基层公路部门文书档案规范化管理分析与思考

文/临淄公路事业服务中心 姜鹏

基层公路部门文书档案是指单位在行政管理事务活动中产生的，通常由文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，通常包括单位形成的通知、通告、公告、指示、请示、汇报、报告、批复、信函、简报、会议纪要、报表、年鉴史志、领导讲话、计划和总结等文字材料。本文针对这些文书档案的规范化管理进行了思考和分析。

一、基层公路部门文书档案管理呈现的特点分析

（一）历史性。档案具有历史再现性、信息性、文化性、教育性、政治性、知识性等特点，但是作为再现历史面貌的原始文献，无疑历史性才是其本质属性。基层公路部门的文书档案作为记录单位发展的重要原始资料，记录着单位的决策部署、活动开展及组织结构变化，是单位日后决策的重要依据，具有历史参考性和价值性。

（二）多样性。基层公路部门文书档案的多样性主要由于其涵盖面广、内容多，党、政、工、团都在其中，同时，它的来源渠道也广泛，既有上级部门、本级部门及所属单位机构的文件资料，也有来自社会单位签订的合同协议、责任书等，甚至是选民选票和规章制度等综合性档案资料，不仅仅包括建设、养护、管理、征收这四大块公路行业的主业务形成的档案资料，还有人事、党建、安全、综合等这些内容，使得文书档案资料内容丰富、多种多样。

（三）业务性。这一点主要是公路行业的行业属性决定的，涉及的主要是高速公路、国省干线公路以及县乡道公路等，一般与公路行业的行业文化进行了融合，是对整个行业的不同等级公路发展历史的客观反映。同时，公路行业也是带有社会公益属性的行业，所以其档案资料也展现出这一属性。

（四）保密性。这一点是由档案资料本身决定的，也是所有档案资料的公共特点。档案法对保密档案的管理和利用是有明确规定的，要求按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。同时，对于已经公开的档案资料，需要提出申请并持有效合法证明，依法给予查阅使用。作为档案从业人员，需要义不容辞履行档案的保密义务。

（五）时限性。档案资料的利用公布以及保管年限都是有明确规定的，文书档案包括公路部门的文书档案，在收集整理时，要按照时限要求进行划分保管时限。同时，时限性还体现在档案的收集、整理、移交等各个环节上，也应该有时限要求，这一般体现在单位根据法律法规及部门行业特点制定的规章制度中。

（六）安全性。这里提到的安全性，是特指在档案资料的保存使用方面存在安全性问题，尤其是在数字化、智能化的大背景下，基层公路部门在档案管理方面依旧多为纸质载体、档案柜陈列的传统保存模式，这种保存模式使得档案的安全方面存在诸如腐蚀、碎化及字迹消磨等问题，也意味着在数字化比率及智能化查阅、检索和利用方面还有很大的提升空间。

二、基层公路部门文书档案管理中存在的一些客观问题

（一）公文管理与文书档案工作相脱节的问题。一个单位的公文收发人员是单位文书档案的第一经手人员，无论是收文、发文都是经过公文收发员签收、登记、传阅的，并负责运转、催办、督办以及发文的格式调整、质量把关及套红等。可以说，这个公文管理人员的工作就是文书档案工作的第一步。但是目前大多数基层公路部门，在人员分工上，公文收发管理这一岗位的人员对文书档案知识储备远达不到档案整理的要求，以致于在工作上存在脱节问题。

（二）文书档案管理制度和规范化程度不高。尤其是在基层公路部门中，由于主业务在建、养、管、收四大领域，多数领导是从事工程等专业的人员出身，对于档案这种辅助性专业，认识不足，以致于在工作开展上从先天上存在弱势和短板，在印象中，文书档案工作就是传阅文件、存档文件，没有系统的概念，以致于在制度规范上欠缺，文书档案的收集、整理、借阅使用及编研等方面都不够健全完善，规范化管理程度不高。

（三）文书档案“重藏轻用”现象比较普遍。在传统观念的影响下，大多数基层公路部门的档案在收集整理、鉴定归档后，利用率并不高，一是受制于借阅查询方式不多及数字化比率低等的因素影响，造成查阅不便。二是对档案开发利用的理念未深入到档案管理者中。同时，这一问题的存在，使得很多科室不愿意主动移交整理的档案资料。

（四）文书档案检索手段和方式不够多样化。尤其是在当前计算机自动化已经普及的情况下，一些比较规范的档案管理部门已经实现数字化档案，但在多数基层公路部门中，还是档案柜陈列式的排放，且在查阅时，多为人工查阅检索，工作效率低，检索质量也不高，尤其是对一些年代久远的文档资料进行查阅时，消耗时间长，效果不好。

