探析人才机构档案搬迁中应注意的事项

文/江婷婷

为了保证档案工作的长期性和稳定性，促进档案事业的发展，原始档案库房等硬件设施进行改造升级或重建成为首要之举。这一过程中不可避免涉及对库存档案的搬迁，本文针对在搬迁过程中可能遇到的各种问题进行分析、讨论，并提出解决建议。

一、人才管理机构存放档案的类型

人才管理机构的存放规模既没有档案馆范围广、门类多，也不同于单位档案室单纯的文书材料管理，具体来说人才管理机构就是保管各类流动人员的档案。在人社部〔2014〕90号文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》中，对流动人员的范围给出了明确的规定。具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员；未就业的高校毕业生及中专毕业生；自费出国留学及其他因私出国（境）人员；国外企业常驻代表机构的中方雇员；自由职业或灵活就业人员；其他实行社会管理人员。只有符合以上范围内的档案，方由人才管理机构保管。

二、档案搬迁原因

（一）档案数量递增

近年来，随着高校扩招以及成人教育的普及，每年高校和成人教育毕业生总量呈逐年递增趋势，转入人才管理机构保存的档案数量也随之增长。加之事业单位体制改革，机构重组，企业兼并收购等因素，每年由这些单位转入人才管理机构的成建制档案也逐渐增多。为满足档案工作的需要，只有规划新库房，或对原有旧库房进行改造，增加或扩充库房的面积[1]。

（二）顺应智能库房发展趋势

建设现代化的智能库房，是信息社会发展的趋势。2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出：“各地区各部门和单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。”由此可见，现代化智能库房的建设也是档案信息化建设的一部分，是档案信息化发展的必然要求，是顺应时代发展的必然选择。

三、档案搬迁的前期准备

（一）库房盘点

搬迁之前，要先对全部库存档案进行全面系统，认真仔细盘点。由于人才管理机构每天都有各类档案往来，接收、转出，流动频繁，所以档案的数量每天都在发生变化。首先，需要清点档案数量，核对电脑数据，对每本缺失的档案一一核对，逐一寻找出处，对外对档案做好备注，登记造册。必须借档案的搬迁摸清家底，完善档案台账，做到数据无偏差。其次，及时检查档案质量，修复破损档案。

（二）档案分类

根据分类情况统筹规划新库房的存放空间，做到按区分类存放。同时，提前做好新库房索引的编制，做好密集架定位工作（密集架以列为单位，从外至里，从上到下流水编码）。

（三）合理规范安排对外工作

由于人才管理机构档案管理的特殊性，它作为社会公众提供公共服务的一部分，在搬迁期间仍需保证档案的查阅利用服务正常开展，不得停滞。需要对人员进行合理调配，工作进行科学安排。人员上除了已调选的搬迁人员，其余各个岗位均正常开展工作。同时建议可在搬迁期间暂停实体档案的对外利用服务，转为数字档案的使用。在已完成档案数字化的基础上，加大对数字档案的检索、查询等利用，提供对外服务。同时考虑档案搬迁的动态过程，可采取网络服务的形式，强化一点存档，多点服务，实现搬迁期间档案数据的共享[2]。在强调保证优质服务的大前提下，尽可能在最短时间内完成大量档案的搬迁。档案搬迁对人才管理机构的档案管理部门和档案管理人员提出了更高挑战。

（四）准备搬迁材料

一是定制搬迁专用纸箱。定制纸箱的规格要与现有档案柜架相一致，同时尽可能多预算纸箱的数量，避免在搬迁过程中，由于频繁使用纸箱、档案数量大等原因造成纸箱变形、损坏，不可避免加快纸箱老化，影响使用。二是备好胶带纸、纸箱标签贴、裁纸刀、记号笔。

（五）培训档案搬迁工作人员

选择档案搬迁外包公司，对中标的搬运公司，严明要点，再次强调操作过程中的档案安全，特别是搬移和运输过程中严禁烟火。由于搬迁档案工作本身就是一项较为繁琐的体力性质的工作，所以选择搬迁外包公司进行档案的搬迁工作是最好的方法，但是需要注意的是，搬迁外包公司内的员工，对搬迁档案的专业知识相对较为匮乏，不熟悉搬迁的基本注意事项与流程，非常容易出现档案的缺失与混乱。所以对搬迁的工作人员采取必要的岗前培训是相当关键的。档案管理机构可以指定搬迁队，将搬迁人员划分为各个小组，安排专业档案人员对参与档案搬迁的人员进行培训。主要培训的内容就是对档案的清点、出库、搬迁、装车、卸车以及上架等各项工作事宜进行讲解，形成一套相对较为完善的工作体系。能够确保在搬迁过程中相关指令以及回馈，都能够在第一时间内传达到每个档案搬迁工作人员的工作进展，并且要求工作人员都能够严格地落实各项要求。

