浅析新形势下如何做好社会保险档案的管理工作

2020-11-22 21:12福建泉州市鲤城区社会保险中心赖柳珠
办公室业务 2020年23期
关键词:社会保险档案管理人员

文/ 福建泉州市鲤城区社会保险中心 赖柳珠

近年来,我国的基本养老制度越来越完善,参保人数急剧上升,在办理过程中所产生的参保人员档案自然而然也就增多了,社会保险档案管理这项工作变得越发重要。社会保险业务面向的人群广大,几乎涵盖了我国的所有人口,所以社会保险档案管理的数量是以人口为基础的,一旦出现档案丢失、损坏等问题,会给之后的保险工作带来非常大的影响,严重的还会使得保险工作无法进行下去,因此,在如今的新形势下,做好社会保险档案管理工作是一项非常重要的事情。社会保险档案管理人员应该要端正自身态度,对参保人员负责,不断提升自身管理水平,为所有的参保人员提供优质的档案管理服务,让我国的社会保障事业发展得更好。

一、新形势下社会保险档案管理的工作现状分析

(一)社会保险档案管理形式存在差异。在当前的社会保险档案管理工作中,由于现在的保险种类不断增多,档案管理工作的难度较大。以当前的实际情况来说,我国社会保险档案管理系统有不少的分支,每一个分支都代表着不同的保险类型,它们所归属的部门自然也就不同,这样一来给社会保险档案管理带来一定的难度,同时还因为归属部门大多存在信息交流不及时等情况,使得参保人员的利益受到影响。另外,我国目前的社会保险档案管理原则还没有统一,一旦有问题出现,很难找到实际的责任人,问题无法得到及时的解决,会给整个部门以及社会保险事业的发展造成不利影响。

(二)社会保险档案管理缺乏统一的原则。目前,我国还没有制定出统一的社会保险档案管理标准和规范,这就导致每一个地区在进行社会保险档案管理时,都会依照自己地区的规定来管理,而每一个地区的管理水平具有差异性,并且随着时间的推移差异越来越大。由于没有规定参保人员所需要提交的材料内容,造成不同地区所收集上来的参保人员档案内容比较繁杂,这样一来社会保险档案管理工作的效率严重降低,工作质量也在一定程度上受到了影响。

(三)社会保险档案管理手段比较落后。近年来,随着社会保险事业的发展,我国的社会保险制度经过改革之后也变得越来越完善,但是社会保险档案管理手段却没有随之提升,还使用着以往落后的管理手段。按照常理来说,在新形势下,互联网科技发展得越来越快,如果在社会保险档案管理工作中对计算机进行合理使用,可以让档案管理的效率大幅度得到提高,但事实上,很多社会保险档案管理部门对于计算机的使用率很低,没有让计算机发挥出它该有的作用,从而导致社会保险档案管理的工作增加之后,管理人员的工作效率以及工作质量无法提高。

(四)工作人员以及领导不重视。在社会保险档案管理工作中,很多工作人员还没有意识到档案管理工作的重要性,对于档案管理工作真正的价值认识也不够充分,很多管理人员也没有给予足够的重视,认为社会保险档案管理就是把资料简单整理一下就可以了,像收集、整理、分类、归纳等这些工作,在一定程度上都存在着不少的缺陷,但这些缺陷却没有引起工作人员和领导的重视,所以自然也就不考虑如何去改进,导致社会保险档案管理工作一直得不到改善。

二、新形势下社会保险档案管理的工作措施分析

(一)提高各方人员的档案管理意识。社会保险档案对于保险行业工作的顺利开展,以及参保人员的切身利益都有非常重大的意义,但是很多参保人员却没能意识到档案的重要性。新形势下,我们要想做好社会保险档案管理工作,就必须使得参保人员的档案管理意识增强,使得参保人员的档案管理重视程度提高,这样参保人员才会去积极地配合档案管理人员的工作,从而使得档案管理部门在管理社会保险档案时效率得以提升。再者,我们还要提高相关档案工作人员的意识,让社会保险档案从产生到管理都得到足够的重视,这样一来即便有问题出现,只需要将核对工作做好就不会有太大的工作纰漏出现。为了能够提高社会保险档案相关工作人员的意识,部门领导人一定要加强工作人员的职业素养培训,必要的时候还可以采用激励机制来调动工作人员的积极性,使其对自己所从事的档案管理工作认真负责,看到使用时间过长的档案管理设施积极向上级报告,并进行更换,发现问题及时地去思考解决措施并付诸实践,让社会保险档案的价值得以发挥,进而促进保险行业的发展。

