浅谈归档文件整理方式的变革与综合档案馆档案接收进馆工作

宫晓敏

摘 要：《归档文件整理规则》出台后，归档文件开始以“件”为单位进行整理，整理方式的变化变革，给综合档案馆档案接收进馆工作带来了全新的挑战，要求综合档案馆必须及时适应新变化带来的新挑战，采取多种方式提升进馆单位归档文件整理质量，丰富优化馆藏资源，充分履行综合档案馆法定职能。针对这种变化与挑战，通过文献研究分析法、比较分析法、综合分析法深入分析了归档文件整理方式发生变革的内在原因，以及这种变化对档案移交进馆工作产生的影响，重点从四个方面提出了综合档案馆的应对措施，为各级综合档案馆做好接收进馆工作提供了参考性建议。

关键词：归档文件;综合档案馆;接收进馆工作

引言

自2000年《归档文件整理规则》出台后，档案界对归档文件“卷”改“件”的讨论一直层出不穷，通过查阅文献发现，有的讨论侧重于分析改革的背景、意义、理论依据，有的讨论侧重于对其优缺点的分析，有的讨论侧重于实施中出现的问题探讨，有的侧重于分析新标准对档案工作各个环节的影响等。2015年重新修订的《归档文件整理规则》出台后，又掀起了一轮新的探讨，探讨的重点一般集中于新旧标准间的变化、电子文件适用性分析、“卷”改“件”的理论分析、归档文件整理规则实践分析等方面。

综合档案馆作为档案工作和档案事业的一个重要主体，归档文件整理方式的变革同样也为综合档案馆各项工作带来了一系列影响。通过查阅文献发现，目前关于归档文件整理方式的变革对档案工作影响的探讨，关注点一般集中于档案室工作，针对档案馆工作开展的讨论较少，尚未发现专门针对综合档案馆档案接收进馆工作进行过专门的讨论。随着时间的推进，各级综合档案馆陆续开展新一轮档案接收进馆工作，基于此，通过分析归档文件整理方式的变革对档案接收进馆工作的影响，探讨综合档案馆如何应对新变化，内外协作、抓好接收进馆这一源头工作就显得尤其迫切。

一、归档文件整理方式产生变革的原因分析

2000年国家档案局出台了《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），以“件”作为归档文件的整理单位，结束了归档文件按“卷”整理的历史，2015年国家档案局出台了修订完善后的《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），归档文件整理方式进一步优化。按“卷”整理改为按“件”整理，其背后原因主要包括以下两个方面：

1.提升歸档文件整理质量的需要

对照两种整理方式可以发现，不管是按“卷”还是按“件”整理，都包含修整、分类、排列、编号、编页、编目、排架等流程。两种方式在整理流程上最大的区别在于按“卷”整理需要进行立卷，也就是将若干份保管期限相同的文件组成一卷，而按“件”整理则无需组卷，直接将每一份文件作为一件档案。

相比较而言，立卷工作难度较大，各单位档案人员往往是兼职人员，部分单位档案人员经常流动，如何把握组卷的原则，如何将有联系单若干份文件组成一卷，并准确判定保管期限，是档案人员面临的一个难点，立卷工作质量很难得到保证。而按“件”整理简化了“立卷”这一难度较大的环节，降低了归档文件整理难度，整理方法更好被掌握和应用，在保证归档文件整理质量的同时，可以节省工作时间，使档案人员将更多的时间和精力用于文件材料的收集齐全与细化检索，促进各单位办公自动化与档案信息化的全面发展。

2.便于开展利用服务工作的需要

对综合档案馆而言，开展档案利用服务工作是法定的义务，以往组卷的整理方式，在开展利用服务工作时面临诸多不便。一是在开展纸质档案数字化工作时，要对采用“三孔一线”的案卷进行拆卷，数字化工作结束后要重新装订，往往容易出现漏订、错订、顺序排列出错等问题，反复装订还会加重档案磨损、损坏;二是在提供档案利用时，由于档案涉及内容不同，并不是装入同一卷的每一份档案都能提供利用，如果是尚未进行数字化扫描的档案，还需要提供原始案卷，若此卷内有未开放档案，利用者有可能接触到不在其利用范围内的档案，不利于档案安全保密。

作为按“件”整理的归档文件，在开展利用服务工作时，就可以很好的解决以上问题。以“件”为单位进行整理，装订方式更为灵活，按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），可直接使用不锈钢钉进行装订，或者采用缝纫机进行扎边。在数字化时，可直接对每一件档案进行扫描，数字化结束后，重新装订难度就小得多，对档案损伤也少;在提供利用服务时，每一件档案是否开放一目了然，利用者无法接触到不在其利用范围内的档案，档案的实体安全和信息安全得到了有效保证。

