新形势下档案管理质量提升对策

文/吉林省吉林市丰满区疾病预防控制中心 王晓雨

随着社会发展与时代进步，科技进程不断加快，行业与行业之间的竞争力也不断加快，市场经济的发展为行业之间的竞争提供了良好的场地，简而言之，各行各业都参与到市场经济的竞争已经成为必然，在这种情况下，档案管理工作质量的提升已经成为必不可少的内容。档案管理在新时代的发展有很重要的意义，如加强企业的可持续发展、促进单位的全面管理等等。但是目前档案管理工作存在很多问题，导致缺乏竞争意识，这对于档案管理工作的开展极为不利，意味着档案管理工作的优势将会丧失，因此研究新形势下档案管理质量提升对策对档案发展有很现实的意义。

一、新形势下档案管理质量提升面临的挑战

新形势下，档案管理工作最显著的特点是管理技术更先进，与时代发展接轨；管理内容更丰富，需要先进设备完成；管理分工更专业，体现出管理工作的专业化发展。其中，技术更先进集中体现在目前的档案管理工作，普遍使用计算机技术和网络技术，和传统档案管理工作相比较而言大大提升了档案管理工作的效果，提升了管理工作的内容。档案管理工作涉及更多的内容，在新时代下，由于知识与信息的爆炸式增长导致了信息的海量化发展，而很多信息都成了档案管理工作中的内容。分工的专业化意味着档案管理工作的开展已经成为专业化管理工作，在众多单位的发展中得到了重视，提升了档案管理工作的地位。但是在新时代下，档案管理工作的开展仍旧存在很多缺陷，如档案信息的真实性、保密性、读取问题、存档问题等等。针对这些问题，需要加强对档案管理工作的革新和管理。如在美国阿波罗登月中的电子信息在读取上存在问题，由于存在大量管理漏洞，导致国家机密出现泄密问题，这在新形势下对档案管理工作提出了更多的要求。

二、新形势下档案管理质量提升中存在的问题

（一）员工交替导致管理工作存在的问题。目前很多单位与企业都引进了比较先进的信息化技术，以此为依托加强了对档案信息的管理，提升了档案管理的效率。随着信息化发展的不断加剧，档案管理工作提出了更多的要求，如对管理人员工作素质方面的要求，对管理人员网络技术水平方面的要求。目前的档案管理工作中，有大量的70后员工，80后占据的比例比较少，从整体上看，这部分员工有非常丰富的工作经验，具有很丰富的档案管理经验与专业水平，但是也存在缺陷，如网络技术水平、计算机技术水平不高。所以，目前的档案管理工作很大部分是使用比较传统的方式来完成管理工作。企业因为自身的原因，很少招聘具有信息化网络技术的专业人员，如80后或者是90后的专业技术人员，没有新进人员参与到档案信息管理工作中，这就导致了目前的档案管理工作逐渐与社会发展脱节，落后于社会发展的情况比较普遍。综合来说，严重阻碍了档案管理工作的现代化发展。

（二）缺乏专业档案管理人才。信息化档案管理的科学发展，确保档案管理工作的现代化发展，除了要求档案管理具有专业的知识和管理能力之外，还要求具有其他方面的知识。档案管理的信息化发展很好地体现了档案管理工作的现代化发展，在这种情况下，档案管理工作人员应该要具备良好的信息化技术，具有网站维护、维修的能力和局域网操作的能力。对于档案管理工作人员，在日常的工作中还需要做好档案的更新工作，档案维护工作，需要采取有效的措施来提升档案信息管理的安全性、科学性等，确保档案管理信息工作能够高速发展，确保了档案管理工作高质量的完成。但是在实际的发展中，单位和企业对档案管理工作的重视程度不够高，所以对档案管理工作投入的资金比较少，在这样的情况下，具有计算机专业能力、设备维修能力的人更愿意去待遇较好的单位和企业工作，再加上档案管理工作的发展空间并不大，因此很难有专业的人才到档案管理部门工作。

