强化水利事业单位人事档案管理工作的建议

文/福建省南平市浦城县水利局 李春云

水利事业单位的人事档案指档案管理部门在选拔、录用和培训人员时所建立的资料文件，记录的内容主要有员工的基本信息、政治思想、工作表现等。档案管理工作除了要收集、整理和保存这些资料，还要在事业单位进行选拔培训或人员考察时提供依据，所以人事档案管理是组成事业单位管理工作的一个重要部分，单位领导必须给予足够重视，通过积极宣传强化管理意识，增加资金投入，提高管理人员的技术水平，实现人事档案管理工作的优化。

一、人事档案管理

人事档案管理是组成水利事业单位管理工作的一个重要部分，其档案资料记录了单位工作人员和领导干部思想品德、政治面貌、个人业绩等信息，可以将人员及干部成长的过程真实反映出来，具有准确性和客观性，相当于精华版的个人人生阅历，可以为事业单位选拔、培训及开发人才提供重要参考。档案管理工作主要可以分为以下五个部分：1.收集档案资料。为了使档案更具有使用价值，管理工作者要结合工作需要和相关政策有针对性地进行档案资料收集，并且要定期补充，使档案资料保持完整性与连续性。2.鉴别档案资料。管理工作者必须按照相关文件和规章制度的要求认真鉴别档案资料，舍弃原材料中的虚假内容，如果无法准确把握，要反复熟读规定，与同事咨询讨论，确保材料的真实性，归档经精炼后具有保存价值的材料。3.准确分类档案材料。管理工作者应熟知档案管理工作的相关条例，并按照其中的具体分类方法将人事档案资料合理分类与装订入卷，确保档案编排有序、条理清晰。4.装订档案材料。通过进行一系列的技术加工工作，如档案剪边、裱糊、装订等，让人事档案更加规范、整齐，方便保管和取用。5.复核与验收档案。及时复核补充整理过的档案资料，确保其内容清晰、装订美观。

二、人事档案管理特点与重要性

人事档案记录了单位所有人的个人信息，从学习阶段到目前的工作，在此期间的经历也包括在内，综合体现了一个人的素质和工作能力，不能单纯记录阶段性信息，要从整体上把握全局。所以人事档案管理工作要在一个连贯的过程中完成，必须要长期坚持，保证档案资料的完整性。另外，人事档案管理工作对单位的人才选拔与培训有重要影响，必须要确保管理工作的规范性和科学性，管理工作者应时刻保持客观、严谨的工作态度，保证档案资料的真实性。

人事档案管理的重要性主要体现在三个方面：首先，人事档案是工作人员的身份证明。水利单位职工的工作内容较多，且人员紧缺，无论是领导干部还是基层人员都有较强的流动性，所以档案资料比较零散，难以尽快收集，若不慎丢失，很可能无法补充完整，进而影响职工的职称评定和转正评级等，使员工的利益受到损害。其次，人事档案能为单位的人才选拔提供参考。档案资料中记录了单位职工的工作经历和主要业绩，可以反映他们的工作能力，单位在选拔人才时根据档案内容进行客观、全面评价，知人善任，充分发挥优秀人才的优势和才干，推动单位更好地发展。最后，人事档案管理涉及工作的传承。对于水利事业单位而言，人事档案不仅是现阶段的重要资料，更是长久保存的历史资料，其中记录的工作经验、优秀成果等可以供后人借鉴、学习，需要档案管理者完善保存和不断传承。

三、优化水利事业单位人事档案管理建议

（一）重视人事档案管理工作，积极宣传强化管理意识。档案管理工作的加强和优化必须要以水利事业单位领导的重视和支持为依托，只有领导人员提高重视度，才能将建立健全规章制度、加大资金投入、推动人事档案信息化管理等一系列优化措施付诸实施。领导人员要科学制定管理制度，成立专门的档案管理部门，加强人员培训，提升管理者的技术能力和工作素质，确保其严格按照制度完成档案管理工作，提高管理水平。为了优化水利事业单位的档案管理工作，必须通过积极宣传引导人们转变思想、更新观念。目前许多单位并未大力开展人事档案管理思想宣传工作，导致许多管理工作者并不知道国家出台的新的方针政策以及倡导的新思想，因为缺少正确思想为工作领航，造成一些管理者在工作中态度不严谨，经常出现失误，影响了档案材料的真实性和准确性。针对这种情况，水利事业单位要积极宣传人事档案管理工作，让相关人员认清自己的责任和职责。在经济体制不断改革的背景下，人事档案管理工作和单位的人事任用、岗位调动息息相关，水利事业单位要在单位会议中经常强调这一点，并通过单位报刊、网站等途径宣传国家在人事档案管理方面出台的新政策、方针等，让职工都重视人事档案管理工作，积极配合，提高管理效率。