二、归档文件整理方式的变革对综合档案馆档案接收进馆工作的影响

按时开展档案接收进馆工作是综合档案馆的法定职能，《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”随着时间的推进，各立档单位2000年以后形成的文书档案已经陆续达到移交进馆年限，各级国家综合档案馆已经开展或即将接收按“件”整理的文书档案，对于进馆单位和综合档案馆而言，按“件”整理的档案接收进馆工作都是第一次面对。归档文件整理方式的变革，对综合档案馆档案接收工作带来的影响主要包括以下两个方面：

1.增加了档案实体质量把关难度

综合档案馆接收档案，首要一点就是要检查档案实体质量，只有符合进馆要求的档案才能接收进馆，归档文件整理方式改“卷”为“件”，对综合档案馆把关档案实体质量提出了新要求。一是增加档案数量清点工作量，按“卷”整理的文书档案，使用软卷皮装订，分保管期限流水编号，档案馆工作人员在清点数量时，只需要清点起止卷号、总卷数等，较为容易操作，按“件”整理的文书档案，使用缝纫机扎边装入档案盒，按“件”进行流水编号，档案馆工作人员在清点数量时，需要打开每一个档案盒，清点并核对总件数、每一年度总件数、每一盒内件数、每一盒起止件号等，必然要花费更多的人力和时间，而且容易出错;二是检查档案整理质量难度更大，按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），每一件归档文件都需要装订、编页、加盖填写归档章、填写档案盒封面与脊背项目、放置备考表等，这就需要综合档案馆档案接收人员认真检查每一盒、每一件档案，除了花费时间外，还需要接收人员必须熟悉档案整理要求，且具备足够的耐心。对综合档案馆来说，进馆单位往往是上百家，每一家进馆单位都需要严格检查档案实体质量，少数档案数量特别多的单位，甚至需要花费一两天的时间才能完成检查、清点工作。“卷”改“件”后，要想完成所有进馆工作，需要花费几个月甚至大半年时间，并且要投入更多人力。

2.增加了档案数据质量把关难度

归档文件按“件”整理后，需要对每一件档案编制归档文件目录，档案实体移交进馆的同时，归档文件目录数据需要同时进馆，综合档案馆首先需要检查核对归档文件目录条目数量，由于进馆单位多，平均每家进馆单位归档文件条目几千条，少数单位甚至多达上万条，无疑对综合档案馆数据质量检查人员提出了更高要求，检查人员需要核对进馆归档文件条目总量、每一年度条目数量等，以防出现档案实体数量与条目数量不符、档号与条目内容不符等问题。

除了检查条目数量之外，检查人员还需要核对归档文件目录格式是否符合进馆统一标准，部分进馆单位档案人员变动较为频繁，不熟悉数据质量要求，归档文件目录经常会出现题名不完整、档号不齐全、保管期限填写不规范、密级未标识、责任者填写不规范等问题，往往需要综合档案馆数据检查人员反复沟通、多次修改方能符合标准，出于保密性要求，归档文件目录不得通过计算机等网络传播，进馆单位需要使用一次写光盘等形式移交目录数据，在一定程度上增加了沟通、修改难度。

三、归档文件整理方式变革下综合档案馆如何做好接收进馆工作

1.组织培训，讲解档案进馆要求

面对各进馆单位档案人员变动频繁、不了解进馆要求的现实情況，综合档案馆应在开展档案接收进馆工作之前组织培训，具体讲解以下几个方面内容：一是讲解档案接收进馆相关法律法规，提高进馆单位档案移交进馆意识。通过组织培训，宣讲《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、国家档案局令第13号《机关档案管理规定》等法律法规、部门规章，使各进馆单位相关领导和档案人员提高认识，强化思想，认识到档案按时移交进馆是法定的义务，从而主动做好档案移交进馆相关准备工作，加强与综合档案馆配合，形成合力，更好完成档案移交进馆工作。二是讲解档案相关业务标准，提高进馆档案整理质量。通过集中专门的培训，有针对性的讲解《归档文件整理规则》、《全宗指南编制规范》、《纸质档案数字化技术规范》以及目录数据格式要求等业务标准，确保进馆档案收集齐全、整理规范，确保全宗指南编制科学合理，确保归档文件目录格式规范、编写完整，总体上提高进馆归档文件质量。三是讲解档案移交进馆方案，确保进馆单位档案按期移交进馆。讲解档案移交进馆流程、时间安排、交接程序等内容，印发档案移交进馆操作手册、情况说明等，使各进馆单位做到心中有数，合理安排各项工作，确保在规定时间内，将符合要求的档案移交进馆。

