同续签、定薪调薪表、考核表等，这一系列表格不仅耗费大量纸张，有些还需要烦琐的审批流程。人力资源信息化系统应支持储存电子化档案，将一些不需要纸质操作的流程全部信息化处理，比如调薪手续，只需要在系统里按照流程审批即可，集团年终360 °考核只要在网上打分统计即可。第三，智能分析模块。智能分析要求信息化系统能够对人力资源数据进行快速统计。除了员工花名册能够反映的数据之外，还要能统计薪酬情况、劳动合同续签历史、各部门人员分布，这些数据的呈现应有助于人力资源总监甚至公司高管做出决策。

3.5 加强培训

信息化管理需要互联网科技、办公软件等介入，打破了传统办公模式，势必会造成有的员工不适应这样的工作环境。这就需要集团对员工进行培训，无论是外部采购系统还是内部开发系统，都需要专业人员对人力资源部所有成员进行培训，特别是实操技能的讲解。除培训之外，还应有相关的培训支持工作，并不是每位员工接受培训后都能掌握信息化系统的使用方法，这需要系统开发部门做好长期服务的准备。

3.6 持续维护

集团信息化管理主要依靠软件系统作为载体实现，对软件系统的持续维护必不可少。作为使用部门，人力资源部应及时反馈操作过程中的问题，特别是使用界面是否友好等；作为开发者，专业技术人员应持续跟进了解系统使用情况。只有持续对系统进行维护，才能保证工作效率。