（二）建立健全规章制度，做好档案资料收集工作。目前水利事业单位的人事档案管理工作还存在许多问题，如填写不规范、未统一装订、有不实内容等，引起这些问题的一个主要原因是缺乏完善的规则制度。所以必须建立健全规章制度，确保每一条规范标准都是严密且科学的，让管理工作者能够遵循章程、依据条例开展档案管理工作，为档案内容的规范性和完整性提供保障。领导人员要在贯彻《干部档案工作条例》和《档案法》的基础上，参考有关的中央文件和政策要求等制定完善的档案管理制度，内容涉及资料收集、鉴别归档、补充复核、档案查阅、保管保密等方面，将每个职工、每个岗位的职责分配清楚并落到实处。人事档案管理工作中一旦发生任何渎职、甚至违法的事件要及时上报，结合法律手段加以制裁。材料收集是人事档案管理的首要环节，同时也是档案管理的基础工作，对后续环节的顺利展开有重要影响。水利事业单位的人事档案资料比较杂乱且分散，一些管理者没有认识到档案管理的重要性，导致资料丢失的状况时有发生，而当事人在工作中的利益保障也会因此而受到损害。所以管理工作者要重视材料的收集工作，把握好重点入档材料，如技术晋升、聘任、工作业绩、参加的培训等，认真辨别材料的真实性，去除不必要信息，保障材料的精简和完整。整理之后要尽快根据其类别进行归档，如果发现材料不全或者与归档要求不符，要将材料退回形成部门，要求其补充办理，待手续齐全后继续归档，从根本上保障人事档案的准确性与权威性。

（三）增加档案管理资金投入，提高管理人员技术水平。单位领导要增加对档案管理工作的资金投入，要求相关人员在年初的单位预算清单中加入档案管理工作的经费，并确保金额足够。与此同时，尽可能整合档案管理与其他部门的同类资金，加强建设档案管理的硬件设施，除了常用的基础设施之外，还要重点关注档案资料保存、档案管理信息化和安全管理等方面要用到的设施，从而保障水利事业单位的人事档案管理工作得以正常、有序运行。单位领导还要加强人员培训，提高档案管理者的技术水平。档案管理者是影响档案管理工作水平的一个关键因素，只有提高管理者各方面的素质，才能保障档案管理工作顺利进行。在档案管理工作中，管理者必须注意以下三方面素质的提升：第一是政治思想素质。管理者应正确把握思想方向，在工作中严格遵守相关规定，按照规章制度与文件要求整理档案资料。在平时的工作中，管理者要积极参加单位组织的政治学习，严格要求自己，树立正确的三观，多接触品德高尚的人，提高道德情操。第二是工作素质。管理者要坚持学习业务知识，熟知各项规范章程，用知识和技术的力量武装自己，在工作中保持严谨态度，从根本上杜绝错误的发生。第三是学习素质。档案管理者除了要学习业务知识和理论知识外，还要多参加和职业发展有关的培训与考核，让自己的学历水平得到提升。另外，还要积极学习网络技术与信息化管理方法，熟练运用计算机，确保自己不被时代所淘汰。为督促档案管理者不断学习、提升自己，事业单位的主管部门要安排其定期参加业务培训，获得管理技术水平的提升。

（四）利用网络技术创新工作，实现档案的信息化管理。单位必须运用新的理念和技术进行工作创新，让工作始终充满活力。积极创新人事档案的管理方法可以促进管理效率提升，节约时间成本。水利事业单位的职工数量多，工作比较繁琐，有的员工同时担任不同职位，增加了档案管理的难度。管理工作者可以利用先进的网络技术实现人事档案的信息化管理，避免或减少人为错误的出现，在计算机上进行排版和编辑，省去了许多中间环节，而且在计算机上保存的档案不会像纸质资料一样发生磨损，益处颇多，可以解决目前人事档案管理中存在的许多问题。在全球信息化时代背景下，互联网融入各个领域，使人们的生活习惯与思维方式都发生了改变，利用新技术收集资料并优化管理已经成为水利事业单位进行人事管理的一种必然趋势。档案管理者必须顺应这个潮流，勇于迎接挑战，利用网络技术创新档案管理工作，从而高效率、高质量地完成工作。管理者要了解和掌握现代设备，如扫描仪、计算机等的使用方法，在计算机上输入收集到的档案资料，并进行技术处理，将声像、图片和文字等不同形式的资料都记录在数据资料内，构建一个完整的数据库系统，将整理后的所有档案都存入其中，采用电子档案与纸质档案并行的双套管理模式。如果要查阅某位职工的档案，可以直接在计算机上输入名字或入职时间等信息查询，方便又快捷。另外，管理者还要学习一些网络安全知识，通过设置密码、隐藏文件、设置防火墙等方式确保档案信息的安全和私密。

水利事业单位要顺应人事制度改革不断推进的浪潮，优化人事档案管理工作。相关工作人员除了要总结和继承过去的优秀工作经验，更要积极学习和运用先进的网络技术来实现工作的创新，追求人事档案的信息化管理。事业单位的领导者要建立健全有关的规章制度，做好档案资料的收集工作，加强基础设施建设与档案管理人员的培训工作，提升档案管理水平，为单位的人才选拔提供助力，为水利事业单位的发展注入新的动力。