突发公共卫生事件背景下如何提高高校办公室工作效率

文/中国药科大学校长办公室 边笑非

2020年，全球经历了大规模突发公共卫生事件。随着我国国内情况得到有效控制，社会逐步复工复产，外防输入、内防扩散成为社会发展的新常态。面对百年未有之变局，人们在逐步适应突发公共卫生事件带来的对工作、学习、社交方式的改变。高校办公室作为中枢机构、综合协调部门，起着内外沟通、左右协调、上传下达的重要作用。信息高密度交换、人员往来繁杂，办文、办会、办事在正常的生活状态下运转，对办公室人员来说都是高强度、超负荷。在突发公共卫生事件背景下，受人员流动限制，过去一些行之有效、简单便捷的工作方式被暂时搁置。一些办公室工作因此延缓，一些应该急办的事情变成了缓办，一些正常的对外交流活动因受突发公共卫生事件的影响而耽误等等。面对此种情况，我们作为高校办公室的工作者，应该努力创新工作思维、创新工作方式，将突发公共卫生事件带来的影响降到最低，保证办公室工作高效运转。

一、要激发高度的政治责任心

全国突发公共卫生事件得到有效控制之后，各地一边防扩散、一边干工作，还要时不时应对国内零星卫生事件的突发。在非常时期，办公室作为学校的窗口、门面，工作作风直接反映学校的工作面貌。办公室应对突发事件的态度和能力，直接反映高校领导对工作的重视程度。办公室人员在特殊时期更应该以高度的政治责任心带头坚守岗位、带头履职，带头遵守防控期间的各项管控措施。在大是大非面前保持头脑清醒、旗帜鲜明，经得起大风大浪的考验，任何时候任何情况下都要做到政治立场不移、政治方向不偏。

今年是中国共产党成立99周年。百年大党、百年历程、百年风雨、百年辉煌。我们的党一路走来依然生机勃勃，最根本的原因就是坚持为人民服务，坚持“不忘初心、牢记使命”。在全国突发公共卫生事件面前，很多医护人员逆向而行、舍小家为大家；很多人民警察辛苦工作、保卫一方平安；社区工作者、外卖小哥、环卫工人等等，虽然工作不同，但他们都在自己的岗位上为社会作出了积极贡献。榜样的力量是无穷的，榜样给人指引方向，这些正能量应该成为办公室人员学习的榜样。

在高校这样一个高知群体中，办公室人员大多受过良好的专业教育，综合能力、政治素养普遍较高。听指挥、能干事、干成事是办公室人员的基本素质。特殊情况下，如何进一步调动和激发办公室人员的主观积极性，不仅仅靠刚性、硬性的管理规定。虽然职级晋升、荣誉奖励是一个非常重要的方式，但更重要的要从精神上和内心深处塑造高度的政治责任感，摒弃做“自己的精算师”的思想和动机，把群体需求和自己的利益达成共振，把工作方向落在为人民服务上，才能进一步激发办公室人员的工作热情。

二、要充分提高办公信息化水平

随着现代科技的快速发展，信息化水平大幅提升，大部分高校办公室积极推进办公自动化建设，日常业务办理逐步形成线上与线下双结合的工作模式。全国突发公共卫生事件背景下，人员流动受限，但是工作要继续开展，这就倒逼办公室进一步提高办公自动化水平。目前，高校办公室主体工作可以分为两大块：对外联络交流和对内事务办理。再具体一点就是我们常说的办文、办会、办事。在这些工作中，我们都可以加入“云上办公”的元素。

（一）在办文方面。各高校借助先进的通信技术，开展“云教学”“云招聘”“云答辩”等等取得了显著的工作成效。这些云技术的先进性应该对办公室文秘工作开展有着积极的借鉴意义。许多高校已借助OA协同办公软件，从电子公文收取、登记、批示、转办、落实、督办等各个环节基本上都可以在“云上”进行，不见面审批、不见面服务成为现实。能从线上办理的尽量“一键提交、一次办理”，减少人与人之间的物理接触。这样不仅提高了工作效率，也有效预阻断了病毒的传播。尤其是在特殊时期，网上办文相对于传统纸质公文的处理提高了办事效率。

（二）在办会方面。视频会议的优势在全国突发公共卫生事件期间逐步体现出来，它的优点主要体现在高效、快捷、灵活、不局限地点，缺点是不利于参会者感受现场的整体氛围，体验感不如传统会议明显。但是，在非常时期，大量运用视频会议部署、推进一些日常工作不失为一种有效的选择方式。当前，社会上普遍流行的视频会议软件有钉钉、微信、小鱼易联、学习强国等等。另外，教育系统本身建有视频会议专线。一些上级部门需要部署的工作，基本上都是通过专线视频的方式召开，这样大大降低了地方高校领导干部和工作人员乘坐公共交通工具前往参会地点感染病毒的风险。这些有效的视频会议共同解决了非常时期因人员流动受限导致的会议无法如期召开、拖延的问题。