（六）挑选搬迁车辆

搬迁所用的货车最好是封闭式货车，最起码也要具有雨布遮挡的货车，不要选择无遮挡，开放式货车。同时安排好备用机动车辆，临时处理突发状况。

（七）详细制定的搬迁方案

具体方案可参照如下：

1.提前关注天气变化，确定搬迁时间。

2.提前沟通新库房所聘物业，做好档案搬迁期间车辆和人员的出入协调。

3.确定参与人员，严肃工作纪律。档案搬迁分组进行，并根据实际情况分为出库组、入库组、押运组三个组别，明确人员分工，告知注意事项。关于每组人员的设置，出库组和入库组原则上每小组5 人，两两一组，主要是搬迁公司人员，分别负责对新、旧库房档案的上架、下架及打包工作。同时在新、旧两边库房各安排一名专业的档案工作人员，填写专门的搬迁档案工作表，从而对档案搬迁的进度进行全方位的监督与控制，保障档案没有遗漏和损坏的状况出现。押运组每小组4 人，负责档案的装车，卸车和押运。

4.搬迁期间库房的操作。旧库房档案下架时，先将档案按流水号一柜对一箱的原则装箱编号，并在外箱上注明标号，搬至新库房后，按照箱子序号，顺序上架，保证档案资料万无一失。

5.充分预估到档案搬迁给档案保存带来的影响。如遗失的风险，损坏的风险，提出相应措施。

四、档案入库上架

1.尽量做到档案“下架——搬运——上架”同步进行，保证档案在最短时间内得到使用。在档案入库的环节中必须要求工作人员按照规定的搬迁流程开展工作，保障各个环节都能够精准无误。这是档案入库上架有序管理的关键。在档案入库上架之后，必须要认真地核对档案内容。档案管理工作人员需要按照之前清点的档案名册进行清点，对标记的档案箱中的流水号，逐步地进行核对与排查，再根据实际核对的状况，将档案箱摆放在规定的标记上。与此同时，还需要编制档案存放的位置表，从而有利于日后的档案管理与查找工作。

2.相关的工作人员必须要科学合理地对档案库房上架的空间进行分布。主要包含两个层面：对已有档案开展合理的布局，按照档案的类型进行分类，对原有的档案采取有条不紊的上架处理；档案管理工作人员还必须要分析测量档案架实际长度以及空间容量，合理充分地对档案库房，对档案架，对剩余的空间具有的承载量进行评估，进行合理的规划，对库房的存储区域进行科学合理的划分，预留出特定的位置与空间，将未来的档案空间预留出来。千万不能因为图这一时的便捷，把档案与档案之间的联系切断，要为以后的档案管理工作，有序地开展打下夯实的基础。所以，要求档案管理工作人员必须要熟悉已有的档案情况、具体状况，站在宏观的角度上对档案需要的空间进行掌控。

3.重新规划档案柜架上的标识。众所周知，新、旧档案库的功能与面积上都存在着较大的差异，新的档案库中已有的各类档案都必须要进行重新的排列组合。这就要求对已搬入新库房并上架好的档案，安排档案专业相关工作人员及时梳理档案架，流水清点档案，熟悉档案位置。同时对已梳理完毕的档案及时登记号段，制作并粘贴架签，从而较好地保障日后库房工作人员对档案查找能够精准迅速，保证档案尽快投入使用[3]。

4.在档案上架之后，需要对档案进行合理的调整。档案在搬运的过程中，或多或少都会出现问题与麻烦。比如，由于档案搬迁的打包环节出现问题，对档案的捆扎不够结实，搬运工作人员在对档案进行搬运的过程中，没有严格按照规定开展工作，并没有做到轻拿轻放，从而导致有的档案包出现散架的状况[4]。相应的档案不能够与批量档案同时正常上架，不能第一时间精准找到与之匹配的档案架，导致其暂时成为没有“身份”的档案。因此，要求档案管理人员必须要对这类的零散档案进行严格的管理。待全部档案上架之后，档案管理人员必须要对这些档案进行逐一的核对，根据已生成的档案架签对相应号段的档案进行上架，保证所有档案都能顺利上架使用。

五、结语

档案搬迁工作时间紧、任务重，但是我们可以利用档案的搬迁这一契机，排查档案情况，完善相关台账。人才机构档案搬迁主要由分析搬迁原因、准备工作及档案上架三部分组成，通过档案搬迁工作提升档案工作人员的工作态度和责任意识，全面提高整体档案管理工作的水平。档案的搬迁，是一项全局性、系统性工作，除了要强调抽调人员的纪律和责任，更需要各方面的通力协作，才能确保档案搬迁有条不紊，顺利完成。