城建档案数字化管理策略初探

文/莆田市城市基本建设档案馆 王志英

城建档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。通过对不同阶段城市发展历史的有效记录，对现代化城市建设发展具有良好的促进作用。近年来，各项信息技术不断更新，加上时代环境发展变化，城市建设与管理开始趋向于信息化、数字化建设。当前在城市档案管理过程中，要注重优化传统档案管理模式，及时更新档案管理理念，实现数字化管理，能更好地适应社会环境以及技术发展要求，实现档案资源开发与利用目标，为现代化城市建设发展提供更多保障服务。

一、城建档案数字化管理优势与特征概述

档案数字化管理是基于现代化计算机技术、网络技术等，对传统档案管理模式集中优化，提高档案管理成效。与传统纸质档案相比，档案数字化管理具备在线收集、在线管理、安全高效管理、集成化管理优势。目前城建档案数字化管理主要是通过云计算技术、物联网技术全面建立多元化、智能化管理机制，对各类数字档案信息进行处理，提供新型档案管理服务。城建档案数字化管理，也是对城市发展建设中多环节项目资料进行收集，补充完善信息库内容。基于目录数据为基本检索入口，通过计算机技术对多项目录数据集中管理。通过网络技术应用能有效实现数据高效化处理，将数据信息在线录入计算机中，能对档案信息在线收取与管理。可以对不同地点数字档案信息内容集中整合处理，建立专业化的专题档案，对档案信息进行集成化管理。与传统载体档案相对比，数字档案存储密度更高，但对于数字档案信息安全保障活动也提出了更多更高要求，当信息管理不规范时会产生较大损失。在数字化档案管理平台建设中，可以实现数字档案信息的有效收集以及归档，将多个载体档案有效转化为数字档案，可以全面优化不同载体档案在利用方式层面的束缚，促使档案复制、信息重组中消耗的各项成本得到有效控制。相关应用人员直接基于网络环境便能获取需要的档案资料，能提高档案利用成效。基于档案管理实体数字化管理，能对原有的档案原件进行保护，实现库存档案数字备份与保护，提高档案信息管理的安全性。

二、城建档案管理数字化建设现状与问题

（一）硬件与软件基础设施建设不完善。在城建档案数字化管理中，各类硬件设施以及软件设施搭配与规范化利用是基础条件。在硬件设施应用中，要注重做好计算机、密集架、消毒柜、除湿机、扫描仪、温控机等的应用，还要做好各类硬件设备应用更新，促使档案管理能趋向于数字化建设发展，能提升档案管理成效。在软件设施应用中，目前还是保持在档案管理系统检索、查询等功能运用中，系统开发相对缓慢，未能集中突出互联网资源以及计算机技术应用价值，对城建档案展开高效化的信息开发和利用，档案管理应用系统多项功能亟须进一步优化。

（二）城建档案馆藏资源门类不够齐全。在信息媒介多样性基础上，城市建设管理中产生的城建信息逐步趋向于多样化发展。在各项信息中主要有文字、图片、音频、视频等，过去传统化纸质管理档案不能有效展示出多样化的城建信息，加上纸质档案不易保存且容易受损，导致档案管理难度增大，所以强化电子档案管理至关重要。目前大部分省（直辖市、自治区）在城建档案管理中已实现纸质档案以及电子档案双向化管理，由于各省（直辖市、自治区）城建档案发展不平衡，城建档案信息化进程也存在较大差异。发达的省（直辖市、自治区）早已实现了纸质档案和电子档案的双套管理，而一些落后的地区却在近年才逐步开展城建档案的信息化建设。由于人员、经费、设备等因素影响，在城建档案管理资源体系中，声像档案管理处于被忽视地位，尚未得到有效重视，缺乏规范化的管理标准，馆藏声像档案尚未得到高效化利用，致使声像档案价值未能集中体现，导致馆藏资源门类较少。目前城建档案馆藏资源日益丰富，但是也存有较多问题。档案馆馆藏资源门类划分不全，少的仅有4～5个档案门类，馆藏门类相对单一，侧重于房屋建筑、市政公用、基础设施。在馆藏建设中要注重顺应社会多方面发展，结合城市真实发展面貌对城建档案发展思路进行调整。