(二)建立完善的档案管理规章制度。社会保险档案管理的工作中,想要做好这份工作,就必然不能缺少一套完善的档案管理制度,而要想建立完善的档案管理制度,我们必须从以下三个方面进行:其一,借助法律。在社会保险档案管理过程中,很多人对档案管理都报以轻视的态度,如果不借助法律的强制到最后会很难管理,这样不利于参保人员合法权益的保障,所以,为了能够引起各方面人员的重视,同时也为了保障参保人员的合法权益,借助法律来完善档案管理制度是非常有必要的。其二,规范工作流程。在实际的社会保险档案管理工作中,很多时候出现问题之后,管理人员却不知道问题出在哪里,这给后续的补救工作带来了很大的阻碍,因此我们应该对管理人员进行培训,让档案管理人员严格按照工作流程进行工作,这样不仅可以提高工作效率,而且在遇到问题之后就能很快找出问题的原因。其三,对于已经提交的社会保险档案做好管理工作,最好同一个参保人员的档案集中到一起进行管理,这样可以减少档案丢失或者档案篡改等问题的出现,同时还可以将档案管理的责任落实到每个人身上。此外,自2007年开始,我们还进一步有了中心系统档案管理组织机构和岗位设置,由1名中心领导全面负责档案管理工作,明确了各基层单位的分管领导,落实了专兼职档案管理人员的岗位职责与工作标准,切实落实管理责任制。

(三)充分利用科技手段简化档案管理流程。在新形势下,我国的科技越来越发达,而这些科技的出现本身就是为了方便人们的生活和工作,所以我们在社会保险档案管理的工作中也应该将这些科技利用起来,特别是现在已经得到普及的互联网以及计算机,这些技术的使用会给社会保险档案管理工作带来积极的影响。一方面,有了计算机技术,我们的档案管理工作效率会提高,同时还能让数据的准确率得到保证,这样对档案管理工作人员来说,可以减少他们大量的重复性工作,让工作人员的压力减小。另一方面,有了计算机技术,在进行信息查找时也就更容易了,不像以往还是纸质档案的时候,工作人员为了查找一点信息要翻阅大量的档案,不仅难度大还耗费时间。现在有了计算机技术,社会保险档案管理人员可以将档案做成电子档,存放在计算机里,这样不仅查找起来容易,还不会因为环境因素出现损坏等,让档案可以保存更长的时间。值得注意的是,当我们在使用计算机技术进行社会保险档案管理的时候,一定要对档案安全的问题进行着重考虑,严格防止计算机病毒以及黑客的侵入,避免社会保险档案丢失或者泄露,具体实施起来可以从三个方面入手。首先,我们要从社会保险档案管理的主体入手,坚持党的领导,坚持档案管理工作为人民服务、为中国特色社会主义建设服务的基本方向。其次,我们要从社会保险档案管理的客体入手,严格把控档案信息的真实性以及完整性,最好能建立标准的档案模板,这样在利用计算机技术进行档案信息管理时也会更加方便。再次,我们要强调理论对档案管理实践的指导作用。(1)要明确档案管理实践在不同部门之间的具体分工,确保档案管理工作的顺利开展。(2)要强调服务属性,即档案管理的目的是为档案信息使用者服务。最后,我档案中心还将严格按照《档案室建设规范》改进档案库房基本建设及安全防护设施,确保达到“八防”标准,积极购置硬件设备,并通过自动化手段,不断提升档案管理水平。同时我档案中心还将严格按社保中心的要求,加快健全覆盖广大群众的档案资源体系及服务广大群众的档案利用体系,切实推进馆室现代化、操作标准化、资源信息化、服务人性化、队伍专业化建设。加强档案管理工作,履行好我们对广大参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的承诺。

三、结语

总而言之,在当今的新形势下,人们的保险意识在不断提高,面对种类越来越丰富的保险业务,社会保险档案管理人员的工作量也在不断增多。让社会保险档案工作得以有效开展,对于社会保险工作的开展有着非常明显的提升作用,同时也能让档案管理人员的工作能力得到提高,因此,在新形势下,作为档案管理人员,我们一定要保证社会保险档案管理工作顺利开展。目前我国的社会保险档案管理工作仍存在许多不足,作为档案管理人员必须从这些不足入手,并有针对性地提出解决办法,将这些问题一一击破,如此才能为全体参保人员提供全面、便捷、优质的档案管理服务,让我国社会保险事业发展得更好。

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