食品抽样文书“无纸化”的思考

解恒杰 徐大玮 刘佩 徐立清 姜大勇 张洪潇 穆文婕

摘 要：食品安全抽检是加强食品监管的重要手段，食品抽样是其基础和前提，文书填写是抽样工作的重要一环，本文从文书现状入手，剖析问题，提出解决方法，“无纸化”抽样的设计，可大幅度提高抽样效率，大大节约纸张墨盒资源，为促进食品抽样工作发展提供参考。

关键词：食品抽样;无纸化;效率

食品安全关系国计民生，食品安全抽样检验是防控食品安全风险、实现科学监管的重要手段。其中抽样环节的工作质量和效率直接决定检验的进度，影响检验结果的科学性和有效性。科学高效地进行食品抽样工作能够更准确的获取食品检验数据，提高检验数据的及时性和真实性，更好的为食品安全监管工作服务。《食品安全抽样检验管理办法》严格要求了食品抽样工作程序，《食品安全监督抽检和风险监测工作规范》详细说明了食品抽样工作规范。食品抽样过程中，文书填写占据50%以上的工作时间，已成为严重制约抽样效率提高的瓶颈，同时也造成紙张墨盒等资源的浪费，本文以食品安全国家监督抽检抽样为例，分析食品抽样工作中文书使用现状和存在问题，提出改进方法，以期为更高效、更环保的完成食品安全抽样工作提供参考。

1 食品安全抽样文书现状

食品安全抽样过程中，用到的文书主要有：任务委托书、告知书、封条、抽样单、工作质量及工作纪律反馈单等。这些文书的主要作用可分为：证明身份、确认样品、记载信息、反馈质量。

1.1 证明身份的文书

《食品安全抽样检验管理办法》明确，抽样人员向被抽样食品生产经营者出示抽样检验告知书及有效身份证明文件。由承检机构执行抽样任务的，还应当出示任务委托书[1]。任务委托书、告知书和有效身份证明文件共同证明抽样人员的身份，书面告知被抽样者抽样性质、其享有的权利和义务等。

1.2 确认样品的文书

抽样人员和被抽样单位负责人在封条上签字盖章后，抽样人员应在现场以妥善的方式使用该封条进行封样，以防止样品被擅自拆封、动用及调换[2]。封条的主要作用就是固定实物证据，双方共同确认该样品来自该单位。当被抽样单位或生产企业对样品检验结果有异议时，启用备份样品复检，封条能有效证明所封备份样品是抽样现场采集到的那份样品。封条信息相对简单，除双方签字盖章外，仅填写抽样单编号和抽样日期。

1.3 记载凭证的文书

现行抽样单内容详实，分为手填复写和录入信息后现场打印两种，其主要的作用是记载被抽样单位情况和样品信息，抽样单填写完毕后，被抽样单位应当在抽样单上签字或盖章确认[2]。抽样单需要填写的内容有44项，抽样人员绝大部分时间和精力耗费在填写、核对、打印抽样单上，严重制约了抽样效率。虽然鼓励应用先进的信息化技术填写并交付相关抽样文书[2]，但目前尚没有机构尝试使用非现场打印的文书。

1.4 反馈质量的文书

工作质量及工作纪律反馈单是被抽样单位向组织抽样检验的市场监管部门反馈抽样质量的文书，需要被抽样单位邮寄到指定的地址。绝大部分被抽样单位没有反馈该文书，可能是基于邮寄成本的考虑。

2 食品安全抽样文书存在的问题

2.1 纸质文书，甄别困难

抽样人员向被抽样单位出示任务委托书、告知书和有效身份证明文件时，经常被质疑无法甄别真伪。任务委托书仅为复印件更让被抽样单位心存疑虑，增大了抽样人员的解释难度。在信息化社会，被抽样单位可通过官方网站或公众号等官方渠道查询信息。现行的纸质文书一直沿用单一的纸质途径，被抽样单位无法获得电子渠道的官方认可，无法印证抽样人员所持文书的真实性。

