医院办公室文书与文书档案管理问题的解决策略研究

王霞

摘 要： 基于对医院办公室文书与文书档案管理问题解决策略的研究，首先，阐述医院办公室文书档案工作具有综合性特点、行业性特点以及保密性特点。然后，分析医院办公室文书与文书档案管理存在檔案工作体制有待完善、管理者素质有待提升等问题。最后，针对医院办公室文书与文书档案管理，给出构建完善工作机制、提升管理人员素养、完善硬件设施等措施。

关键词： 医院;办公室文书;文书档案管理

【中图分类号】R197.322     【文献标识码】B     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.279

医院办公室文书档案主要是指医院在行政管理工作中形成的，从通用文书中转化形成的档案总称。在文书档案中包含许多不同内容，比如，指示内容、批复内容、会议记录等，此类内容会对医院的持续发展产生直接影响。文书档案管理水平，会在一定程度上体现出医院的管理水平与发展水平。如今文书档案管理已经成为医院发展的重点工作，通过管理工作的落实，为医院更好发展打下良好基础。所以，本文将针对医院办公室文书与文书档案管理相应内容进行阐述。

1 医院办公室文书档案工作特点

医院办公室文书档案工作特点主要体现在以下几点中：

（1）综合性特点。如果从内容与载体上，对医院办公室文书档案进行分析可以了解，在其中包括年度计划、工作终结以及会议记录等。并且在其中还包含医院党务工作内容、基础建设内容、日常行政管理内容等，由此可以看出，医院办公室文书档案具有综合性特点，同时档案中的内容会对医院发展产生一定影响。

（2）行业性特点。行业性特点主要是指，文书档案内容展现出的医院行业特点。医院办公室文书档案中的内容，通常情况下与医院历史发展、未来发展以及医疗业务的开展有着直接联系，包括医疗卫生各方面，比如，医疗业务指导性文件。

（3）保密性特点。医院办公室文书档案中的内容，具有一定保密性。因为在其中涉及到重要的会议记录、各类协议、合同等很多不便公开的重要信息。

2 医院办公室文书与文书档案管理存在的问题

2.1 档案工作体制有待完善

医院办公室文书与文书档案管理工作开展中，需要有着完善的工作体制，为各项管理工作的展开提供有效引导。但从实际管理工作的落实中不难看出，缺乏完善工作体制。在文书档案管理中，最为重点的一项工作就是文书资料的分类管理以及资料的收集归纳[1]。但是由于管理体制的缺乏，使得此类工作的落实受到很大影响，从而出现文书档案内容不齐全等情况出现。

2.2 管理者素质有待提升

在文书档案管理中，需要管理人员肩负起自身责任，同时对于自身工作重要性有全面认识，这样文书工作以及文书档案管理水平都可以得到提升，为医院更好发展打下良好基础。但从目前医院办公室文书与文书档案管理中不难看出，管理人员的综合素质需要进一步提升。很多管理队伍是办公室人员兼档案管理员，或是临时从其他科室人员中抽调组成的，此类工作人员在自己的专业领域有着较强素质，但是对文书档案管理工作却是毫无头绪。

3 医院办公室文书与文书档案管理措施

3.1 构建完善工作机制

为使得医院办公室文书与文书档案管理工作能够得到更好落实，对于构建完善工作机制要给予更多重视与关注，通过完善的工作机制，为各项工作展开提供有效引导。在实际完善工作机制的构建中，可以从以下几点展开：（1）要构建出更加完善且合理的文书档案管理机制，对文书档案资料的采集与归纳作出明确规定，同时明确文书档案级别的分类标准，对不同级别文书档案管理方式进行优化与完善。使得各环节工作，都能够得到管理机制以及规章制度的约束，实现各项工作的顺利展开。在对文书档案的分类保存中，要严格按照内容特点展开，并将其纳入到相应科室单位中。（这段文书档案的分类保存叙述不太正确）（2）构建合理考评机制与人事管理机制，主要目的就是将相应工作合理分配到工作人员身上，这样各环节工作都能有专业工作人员负责，提升工作质量与工作效率。与此同时，对工作人员工作作出合理评价，对于在文书档案管理工作中表现较好工作人员适当给予奖励，从而调动其工作积极性。促使工作人员能够对自身文书档案管理工作有正确认识，在未来工作中能够端正工作态度，不断提升文书档案管理水平。

3.2 提升管理人员素养

上文说到文书档案管理人员的专业素质与综合能力，会对文书档案管理工作的落实产生直接影响。因此，在医院发展中，要将提升管理人员素养作为重点与关键。在提升管理人员的综合素养中，可以从以下几点展开：（1）医院领导对文书档案管理工作的重要性要有全面认识，在医院中及时做好宣传工作，宣传的主要内容就是文书档案管理。这样文书档案管理人员以及其他工作人员能够在潜移默化中受到影响，促使文书档案管理人员能够加强对自身工作的重视程度，使得其他工作人员能够为文书档案管理工作提供帮助。与此同时，要调动基层工作人员以及中层领导人员，参与到文书档案管理工作中，实现文书档案管理工作的更好落实。（2）对于文书档案管理人员，要及时进行教育培训，教育培训的主要内容就是文书档案管理技巧、管理主要内容等。通过教育培训工作的落实，使得管理人员能够掌握更多文书档案管理知识与管理技巧，从而在未来文书档案管理工作中，将自身专业能力发挥出来。

3.3 完善硬件设施

在医院办公室文书与文书档案管理中，要进行资源引入，资源引入不仅包括人力资源引入，同时还包括先进技术以及设备设施的引入。在当今社会快速发展背景下，先进科学技术以及信息技术的出现与落实，为人们日常工作与生活带来很多便利，同时也促使很多管理工作朝着信息化与自动化方向发展。医院作为我国发展的重点部门，更新需要跟上时代发展步伐。在文书档案管理中，采用数字化管理方式，将纸质档案内容全部录入到计算机系统中。这样不仅可以实现对档案的有效保存，档案利用率也可以得到提升，为工作人员档案信息查找节省更多时间。为使得档案信息安全得到保障，要及时做好计算机安全防护工作，可以通过计算机加密方式、安装防火墙方式，避免信息被盗取或者被篡改情况出现。

结束语：综上所述，医院办公室文书与文书档案管理工作的更好落实，对于促进医院发展而言具有重要意义。因此，在医院发展中，对于文书档案管理工作，领导者与管理者要给予更多重视与关注。对于以往管理中存在的问题进行分析，并给出针对性解决措施，提升文书档案管理水平。

参考文献

[1] 谢少欢.医院文书档案收集与归档要点分析[J].兰台内外，2019（27）：71.