（五）档案人员素质及知识更新不足等问题。基层公路部门在档案人员的配置上，档案专业出身的人员极为少见，多为半路出家，没有经过系统化专业的培训，对一些档案专业知识一知半解，且档案人员更换频繁，在工作衔接上存在不足。同时，涉及档案的培训学习也组织甚少，所属科室从事兼职的档案人员对档案的理解仅限于保存好文件这个层次上，致使在档案资料管理中存在诸如遗漏、收集不全以及整理归档不规范等问题。

三、提升基层公路部门文书档案规范化管理工作的对策建议

（一）把控好公文管理这个入口，做好文书档案的第一步。《中华人民共和国档案法》中明确了“文书部门立卷”的这一基本制度，同时，《国家行政机关公文处理办法》也明确要求公文收发人员要对公文及时地整理、归档。这些都要求单位在配置公文收发人员时，要有档案工作意识和责任心。尤其是在公文传阅过程中，要做到及时、准确，对发现的问题及时反映，在发文过程中，严格把控好文字关、格式关，公文制发严格按照国家规范执行，同时要保证好文件资料的齐全、完整。

（二）建立有效的规章制度和流程环节，严格档案的规范化管理工作。档案具体管理人员，要严格执行《归档文件整理规则DA/T22-2015》这一最新的依据。同时，具体到基层公路部门，更要立足部门实际，从档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、统计、销毁和利用等12个环节的无缝衔接入手，印发包括《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定和销毁制度》《档案借阅与利用制度》《档案数字化信息安全管理制度》等在内的档案综合管理制度，构建从形成源头到整理归档，从保管利用到鉴定销毁全过程的档案制度体系，为档案工作的顺利开展提供坚实保障。

（三）注重档案的开发利用，发挥好档案为决策服务的功能。档案是宝贵的历史资源，闲置在档案柜中，是一种资金和资源的浪费。要从档案管理人员的意识上进行转变，有主动服务的意识，加强编研开发。档案入库后，及时按照国家标准编制各种门类、各种载体的检索工具，建立充实全卷宗，完善档案交接登记，建立档案保密制度，严格档案借阅手续，编写《档案利用效果实例汇编》、机关大事记、年鉴、组织机构沿革、领导讲话、职称、表彰等专题材料，及时地展现公路发展的历程，体现档案服务中心工作的佐证价值。积极实施档案档案信息资源共享，尽快实现通过协同办公系统查询、借阅。同时，按照政务信息公开工作要求，对公路法律法规、行政许可办理和部门动态信息进行及时更新，不断提高档案的社会综合服务利用价值。同时，在档案开发利用过程中，要注重完善制度体系，形成符合行业特点和需求的模式，更好地发挥档案的价值作用。

（四）借助自动化办公系统，提升档案管理工作水平。在数据时代，普及自动化办公，要以此为契机，争取将档案工作纳入其中，利用信息化手段进行档案的收集、整理和保管，充分借助互联网的优势，实现文书档案管理工作的便捷化、效率化。同时，利用信息化手段实现电子传阅、归档和保管，能够有效提高文书档案的安全性，同时，在存储介质上，也可以采用U盘、硬盘、光盘等载体，在储存空间上，能够实现有效节约，尤其是在当前办公用房使用有严格标准的背景下，档案室作为服务用房，在配置上不宜过大，挤占人均服务用房。

（五）加大档案投入，抓好档案安全和保密工作。按照档案存量数字化、增量电子化的要求，加大档案投入，配备齐全档案软硬件设施、安全保障工具、终端及辅助设备等。建立非纸质载体档案定期检查、备份制度，对室存电子文件、档案系统数据等，全部实行硬盘、光盘异质备份，确保在系统出现异常情况下，能够有效保障数据信息的安全完整。严格按照“九防”要求，配备齐全电子监控、温湿度记录仪、消毒灭菌机、防磁柜等档案保护设备，档案库房、橱柜、卷盒等均符合国家标准和档案工作开展需要。建立档案出入库登记，定期开展库房安全检查和清点工作，制定档案灾害应急预案，组织开展应急演练，不断提高档案资料的安全保障能力。

（六）注重加强学习培训，提升文书档案人员的素质。任何工作中，人都是第一生产力，也是关键性因素，人员素质不仅仅包括专业素质，还包括思想素质和服务奉献精神等。思想素质决定了一个人的责任心，服务奉献精神能够让一个人自觉主动地去担当、主动工作，这些基础上，再提升档案专业素质，包括信息化、数字化、智能化等当前流行的主趋势。具体到基层公路部门来说，要将档案工作列入年度重点工作内容，纳入督查督办事项，实现档案工作与业务工作的“同部署、同落实、同检查、同考核”；要严格落实档案业务管理新要求，开展档案业务集中培训、实操培训，档案专职人员要到各业务科室现场指导、电话督导，确保档案管理工作更加科学、规范。