2.2 纸质文书，浪费严重

以一家超市抽样10批次为例，除展示给被抽样单位的任务委托书和身份证明文件重复使用外，需要交付给被抽样单位的文书还有：告知书（每家被抽样单位一份，3页）、抽样单（每批次样品5页，合计50页）、封条（每批次样品至少0.5页，合计5页）、工作质量及工作纪律反馈单（1页），耗费纸张至少59页。其中抽样单一般需要现场打印，消耗便携式打印机墨盒0.5个。抽样活动消耗的大量纸张和墨盒，已经成为被抽样单位诟病资源浪费的话题，与社会大力倡导的绿色环保的发展理念极不相符。除个别样品检验不合格，被抽样单位提出除复检申请会用抽样单外，大部分文书被丢弃或作废纸使用。

2.3 纸质文书，保存难

纸质文书存在难保存、易丢失的问题。大型超市或生产企业一般有专人负责保管抽样单等文书，而批发市场、农贸市场、小食杂店等经营者根本不重视抽样文书，更不会妥善保管。一旦样品检验不合格，被抽样单位或生产企业对检验结果有异议时，需提供食品安全抽样检验抽样单时[3]，往往无法及时找到，影响样品复检。被抽样单位会对抽样工作产生情绪，很可能抵触下一次抽样。

2.4 纸质文书，抽样效率低

每批次样品的抽样单需填写44项内容，抽取10批次样品，填写、核对、打印抽样单用时约需2 h，是制约抽样效率提高的主要瓶颈。抽样单上载明的主要是抽样单位情况和样品信息，这些内容均有出处和来源，对于这类信息，作者认为可以不需要被抽样单位现场确认，抽样人员没有必要现场花费2 h把原有的信息重新抄写到格式化的抽样单上。抽样单的填写从信息化程度不高的改革开放初期演化而来，当时为了详细记录并传递样品信息和被抽样单位情况，不得不将所有的内容抄写到抽样单上;现今信息化时代，完全可以利用拍照等手段更加准确、详细的记录信息。

2.5 纸质文书，抢位难

为了更有效的使用抽检资金，减少重复抽样，食品抽检系统对样品做了限制，如每家生产企业的每类产品，同一季度内同一类型样品的抽检，不超过3批次，否则样品信息将无法提交到抽检系统。于是抽样人员抽样时慌忙抢位，但抽样单录入非常耗时，经常会出现购买时校核通过，录完信息无法提交的问题，白白耗费了抽样人员大量精力。同时，抽样人员还要向被抽样单位提出退货的请求，违反经营行业“食品不退货”的规则，有损抽样工作的严肃性。

2.6 纸质文书，信息确认流于形式

抽样单填写完毕后，被抽样单位应当在抽样单上签字或盖章确认[2]。由于每张抽样单需要填写的信息有44项之多，被抽样单位事实上根本无暇逐一确认，只是按照要求签字或盖章。这成为被抽样单位后期否认抽样单所载内容的理由，声称“签字但没确认”。

2.7 纸质文书，更改难

抽样单如需要更改信息应当由被抽样单位签字或盖章确认[2]。国家级食品抽样一般异地进行，抽样人员返回实验室后，发现抽样单信息有误，不得不重复前往更改抽样单，造成人力、财力的浪费。

2.8 纸质文书，信息统计难

对于合格样品，被抽样单位需要的不是纸质抽样单本身，而是抽样单所载明的信息，其可用于统计抽样情况、销售情况等。现行的纸质抽样单，被抽样单位根本无法直接引用，还需要再次将抽样单上的信息录入到自己的经营系统中。

2.9 纸质文书，抽样质量反馈难

被抽样单位反馈抽样质量时，需要另付邮费。绝大部分被抽样单位不反馈该文书，组织抽样检验的市场监管部门也就无法获得来自抽样一线的真实声音。

2.10 纸质文书，获取检验结果难

样品被抽取后，被抽样单位很关心检验结果。纸质文书无法使被抽样单位高效获取检验结果，抽样单位需要不定时到指定网站查询，以样品名称、生产企业、商品条码等关键字搜出一系列抽检信息，点开二级菜单与抽样单载明信息对比查看是否为同一样品，获得所抽样品的检验结果可谓繁杂。

3 食品安全抽样文书无纸化具体设计

利用公众广泛使用的APP（如微信、支付宝等）建立统一的官方公众号，便于公众的便捷使用。以被抽样单位负责人提供的手机号为桥梁，使用该手机号登陆公众号，即可查询到相关文书，并将抽样、检验结果串联起来，形成动态信息网，便于被抽样单位及时掌握样品检验结果。抽样检验结果仅与样品相关，与抽样单填写无关，不在抽样现场填写打印抽样单，不需要被抽样单位确认用于锁定樣品的少量关键信息，可大大提高抽样效率。

