加强企业档案数字化建设探究

文/山西省天脊煤化工集团有限公司 岳瑞炜

档案管理工作是企业在开展现代化业务活动中重要的信息资源收集和管理途径，对企业信息资源的利用有重要意义。一个好的档案管理工作不仅能做好档案资料的储存和管理，同时也能不断优化档案管理结构，使企业在调动档案资源时更加方便，从而提高企业业务的处理效率。因此，在新时代，档案管理工作者必须要充分认识档案数字化建设的优势，并从多方面的档案管理环节中，将数字化建设方法融入实际的档案管理中，推动企业档案数字化建设步伐。

一、企业档案数字化建设的优势

档案数字化发展是信息化时代的必然产物，在企业业务的开展中具有传统档案管理所不具备的先进性，是当今时代企业健康快速发展的重要保障。因此，为了使用好档案数字化建设方法，管理人员必须要认识到档案数字化建设为企业带来的好处。

（一）有利于企业经济效益的提高。将档案管理数字化，就是将传统纸质或实物档案转化成网络信息进行储存，网络数字化的档案管理能极大地减少档案管理难度，节省出大面积的档案储存空间，同时网络信息的传递快捷，也使档案信息的流转使用更具效率，这都为节省企业档案管理成本，加速企业业务办理速度提供了支持，很大程度上提高了企业的经济效益。

（二）有利于档案资源的整体利用。在以往的纸质档案管理中，大部分档案资料作为企业文件储存和保管使用，档案资料的复杂化和文件的众多使人们没有办法对这些资源进行利用，没有发挥出档案信息的实用价值。而随着档案信息化建设的到来，通过网络档案管理平台，将档案信息系统化地进行管理，企业人员可以按照自身需求进行档案文件的搜索，这对企业开发利用档案资源有积极的效果，高效的档案使用方式和分类清晰的档案储存结构，都是企业员工更加重视对档案信息使用的有效条件。

（三）有利于档案原件的保存。档案原件涉及企业工作的部分核心流程，是企业重点保存的文件。在传统纸质文件保存中，反复对文件进行翻阅，或者一些档案管理中的意外事件，都可能造成档案原文件的损坏，造成不可弥补的损失，尤其在化工集团档案室管理中，档案文件有受到化工原料污染的可能性。因此档案数字化建设是企业档案管理的必要选择，利用信息载体的稳定性，有利于保证档案原文件的使用安全稳定，保证企业的实际利益不受损。

二、加强企业档案数字化建设的具体策略

（一）加强档案数字化建设意识，增加建设资金投入。想要将企业档案管理从传统纸质管理方法转化到数字化管理方法，首先需要企业高层建立起档案数字化建设的意识，只有从高层开始，将档案数字化建设责任层层传递，才能落实好档案数字化建设工作，毕竟对档案进行数字化建设不是一个小工程，其涉及企业内部各个部门的业务运行以及人事管理情况，需要得到高层领导的支持以及各个部门的协调配合，才能保证企业能在最短时间内完成初步的档案数字化建设。在降低企业经济损失的同时，更新企业档案资源的应用方式。因此领导具备档案数字化建设意识，对档案改革工作大力支持，是开展档案数字化建设的前提条件。进行档案数字化建设的另一个前提是加大对档案管理工作的资金投入，在建设档案数字化中，必须要对各环节的计算机设备进行更新，对网络档案管理系统的建设，对相关档案数字化建设人才的招聘等，都需要企业前期进行足够的资金投入，才能保证建设各环节的顺利运行，有效加强企业的档案数字化建设步伐。

（二）制定档案数字化管理制度和档案录入规范。在档案数字化建设初步完成阶段，必须要完善其必备的数字化管理制度，只有从相关制度的落实上，才能保证档案管理人员的工作不犯错误，保证档案数字化建设的准确度，提高网络化档案资源的使用效率，可以说标准的档案管理体系是保证档案数字化管理有效实施的保障。在制度制定中，首先要将档案管理人员按照其自身特点分配到具体的管理环节，并将责任意识落实到个人身上，以环节负责制进行档案数字化管理。其次，要对网络档案平台的管理进行专业人才的聘请，由专业人士定期对网络信息化档案资料库进行维护和更新，保证档案数字化资源使用的稳定性。最后，对于档案信息录入环节，企业管理人员要充分重视，管理人员要尽量挑选认真负责人员，最大程度上保证信息录入的准确性，这是提高企业对档案信息使用效果的前提保障。同时要做好信息录入的规范，让管理人员能按照规范进行信息录入，对档案信息做好分类管理工作。

（三）档案数字化过程中，要做好档案排查工作。由于纸质档案储存的缺陷，目前大部门企业在进行档案数字化建设过程中，往往会发现一些纸质文件损坏、文字不清晰或者部分文件丢失事件，面对这一问题，企业档案管理人员必须在数字化建设中，对档案的储存情况进行仔细核查，对所有存在问题的档案文件，要及时进行整理和汇报，与相关负责人进行讨论，确定好这些文件的具体处理措施，用这种必要的方式来保证档案信息的完整性和实用性，最终将所有的档案信息条理分明地录入网络档案管理平台上，初步完成档案数字化建设，并尽量减少企业的资源和经济损失。

（四）加强档案数字化管理队伍建设。档案数字化建设中，对人才的需求是大量的，不仅需要各种专业性人才，对企业的纸质档案进行有效整理，如化工集团档案室管理，就需要化工专业人才，同时还需要各种信息技术人才，灵活运用计算机技术，对档案信息进行网络档案管理平台的录入和整理，只有保证两种人才正确使用，才能让企业档案数字化建设工作开展得更快更好。因此，企业必须要加强档案管理队伍建设。首先，可以对外招聘优秀的专业人才，在培养中进入实际的管理岗位上开展工作。其次，加强对现有档案管理人员的专业培养。企业可以根据不同人员的个性化特点，依据档案数字化建设中的岗位需求，对他们进行专岗专教，提高他们的专业技能，使他们符合档案数字化建设后的岗位使用要求，以此完成档案数字化建设中的人员安排。最后，要定期对档案数字化管理人员开展信息化思维教育，使其慢慢养成互联网思维，更好地对企业档案数字化管理工作进行优化和创新，以推动企业档案数字化建设的发展进步。

三、结语

总而言之，企业的健康发展离不开档案管理工作的高效开展，在当今信息化急速发展的时代，将信息数字化技术应用到企业发展中是一种必然趋势，再加上档案数字化管理对当前档案管理的优势地位，都需要企业高层将眼光放在档案数字化建设上，加大对档案管理工作的投资力度，为企业各管理层建立起档案数字化发展的意识。同时，档案管理人员要在档案数字化建设过程中，不断提高自身的档案管理专业技能，强化自身的计算机使用能力，使企业档案数字化建设脚步不断加快，有效提高企业的整体业务能力。