（三）在办事方面。全国突发公共卫生事件期间，高校对外交流接待工作势必受到影响，一些正常的校企合作、校友活动、来访交流都会受到限制。在这方面，办公室对外接待交流要根据国内各地发布的风险地区等级，及时调整进入学校人员的条件、提前审查进入人员的健康码，以确保大学校园这一方净土。在确保校内安全的前提下，校内办事可以逐步恢复到正常状态，但是仍要按照各地教育系统发布的非常时期防控手册做好相应工作。比如，食堂就餐、空调使用、口罩佩戴、校内大型活动安排等等具体细节。而高校办公室人员在这些工作中要吃透公共卫生事件防控政策和规定，为领导工作和决策提供有效的参考信息。

三、要熟练运用办公自动化设备

随着国家信息化建设的提速，高校逐步开展了“一卡通”、无线网、刷脸进校园等等“智慧校园”建设，对学校整体管理起到了良好的效果。但是，突发公共卫生事件防控不仅是对社会管理的一次“大考”，更是对高校信息化建设的一次检阅。“工欲善其事，必先利其器”，高校办公室提高工作效率离不开熟练运用信息化设备。在非常时期，协同办公的形式从“部门到部门”，深入到“人与人”，用户范围从行政干部扩大到每一位教职工，视频会议从过去的一年几次、十几次增加到现在的随时随地可能召开的各级各类视频会。另外，有些网络资源只能通过登录校内IP访问。比如，图书电子资源、期刊网络资源等等，这就需要高校办公室和信息化建设部门一起采取措施，增设VPN等校外访问服务器的方式来提高师生的办事效率。尤其是OA协同办公系统和电视电话视频会议操作系统，这些新的办公设备都需要提前培训办公人员，做到熟练操作。

突发公共卫生事件期间的高校办公室工作承担着本单位信息报送的重要任务，而“数据”是其中重要的支撑元素。以个人健康信息收集为例，有效的信息采集、监测、报送、数据分析，对高校领导研判当前本单位防控工作起到重要的参考价值。突发公共卫生事件发生后，一些学校在很短的时间内能够快速实现全校上万人的数据信息报送，这个背后依托的不仅仅是超强的高校办公室工作能力，更是有效的大数据支撑。但是，有些高校在数据报送方面就暴露出短板，数据报送重复、错误等等问题凸显出来，这其实是前期学校信息化没有做好。可以这么说，这次突发公共卫生事件是一个催化剂，一方面，提醒学校要加快学校信息化建设工作；另一方面，非常时期因防控工作需要，倒逼高校办公室人员进行自我管理加速提效，全面提高个人综合能力。

四、要关心关爱身边的同志

突发公共卫生事件期间，高校办公室工作人员非常辛苦， “白加黑、五加二”，每天的工作事务繁杂、难度加大。作为学校的窗口单位，工作人员要时刻保证脸好看、门好进、事好办。同时，还要高质量保证完成领导同志交办的其他任务，对领导交办的工作，要雷厉风行、立即落实、及时回复，不能总是正在进行时，永远在路上。在这种高强度的工作之下，办公室人员要学会互相帮扶。特别是领导干部，要关心关爱自己身边的同志，关心办公室的同志主要体现在以下两个方面：

（一）提供进步机会。很多办公室同志，常年陷入具体的日常业务，在文山会海中忙碌、在办事中奔波，低头干活的多，抬头看路的少。在职务晋升受指标限制的情况下，高校领导要多考虑给办公室同志提供学习交流的机会，展示自我的平台，打通职级晋升的通道。如果一个长期在办公室工作的同志，工作水平、工作能力、工作作风若干年还没有进步，除了该同志自身一些因素之外，可能领导对其关心爱护不够，提供平台展示不够，提醒点拨不够。尤其是办公室年龄较大的员工，可能因为历史原因、个人原因一直原地踏步，这个时候领导干部就要主动找老同志聊天，找到症结，帮助老同志重新焕发工作的热情。

（二）关心大家的生活。突发公共卫生事件是一场战争，办公室是司令部。心气顺了，干工作才有精神。大后方稳了，前方才能打胜仗。领导干部要时刻关心关爱身边的同志，大家在一起共事是缘分，千万不要有什么解不开的结，化不开的矛盾。“累人不累心”才能干好事业，干工作要有人情味。我们要努力做到“忠孝两全”，个人生病、家里老人生病，要及时向领导报告请假，请求领导暂时帮助协调工作。在人困难的时候，能帮一把是一把，能扶一下是一下。这不仅是对员工的关爱，更是考验领导干部的管理艺术。做得好会得人心、暖人心，会提高整个办公室团队的战斗力、凝聚力、向心力。

五、结语

习近平总书记说：“房间要经常打扫，镜子要经常擦拭。要教育引导各级党组织和广大党员、干部经常进行思想政治体检，同党中央要求‘对标’，拿党章党规‘扫描’，用人民群众新期待‘透视’，同先辈先烈、先进典型‘对照’，不断叩问初心、守护初心，不断坚守使命、担当使命，始终做到初心如磐、使命在肩。”高校办公室作为窗口部门，工作人员更应该严格要求，做好文秘工作、综合协调工作、对外交流工作，不断提高自身政治素养，熟悉各类业务，不断运用信息化提高办事效率。越是面对严峻复杂的局面、越要体现共产党员的奉献精神，越要体现领导干部对党员的关心关爱。面对突发公共卫生事件，我们只有上下同心、守望相助，才能团结一致，提高工作效率，才能打赢高校防控保卫战。