2.提前介入，把好档案整理质量

对综合档案馆而言，提前介入，从源头上协助、指导进馆单位做好归档文件的收集与整理工作，是确保进馆档案质量的重要一环。一是分工负责，专人跟踪。由负责业务指导的人员分工负责，每人调度若干家单位，并深入现场了解每一家进馆单位档案数量、档案整理状况、拟进馆时间等，并保持定期联系沟通，随时掌握进馆单位档案整理进度，拟定科学合理的进馆时间安排。二是有的放矢，分类指导。针对不同单位档案状况，采取不同的指导方式，对于档案总体质量较好的单位，重点指导移交进馆流程、时间安排、交接方式等;对于档案整理质量存在较多问题的单位，除了提出移交进馆的标准和要求之外，还要重点针对归档文件分类、组件、装订、编号、编目等重要环节进行讲解，通过现场手把手教学，协助档案人员在最短时间内掌握归档文件整理标准，从而提高归档文件总体质量。

3.提前规划，合理设计进馆流程

科学合理的档案移交进馆流程，是确保移交进馆工作有序开展的必要前提，面对归档文件整理方式的变革，综合档案馆需要从以下三个方面入手，合理设计进馆流程：一是提前发文，为进馆单位预留充足时间。领导重视，是确保档案按时有序移交的重要保障，为提高有关进馆单位对移交进馆工作的重视程度，建议由当地市委办、市政府办联合范文，加强对移交进馆工作的组织领导，切实促使各单位领导提高按时进馆意识，在人、财、物等方面加强对档案工作的支持，为档案按时进馆提供强有力保障;通过提前一年或者更长的时间发文，明确进馆单位名单、进馆时间、进馆要求，可以为进馆单位预留充足的时间，在财政预算、人员安排、工作部署上做好充足准备，以便档案如期进馆。二是规划流程，制定移交进馆工作方案。综合档案馆要根据进馆单位数量、时间安排，结合馆内人员分工，制定合理的档案接收工作流程。比如可以建立以前期指导、数据检查、实体检查、档案交接为节点的“三查一交”进馆流程。首先由负责业务指导的人员通过前期指导，在进馆前检查档案质量，确保进馆档案质量符合进馆要求，待档案质量达到要求后，进馆单位向档案馆数据检查人员移交归档文件目录、数字化副本后，待数据检查合格之后，进馆单位向综合档案馆移交档案实体，由档案实体质量检查人员检查数量、质量，待“三查”合格之后，办理档案交接手续，由三方检查人员与进馆单位档案人员共同签字盖章，一式两份归档保存。三是选择试点，进一步优化进馆程序。为确保进馆流程更加合理、顺畅，综合档案馆制定进馆流程后，可以选择几家基础较好的单位提前进馆，对接收进馆工作流程进行验证，发现问题及时完善，并把试点单位作为示范单位进行推广，推荐其经验做法，起到良好的带动作用。

4.加强沟通，科学安排各方时间

综合档案馆作为档案移交进馆工作的主导部门，需要加强沟通，精心安排，合理协调各方时间，确保档案按期、按要求进馆。一是要加强综合档案馆内部相关业务科室之间的沟通。档案接收进馆，往往涉及到多个科室，如业务指导、档案管理、信息技术等不同处室，不同处室分管工作不同，时间节点不同，但是又环环相扣，只有衔接好各个环节，才能保证进馆流程舒畅。为此，要加强综合档案馆内部科室之间的沟通，定期召开调度会，通报工作进度，安排下一步工作计划，稳步推进移交进馆工作。二是要加强综合档案馆与进馆单位之间的沟通。列入进馆范围的单位，一般几十家甚至上百家，每家单位档案数量有多有少，距离档案馆路程远近不一，移交进馆所需时间不同，需要综合档案馆加强与相关单位之间的沟通，提前确定进馆时间，并及时通知馆内相关处室，确保能在商定时间内完成交接工作，保证档案的安全。

四、结语

归档文件整理方式的变革，为综合档案馆档案移交进馆工作带来了新变化，要求综合档案馆必须统筹安排，多方协调，采取多种措施推动归档文件进馆工作有序推进。随着OA办公自动化与档案信息化工作的推进，对于存量纸质档案的数字化，综合档案馆要综合考虑进馆单位各方面情况，视情况确定是由各单位自行开展信息化还是进馆后由综合档案馆开展信息化，对于增量电子档案，综合档案馆在推进数字档案馆建设时，需将馆室一体化作为重点建设内容之一，尽快实现电子档案在线接收。

参考文献：

[1]杨安莲.试论归档文件整理规则的新意[J].浙江档案，2002

[2]蒋 晶.《归档文件整理规则》的优点及解决问题的措施[J].黑龙江档案，2005

（作者单位：徐州市档案局）