有机整合资料 追溯历史价值——机关事业单位文书档案管理探讨

文/东莞市第九人民医院 黄淑兰

机关事业单位的文书档案主要是记录发展历程，文书档案是机关事业单位发展历史的有力证明，并且能够将宝贵的工作经验和数据留给后来者。文书档案包括多种形式的资料，比如单纯的文字资料、数据图表以及生动形象的视频资料等等，真实记录了事业单位的发展。做好机关事业单位的文书档案管理工作可以对过去进行充分的了解，能够借助以往经验，避免再犯同样的错误，有利于促进机关事业单位更好发展。

一、机关事业单位文书档案管理现状

（一）不重视文书档案管理工作。目前，一部分机关事业单位的领导和管理人员没有充分认识到文书档案管理工作的重要性，通常认为文书档案管理工作只是对单位文件、资料的简单保存，对文书档案管理与单位发展之间的密切联系并没有充分的认识，因此机关事业单位的文书管理工作常常得不到足够的资源支持，导致相关的管理人员在进行文书档案管理的过程中比较随意，缺乏一定的规范性。大部分文书档案管理人员只是单纯收集、整理、分类和存放单位的文书档案，甚至一部分管理人员不配合相关文书的收集，导致相关档案内容不全面，进而对档案资料的完整性产生严重的影响。

（二）文书档案管理工作缺乏强效性。通常情况下，各机关事业单位在文书档案的管理方面都有相应的规章制度，但是就目前的实际情况来看，这些规章制度的制定时间比较久远，同时单位没有进行及时改进和完善，导致缺乏先进性，在落实的过程中也缺乏一定的威慑力，导致难以有效的执行。比如很多机关事业单位并没有明确的要求文书档案应该按照怎样的标准进行分类，也没有规范划分和管理不同性质、不同时间的档案资料，同时相应的文书档案目录没有建立起来，导致日后难以对以往的文书档案资料进行有效查找。特别是大量堆积的文书档案会严重影响到日后的查找。另外，由于缺乏文书分类的硬性规定，因此大部分管理人员并未对文书档案进行精细化管理，通常处理比较粗放，同时也没有意识到利用先进的技术对档案文书进行管理。甚至在文书档案的管理过程中，没有按照相应的保密级别分类管理文书资料。

（三）文书档案的管理方式落后。随着我国科技水平的不断发展，可以将电子化和网络化等管理方式应用到文书档案的管理过程中，从而使档案管理的效率能够得到有效的提升。但是由于机关事业单位缺乏文书档案管理方面的技术人才，导致相关的技术支持不足，最终导致无法进行有效的文书档案数字化管理。这对文书档案的管理效率和管理水平都产生了很大的制约，使得机关事业单位无法高效利用相关的文书档案资料。

二、提高机关事业单位文书档案管理的途径

（一）加强宣传文书档案管理的价值。机关事业单位的领导和管理人员只有充分意识到文书管理工作的重要性，并在日常的工作中给予充分的重视，才能够使文书管理工作得到有效的提升。另外，只有领导层充分重视文书管理工作，才能够将管理人员的实际工作质量充分调动起来。机关事业单位的领导和管理人员应该对文书档案管理工作予以积极配合，并提供相应的人力、物力和财力，完善文书档案管理工作各个方面的支持因素，使文书档案管理工作能够顺利开展。同时，单位的领导和管理人员还应该定期审核和监督文书档案管理工作，并考核、审查管理人员的文书档案管理实际效果，从而使相关的管理人员能够更加重视且谨慎地开展文书档案管理工作。此外，还要批评教育不配合文书档案管理工作的人员，从而减少管理工作中的阻碍，将文书档案管理工作良好的外部环境有效构建起来。文书档案与整个单位人员的实际操作有着非常密切的联系，只有提升大家在收集、整理、存放以及调取等各个环节的配合度，才能够使档案管理的有序性得到充分保证。单位领导的重视能够使制度化建设的关注度得到有效的提升，从而相关的制度能够得到有效的改进和完善，更具威慑力，只有这样，制度的约束性才能够在相关的管理工作中充分发挥出来。与此同时，在整个管理过程中，始终都要贯彻落实相关方面的管理制度，使其实际效果充分发挥出来。

（二）加强文书档案管理人员的专业素养。在管理文书档案资料的过程中，管理人员要具备相关的专业知识和综合素养，在开展文书档案管理工作的过程中能够协调沟通各个部门的人员积极配合，并根据文书调查取阅的实际情况分类存放文书资料，从而使存放的各类文书档案资料一目了然，同时还要对各类文书档案资料的目录信息进行整理，从而使查询的便捷性得到有效提升。对于以往只注重存放，不注重调动的文书档案使用观念要加以改变。管理人员要根据专业的制度要求和人性化原则分类存放文书档案资料，在充分满足人们使用需求的情况下，要有利于存放便捷性的开展。另外，要定期教育培训相关的管理人员，提升他们的日常工作技能，并使他们的技术能力及时更新，与时代的发展要求相符合。与此同时，还要全面指导管理人员在档案管理工作中的沟通协调能力，从而使操作阻碍有效减少。单位管理人员在日常的工作中，要监管文书档案管理人员的工作状态，并对文书档案资料的存放情况进行定期检查，如果发现文书档案因个人原因造成缺失、记录差错，甚至损毁，要对相应的管理人员进行批评教育，增强文书档案管理人员的责任感。

（三）在文书档案的管理工作中应用信息化技术。当前，我国已经进入网络信息时代，信息技术已经广泛应用于各项工作中。在这个大背景下，机关事业单位的领导应该注重在文书档案资料的管理过程中应用信息化技术，从而使文书档案存放与调取的效率得到有效提升。依靠相关设备技术的支持和网络化管理的运用，电子档案只需要很小的存放空间，并且将电子档案做内部网络公开管理，这样在需要查找相关的资料时，工作人员可以利用网络随时调取所需的资料，不再受空间的限制。与此同时，对于纸质档案来说，电子档案相当于备份，能够使档案管理的安全性得到有效提升。在电子档案具体的管理过程中，要以实际情况为依据，分级管理文书档案资料，使不同级别的文书档案资料只能被相应级别工作人员调阅，防止随意泄露档案资料的内容。除此之外，机关事业单位还要将信息化技术方面的专业人才引进来，使其设计规划单位内部文书档案管理的信息化平台，需要注意的是，设计出来的信息化平台不仅要具备专业性，同时还要考虑到日常使用的便捷性，另外还要重视日常的维护管理工作，避免发生系统故障而泄露文书档案资料中的内容。

三、结束语

总而言之，机关事业单位要重视文书档案的管理工作，积极采取各种措施解决文书档案管理工作存在的问题，使其得到有效的改进和完善，从而使机关事业单位的发展历程能够得到完整的保存，将珍贵的经验教训和历史记录留给后来人，并不断提高档案管理的严谨性，有效促进机关事业单位的发展。