3.1 推送身份证明电子文书

抽样人员到达被抽样单位后，依据组织抽样检验的市场监管部门的赋权，向被抽样单位负责人推送电子版任务委托书、告知书，出示电子版有效身份证明文件。上述三份文书均印有二维码，被抽样单位可通过扫码到官方公众号核验抽样人员身份、抽样任务的真实性。对于文书上的被抽样单位信息，首次抽样的，抽样人员可扫描营业执照二维码获取，补充负责人手机号等，并生成“抬头”二维码推送给该负责人保存;非首次抽样，抽样人员扫描该“抬头”二维码即可。当然，负责人也可自行填写该“抬头”，实现被抽样单位信息的秒录。

3.2 确认样品文书现场填写打印

将食品抽样单信息中有“五大字段（被抽样单位社会信用代码号、样品名称、样品生产许可证号、生产日期、抽样日期）”之称的关键信息、抽样单编号及编号条码设计到封条上，实现一次签字锁定一个样品。校核样品符合抽样规则后，可立即将“五大字段”信息提交到抽样临时库，实现抢位。一家被抽样单位样品选取后，负责人在官方公众号查看并签字确认该样品信息，打印、加贴封条，完成现场抽样。由于每个样品仅打印“五大字段”，除去内容相同的社会信用代码号和抽样日期，仅有3条信息需要确认，“签字但没确认”的现象将得到彻底改观。打印输出的信息少，可对封条版面进行重新设计，使用微型打印机和小型标签纸代替原来的A4纸，实现便携式抽样。同时，接样人员、样品保管人员扫描封条上的编号条码即可查看样品信息及现场照片，更有利于样品的科学储存。

3.3 记载凭证的文书及时填写

提交到临时库的“五大字段”抢位成功后，并不能永久占位，抽样人员需在24 h内依据样品照片补录完整抽样单，并推送给被抽样单位负责人。其可在7个工作日内确认样品信息，逾期将自动确认。信息确认后发现的个别错误信息，可通过同样途径更改并确认，实现修改的痕迹化、合法化，解决抽样单修改的难题。

3.4 反馈质量的文书一键提交

抽样结束后，被抽样单位负责人可通过官方公众号推送的评价通道对抽样人员“五星好评”，也可方便快捷的提出意见和建议。有助于组织抽样检验的市场监管部门对抽样人员进行考评和收集一线声音，也开辟了被抽样单位对抽样过程提出异议的新

途径。

3.5 信息统计预留接口

抽样单信息预留导出表格接口，被抽样单位可按一定条件筛选样品后导出相关信息，方便被抽样单位直接引用和统计。

3.6 检验结果及时获知

所抽样品检验结果公布后，官方公众号向被抽样单位负责人推送检验结果。被抽样单位也可通过抽样单关联，获取到样品的检验结果，便于被抽样单位及时了解样品情况，并及时做出相应反应。

4 结论

此项设计大幅度提高了抽样效率，大大节约了纸张墨盒资源，实现了绿色办公。“无纸化”抽样一并解决了纸质文书甄别难、保存难、修改难、统计难等一系统难题。

参考文献

[1]国家市场监督管理总局.国家市场监督管理总局令 第15号 食品安全抽样检验管理办法[EB/OL].（2019-08-08）[2020-09-01]. http：//www.gov.cn/gongbao/content/2019/content_5453439.htm.

[2]食品药品监管总局办公厅. 食药监办食监三〔2015〕35号关于印发食品安全监督抽检和风险监测工作规范的通知[EB/OL].（2015-03-03）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/45364.html.

[3]市场监管总局办公厅，关于进一步规范食品安全监督抽检复检和异议工作的通知（市监食检〔2018〕48号）[EB/OL].（2018-08-23）[2020-09-05]. http：//www.eshian.com/laws/41851.html.

作者简介：解恒杰（1982—），男，山东巨野人，本科，高级工程师。研究方向：食品药品抽样、质量检验检测。

通信作者：徐大玮（1981—），男，山东文登人，硕士，高级工程师。研究方向：食品药品检验检测。