企业档案数字化建设路径探索与分析

文/大庆油田有限责任公司第四采油厂信息中心档案室 陈松梅

在信息化环境下，多媒体、网络、计算机和数字化技术等在企业管理中得到了广泛应用，企业加快档案数字化建设势在必行。企业通过实施档案数字化管理措施，能够满足时代发展的要求，让庞大的档案资料以数字化方式进行管理，不仅可以提升档案管理效率，也保证了档案工作的质量，促使企业档案管理现代化水平不断提升。对此企业要充分认识到档案数字化建设的重要性，在传统档案管理模式上加强创新，通过发挥出数字化技术的作用，促使企业档案管理工作再上新台阶。

一、企业档案数字化建设的必要性

当前计算机网络发展速度很快，普及范围也非常广，让各范围内利用者共享档案资源逐步得到实现。在企业档案数字化建设过程中，主要借助智能信息处理技术，将纸张、录音带和录像带等原始档案资料通过扫描、压缩和转化后，形成图片、声乐和录像等文件，并利用各种存储管理技术存储于相应介质中。这样在多种查询手段支持下，能够快速将所需档案资料检索出来。应用网络互联技术构建计算机网络平台，为档案利用者提供查询与搜索服务，便于其在网络中直接获取所需档案信息，这样档案信息利用就突破了时间和空间的限制，提升了档案资料的利用效率。对此企业加强档案数字化建设已经势在必行，档案起草、修改和印发都通过计算机完成，有利于今后修改与复制，也便于检索与利用，让档案信息资源为企业各部门提供更加高效与优质的服务。

二、企业档案数字化建设的现状

档案管理是不可缺少的，档案的完善以及管理工作相对复杂。档案的损坏以及档案的丢失，都会造成不可挽回的损失。目前，在档案管理的过程中，档案管理的规范性还不足，企业缺乏相关制度约束，需要进一步完善，因为管理不正确以及制度的不完善所造成的档案损坏以及丢失的情况常常发生。另外，档案管理资金投入不足，没有现代化的设备，设备设施相对落后。这些都会影响到档案管理的进步和发展，让档案管理工作难以更好地进行下去。在数字化发展环境中，档案管理工作滞后一部分原因是外在原因，直接的原因还是档案管理工作人员自身专业能力薄弱。因此，在现代信息技术快速发展的今天，档案数字化建设已经成为了企业需要重点关注的内容，这是因为数字化档案有着存储方便、检索与传输速度快、能够实现信息共享等优势，这是传统纸质档案无法比拟的。然而因为数字化档案本身存在很多特性，因此不可避免出现很多缺陷与不足，这需要企业档案管理者充分认识到这些情况，有针对性、有重点地开展档案数字化建设工作，才能提升企业档案管理质量与效率。

三、企业档案数字化建设的策略

（一）增强档案数字化管理意识。企业应该做好宣传工作，让更多人认识到档案数字化建设的意义，并将其纳入管理工作议程中，切实增强每个档案管理人员的数字化管理意识，能够积极运用数字化技术开展档案管理工作，这样档案管理数字化水平才能提升，也让企业今后发展获得更高效的服务。分析当前企业档案数字化管理现状，在档案标准化与规范化上还有很多不足，应用软件多而乱，都不利于档案数字化管理水平的提升。这也要求企业引起足够重视，对档案业务进行规范，不断完善并严格实施档案管理相关标准，这是推进档案数字化建设的重要内容。此外，企业要注重对现代化管理方式的运用，做好档案管理与利用工作，不断提升档案管理社会化、信息化和网络化水平。增强档案管理创新能力，才能真正体现出档案的最大价值。

（二）完善档案数字化管理制度。在企业档案数字化建设过程中，需要逐步建立起与之配套的管理制度，这样才能让档案数字化管理各环节得到有力约束，保证档案数字化管理目标正常实现。企业在开展档案管理工作的时候，虽然在数字化时代要注重数字化档案管理工作，但是也要意识到传统档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子档案管理与传统档案管理的齐头并进，这样档案载体才更加多元化，为档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合档案的数字化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使档案管理工作的顺利开展。

（三）重点抓好数据库建设。在企业信息化建设的过程中，数据库系统的开发与建设属于重要内容，数据库是利用先进的信息技术让档案得到科学管理，为今后的使用创造有利条件。数据库系统的建设是一个长期的过程，需要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在大量实践中能够得到，企业在建设数据库时应注意以下几点：第一，领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。第二，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。第三，突出重点，由单一库向系统库发展。企业只有抓好数据库建设，才能让所有的档案得到集中统一的管理与保存，也保证了档案资料的完整性与可靠性，在利用档案时更加方便。

（四）加强电子文件收集和积累工作。电子文件为企业馆藏数字档案的一个主要来源，以往通常只移交纸质档案和纸质文件目录，而当前需要实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，异地保存，同时随纸质文件一并移交档案机构。通过这种方式不仅加快了企业档案室的电子化进程，还大大减少了数据库建设的工作量。企业运用光电信号传输信息资料的数字化档案，在今后阅读档案资料的过程中，要让档案数字化管理更加安全与可靠。同时要避免从光盘中直接阅读信息资料，这样会导致光盘上档案信息资料在阅读期间出现删除和丢失的情况，档案信息资料的原始性将无法得到保障，也会严重影响到档案信息资料的可靠性与安全性。企业还要加大档案管理软件推广力度，在思想上引起高度重视，印发电子目录数据库结构与交换格式，明确案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型和长度，规范软件和数据格式，这样档案数据库的准确性与有效性才能实现提升。

四、结语

综上所述，企业在生产经营的过程中，必须跟上时代发展的脚步，这是自身可持续发展的重要保障，而加快推进数字化档案管理则是其中的重要内容。为了让企业档案数字化管理目标顺利实现，企业需要不断增强档案管理员数字化管理意识，加强原始档案资料汇集工作，实行档案数字化管理新模式，促使档案数字化管理安全性与可靠性得到提升。此外，企业应不断完善档案数字化管理制度，保证档案管理工作效率实现提升，档案管理部门应主动与其他部门加强协调与沟通，这样档案信息资料才能更加真实、可靠和齐全。只有企业不断提升档案管理数字化水平，才能为自身发展提供优质信息资料服务。