三、新形势下档案管理质量提升的思考

新形势下档案管理质量提升，需要从多个方面进行综合考虑。其一，档案工作人员要树立良好的服务意识安全意识以及创新意识。在服务行业中需要以服务为基础开展一系列的活动，档案管理工作要以树立主动意识为主，确保档案的安全意识，防止档案泄密，综合做好档案服务工作。在档案管理工作中，创新也是发展的前提，因此在档案管理工作中必须要树立良好的创新意识，提出更好的对策和方式做好档案管理。其二，培养良好的档案管理能力，如操作能力、管理能力和学习能力，档案管理需要良好的耐心和良好的道德品质，同时需要培养档案管理人员良好的管理能力，为适应新时代的要求还需要档案人员具备良好的学习能力。其三，培养档案管理人员良好的精神，如爱岗敬业和求真务实的精神，在档案管理岗位上做出更好的贡献。

四、新形势下档案管理质量提升的对策

（一）健全体制管理。如建立健全奖惩机制，在档案管理的过程中，应认识到档案管理工作需要档案人员具备良好的耐心、责任心，才可以在众多的档案管理工作中，从复杂且烦琐的文字工作中树立信心。但是档案管理非常消磨人的耐心，这会对档案管理人员工作造成严重的消极心理。所以在档案管理工作进行的过程中，需要制定完整的档案管理奖惩制度来规范档案管理工作人员的行为，只有严格规范档案管理人员行为的同时适当提出相关的奖励，可以从一定程度上激发档案管理人员对工作的积极性，在一定程度上限制了违规操作情况和管理不当的情况存在。管理部门还可以对档案管理人员的综合工作能力进行分析，对优秀的人员提供物质奖励、精神激励等等。在实际的工作中，可以淘汰存在消极工作态度以及工作上有问题的员工，综合提升档案管理工作的质量。

（二）加强对档案管理人员的培训。无论是传统档案管理工作还是新形势下信息化档案管理工作，都需要人为来完成档案管理工作。所以在档案管理工作中，档案管理工作人员的管理能力与管理水平会对档案管理质量有很大的影响。单位或者是企业对档案管理部门的管理中，要提升档案管理人员的培训意识，保证管理人员具备良好的自主学习意识和创新管理意识，在档案管理工作中，可以完成档案管理工作中的各项任务，主动完成各项档案管理任务。单位或者是企业可以为档案管理人员提供良好的培训方案，制定出员工培训制度确保员工档案管理水平的提升，分层次、有目的地安排工作人员参与到档案管理培训中去。针对培训方式，也需要改变传统的随机培训的方式，有计划有目的地进行，其次是必须有针对性地进行培训。

（三）营造竞争意识。在档案管理工作进行的过程中，可以营造档案管理部门的竞争意识。传统的档案管理中就是没有竞争意识的存在，档案管理工作在企业的存在感非常弱，档案管理工作内部的活力也不强，因此很大程度上限制了档案管理人员整体素质的提升，要改变首先就要改变企业对档案管理部门的重视程度，同时部门内部要建立良好的竞争氛围和文化氛围，制定出合理的政策和措施，确保落实执行。

（四）建立考核制度完善管理。企业内部要建立考核制度，制定相关的考核标准，对档案管理人员采取客观的考核方式，从服务对象和领导、档案管理内部员工等多个角度对档案管理人员进行考核。在考核中，要确保考核的公正与公平。

五、结语

综上所述，新形势下档案管理工作存在很多挑战，但是同时也为档案管理工作的创新发展提供了良好的路径，在这种情况下，对企业档案管理领导、管理工作人员等都提出了相关的要求。针对目前档案管理需要树立好良好的服务意识、创新意识，从多个角度出发，奠定档案管理工作的地位，促进档案管理工作的现代化发展。