做好“三要” 不断提高企业档案管理水平

文/盐城市交通投资建设控股集团 沈小晶

尽管企业的档案管理工作非常重要，但在现实情况下，存在些许问题，比如：有些不但没有重视这项工作，相反觉得档案工作无足轻重，没必要理会；有些虽然涉及到这项工作，但是仅限于起步阶段，没有加强档案制度文件规定等的执行；有些甚至不为档案管理员提供培训学习的机会，档案员的业务水平滞后于管理需要，更谈不上创新档案工作。在笔者看来，要想避免这些问题，从根本上要对企业档案管理工作有着足够的重视，只有思想上转变了，行为上才会有相应的改变。为了提高企业的档案管理水平，要明确做好以下“三要”。

一、制度规定是首要的

（一）制度先行原则。为了进一步提高企业档案管理水平、明确档案管理的范围、要求等，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为企业改革发展提供历史资料支撑，根据《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合企业档案工作实际，企业档案管理制度（包括归档、保管、利用、保密、统计、鉴定、销毁制度以及工程档案管理标准等）需要首先公开发布。制度对于相关人员具体工作范围、职责以及如何开展工作都有一定的指导意义。一个国家的管理靠法制，一个单位的管理靠制度，这是人尽皆知的常识。

（二）文件通晓原则。为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业档案工作的规范化、制度化、科学化，根据档案法律法规和国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，形成《企业文件材料归档范围、分类方案和档案保管期限规定》，文件的及时下发对于本单位（部门）和子公司等文件材料的整理归档工作起到一定的督促与指导作用。企业正式下发文件，在保证发文规范有效的前提下，在一定程度上提升了档案制度的权威性与严肃性。

（三）领导重视原则。档案管理工作的正常进行离不开领导的大力支持。不论是制度建设，还是硬件设施环境的完善等，都跟领导的重视度有很大的关系。首先，建立并完善档案管理领导制度，明确档案工作分管领导职责、档案人员岗位职责、兼职档案人员工作职责等，分工明确，切实将档案整理归档工作做好、干好、完成好。其次，分管领导对本单位档案工作负全责；把档案工作列入企业年度计划、考核和议事日程；教育、督查集团及各单位、各部门的人员学习贯彻执行档案等法律法规，不断增强档案法制意识，严格遵守各项规章制度；审查、监督档案室已超过保管期限档案的鉴定与销毁工作；积极支持采用新技术，推行档案工作现代化，提高本单位档案现代化管理水平；对在档案工作中作出显著成绩的部门和个人给予奖励；对管理混乱、玩忽职守的单位和个人视情节给予处罚。最后，完善档案室硬件设施及信息化建设，从档案库房、办公室、阅览室三分开到内部要求、系统软件等，均不可缺少。其一，档案库房建设要重点突出安全保护的“八防”要求，确保硬件建设达标。其二，档案管理要做到及时、完整、准确、规范。其三，档案室和后勤保障部门要迅速拿出档案室库房搬迁改造方案，确保档案顺利过关，争取实现提档升级。总之，全力打造档案硬件及信息化建设，使档案管理工作走上科学化、现代化、规范化的道路。

二、水平提高是必要的

硬件设施得到提高后，最需要抓紧的是档案人员业务水平的提高。档案员除了自身理论的不断学习外，还需要积极参与各类档案培训，以弥补实战经验的不足。培训要聚焦企业档案管理工作的热点、难点和亮点，内容要丰富、全面，实践性强。

例如，去年我参加了江苏省举办的建设项目档案管理培训，深受启发。其中印象最深的是，在档案岗位工作几十年的资深档案员夏老师为我们讲授的《项目档案工作交流》，她指出项目档案管理存在的一些问题，以及解决问题的方法等。可见，企业在项目档案前期要做好准备工作，包括档案管理机构的设立，业务水平的加强，将档案管理纳入合同管理，建立健全档案管理制度，硬件上的支持及档案宣传工作等等。档案员要主动作为，做到超前管理、过程控制；落实档案责任主体，强化管理；抓好源头，做好各单位档案业务的指导、检查工作等。

之后要努力做到：第一，统一思想。正确、全面理解国家档案局10号令，制定切实可行、科学合理的实施方案。第二，协调推进。企业档案部门、信息部门和业务部门要统筹协调、相互配合、齐心协力，高效完成企业档案室建设的相关任务。第三，试点先行。企业要结合自身条件，在做好前期相关准备工作的基础上，开展试点建设，及时总结经验，稳步有序推进。通过上述努力，实现企业档案工作提质增效与创新发展，为企业持续健康发展提供有力支撑。树立崭新的现代企业档案管理与服务理念，坚定推动企业档案工作更上一层楼的信心。

三、创新开发是将要的

企业档案室在整理归档保管的基础上，还要加强对现室藏档案的利用。档案员可以与工作在一线的工作人员合作编写各类编研成果以提供利用。

编研工作属于档案利用工作中的一部分，有利于提高档案资源的开发利用水平。有了编研工作才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于各部门、各公司。编研工作还是保护档案原件的有效办法。提供利用创新成果，可以避免档案原件的重复使用，从而延长档案的寿命。开展档案编研工作，还可以让利用者体会到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，起到很好的宣传作用。

伴随着企业的不断发展，人员对档案的利用需求越来越大，这对编研工作提出了更大的挑战与要求。为便于更好地提供利用服务，档案员需不断创新开发档案的编研工作，充分挖掘档案资源价值，加大对档案的开发力度，提供更为方便、高效、快捷的信息服务。正如清朝纪昀《阅微草堂笔记·滦阳消夏录三》中所说：“国弈不废旧谱，而不执旧谱；国医不泥古方，而不离古方。”以下棋执谱与医病开方为喻，说明了这样一个哲理：凡事既要有勇于创新的勇气，也要善于继承前人有益的经验。用今天的话来说，就是在继承中有所创新、在创新中有所继承。在档案工作中，也如是。

企业还应注重实物档案的收集与保管，因为实物档案既见证了企业的荣耀，也为企业的形象树立了一个标杆，对于企业的发展是有利无弊的；企业财务部的会计档案为审计工作提供了大量的凭证；企业人力资源部保管的人事档案，不仅保存着人在实践活动中的一切历史记录，也是人在工作中任免、选拔和使用的依据，从侧面角度保障了员工的合法权益。

企业在不断发展，要求档案工作在固守基本原则的同时，必须创新思路，符合并服务好实践需要；坚持探索应用新技术手段，不断提高档案管理信息化水平；不断探索总结，以创新的档案管理服务交通建设。企业档案员要外塑形象、内强素质，以扎实的档案工作功底促进企业高速发展。

档案工作的助力，为企业发展解除后顾之忧的同时，也在为企业的壮大保驾护航。为了不断提高企业的档案管理水平，我们要做好“三要”，首要的制度规定，必要的水平提高，将要的创新开发。也许在发展的道路上，还可能会碰到各式各样的问题，但只要我们充分发挥积极主动性，结合企业档案管理工作实际，具体情况具体分析，正视问题，解决问题，就能保证档案管理工作畅行无阻，让企业档案发挥更大的效用。