（三）城建档案管理法制有待健全。目前城建档案管理法制建设有待健全，城建档案管理执法细则需要进一步完善，各项管理标准化体系尚未有效建立，多个区域城建档案管理难以有效统一，不能对各项数字化资源进行共享。其次，城建档案管理中法律意识不足，未能展开统一化培训以及教育，档案管理人员对于多项法律未能有效掌握，导致城建档案数字化发展进程陷入发展困境中。在城建档案数字化建设发展以及大数据牵引下，要注重将城建档案资源转变为高效化的信息资源，在相应范围内实现资源共建与共享，能推动档案管理工作全面发展，还能为城市现代化建设提供更高效化的信息渠道，有助于深入挖掘城建档案自身价值。城建档案管理工作发展新时期，要想保障城建档案高效化共享，要注重建立完善的法制保障，建立标准化发展体系，统一档案数字化建设管理标准。

（四）城建档案管理信息意识薄弱。在当前数字化发展环境中，城建档案管理不再局限于传统纸质化管理，要注重将城建档案作为重要的信息资源，促使城建档案管理工作能有效延伸，实现城建档案信息高效化管理。从现阶段城建档案基本管理现状中能得出，城建档案管理理念亟须转变。原有的城建档案管理人员队伍结构老化严重，人员队伍信息意识不足，服务水平较低，服务模式较为被动，未能深入挖掘各区域城建档案信息资源，还是停留在传统的档案管理思维模式中，难以有效实现城建档案管理活动转型发展，对城建档案数字化建设发展具有较大限制作用。

三、城建档案数字化管理策略探析

（一）完善基础设施，开发管理系统。城建档案管理数字化建设以及发展中，要重点发挥各类软件系统以及硬件设施应用价值，相关管理部门要整合各项资源全面完善基础设施建设。结合档案管理工作基本要求，要注重购置更多数字化应用设备，通过智能化硬件设施应用转变传统单一化的人工操作。比如通过折图机对传统人工折图进行替换，能提升整体操作效率，节约充足的人力资源，还能推动城建档案管理数字化建设发展。管理部门要积极开发应用功能多样的管理系统，对管理应用系统各项功能予以丰富，在现有档案录入、检索、查询、统计等功能基础上，要注重对物联网、大数据等各项信息技术应用进行分析，规范化利用RFID射频识别技术，对档案管理具体情况进行定位，监控档案存放管理条件指标，比如较为重要的温湿度指标。还要深入拓展档案资源开发利用深度，将传统被动化管理模式转变为主动服务模式，探究智能化程度较高的数字化管理方式。

（二）优化馆藏结构，丰富数字资源。在城建档案管理数字化建设中，实现城建档案数字化发展是基础部分。当前要注重对原有的馆藏结构进行优化，有效扩大城建档案基本归档范围，在双向归档中提高纸质档案数字化发展成效，还能将原有的纸质档案管理范围有效扩大，丰富档案具体来源与组成。另外，还要注重丰富数字化资源，在城建档案存档形式中，不能局限于图、文档案管理形式，还要注重音频、视频等多媒体档案的管理，全面丰富档案馆藏资源，多领域记录档案具体发展现状，推动城市化发展。

（三）健全法制保障，构建标准体系。城建档案管理数字化建设属于系统化建设任务，数字化档案系统具备较强的依赖性，能有效突出档案保密工作的重要性。当前要注重进一步推动城建档案信息管理保障体系建设，积极完善原有的安全管理体制，建立规范化的城建档案保障体系，为城建档案管理数字化活动开展提供参照依据。相关管理部门要做好档案管理人员法律知识普及与培训，提高管理人员法律意识以及安全意识，提高档案安全保护成效，防止档案信息泄露。还要做好档案异地备份，提高管理安全性，实现各区域以及各部门城建档案工作信息交流与共享。另外，还要注重建立通用的标准化管理体系，对档案收集、管理、应用流程全面优化，实现电子档案与纸质档案统一化发展，加速电子档案标准化建设进程。

（四）强化信息意识，培育专业人才。现阶段城建档案数字化建设范围较广，多数区域城建档案是基于电子档案形式进行保管，通过纸质档案进行补充。目前在数字化城建档案管理建设中，不能仅仅局限于形式层面上的数字化发展，要注重将档案作为重要的信息资源，强化信息意识，建立信息观念，通过数字信息技术对档案信息集中挖掘与开发应用，提高城建档案自身利用价值。在城建档案数字化建设管理中，对档案管理人员提出了更高的管理要求，当前要注重培育更多专业技术人才，做好专业化培训以及教育，对设备技术进行更新，为城建档案数字化管理提供有效的人才保障。

四、结语

在现阶段城建档案建设中，各项信息决策以及信息参考是重要价值表现，在当前数字化城市发展建设中，要注重实现城建档案数字化建设，相关管理人员要认识到数字化建设管理的重要作用，全面提升自身信息素养，强化信息意识，通过整合信息技术应用来实现档案管理数字化发展，提高档案管理数字化发展水平，实现档案管理模式的有效转型。