档案利用中的个人信息保护研究

陈红艳

【摘要】本文结合工作实际，对档案利用中的个人信息保护现状进行研究分析。提出档案利用中个人信息保护存在的问题，探讨档案利用中的个人信息保护措施和解决方案。

【关键词】档案利用;个人信息保护;研究

档案资料是一个人的信息记录、历史记录，甚至涉及一个人的个人隐私。在大数据时代，很多个人信息轻而易举便可以从互联网中获得，这无疑增加了档案在使用中个人信息安全的风险。在医院，个人档案有人事档案、病历档案等，但病例档案在所有医院档案中所占比例大。医院个人档案涉及信息多、信息广，医院档案含有详细的患者资料，一旦信息被泄露，患者精神上和肉體上遭受双重打击。在注重个人信息保护的社会大环境下，医院更应该建立健全档案保护措施，承担起信息保护的责任，加强医院档案管理。

一、医院个人档案的价值

档案都具有一定的价值，但因为记载的内容不同，背后所隐含的意义价值也有差异性。医院个人档案价值，有着与其他档案不同的意义。病历档案是具有特殊性的档案，医院档案不仅记录了病人的个人信息状况，还记录了病人健康状况、疾病状况、用药状况、就诊过程等一切信息，具有较高的价值，所以医院个人档案价值很高。

二、 档案利用中个人信息保护存在的问题

（一）档案在开放利用过程中个人信息泄露严重。档案在开放利用过程中个人信息的泄露是当今社会普遍存在的现象，档案开放利用时多方面的原因引发个人信息的泄露。在日常的生活中，我们总收到短信、电话或者聊天软件的骚扰，而且这些机构掌握信息准确全面，但自己却从未给这些机构留过个人信息，中国消费者协会在2018年7月做过个人信息泄露调查问卷，调查显示遇到过信息泄露的人占85.2%，没有遇到过信息泄露的人仅占有14.8%，最令人担心的是占70.5%的信息泄露被利用从事诈骗活动，信息泄露名誉受损占6.6%，被广告推销占37.7%。由此可以看出，个人信息安全泄露已经对个人造成了很大的困惑。

（二）档案管理人员综合能力弊端。档案管理是至关重要的，是具有一定保密性质的工作，对于档案管理人员来讲，需要具备很强的专业性和工作能力，更需要具有强烈的保密意识。首先，在一定程度上，大多数工作人员和领导对档案管理意识不够强烈，把档案管理工作当成形式上的工作，无法保障档案的安全性、保密性、永久性。其次，没有专业的档案管理团队，档案管理任务重，人员少，管理水平不一致。档案管理人员多从普通员工中抽调，把关不严格，没有专业的培训，专业素养低，对档案材料的装订、信息的收集、档案的整理、归档等业务不熟知，导致档案管理存在很多问题，例如查找不方便、信息凌乱、信息泄露严重等。

（三）档案管理设施较为落后。因各种因素限制，单位用房紧缺，大多数单位将办公室和档案室合二为一，这样不但不利于档案的收集管理工作，也同样不利于档案的查找。甚至有些办公室还存在手写档案，连基础的计算机都未配备齐全，忽视现代化设施建设，档案保管设备落后，无法与现代社会相匹配。随着社会的发展，电子档案越来越普遍，电子档案易查找、易保存、易保密，单位应加强电子档案建设，系统培养信息化技术人才，解决档案保管设施落后问题。

（四）档案管理制度的不健全。因为没有完善的档案管理制度，导致档案管理工作人员没有树立正确的档案管理理念，对工作没有积极性，思想懈怠。有些单位虽然制定了相关档案管理制度，但只是纸上谈兵，往往不重视严抓档案管理制度和规范学习。部分职工没有档案管理保护的意识，日常工作中随意摆放和丢弃档案文件，对需丢弃的文件不做销毁处理，导致信息随意泄露。由于在档案使用过程中没有完善的档案管理制度的束缚，直接导致档案信息易泄露、易丢失、档案信息的使用不规范，影响档案的完整性和信息安全性。

三、档案利用中个人信息保护措施和解决方案

（一）加强群众对档案信息的保护意识。当前大多数群众对档案信息保护处于漠视状态，对档案信息缺乏保护，为避免个人信息泄露问题的发生，应加强群众对个人档案信息的保护意识。档案管理工作的顺利进行和有效落实，一方面可以完善信息化管理，另一方面可以保护档案信息的安全性，可以有效避免人民群众的个人隐私和财产安全不受威胁。互联网时代，个人信息保护迫在眉睫。例如，2015年发生的“琼女郎”事件，“琼女郎”俞小凡在2015年12月18日因信息泄露接到诈骗电话，诈骗犯声称自己是“上海公安”，质控俞小凡涉及一起诈骗案件，对其账户要监控管理，让她将账户中存款转入指定账户，俞小凡先后转款6次，其被骗金额高达800万人民币。在现阶段，想要通过法律途径解决信息泄露问题，会因为缺少有力证据、找不到侵权主体、信息泄露途径不明确而导致维权的失败，为避免以上悲剧重现，现阶段要提高个人保护意识。医院可在大厅播放个人信息保护教育视频，广泛开展个人信息安全教育宣传活动，使群众关注重视档案个人信息保护。

（二）档案管理工作者加强综合素质，提高信息保护意识。医院档案管理是预防个人信息泄露的重要环节之一，档案工作者是档案管理的把关者，个人信息的泄露将对个人和单位造成严重的损失或伤害。档案管理工作者应该提高综合素质，熟知档案管理条例，加强自我教育，提高自身责任感和档案安全意识，在档案提供和利用中严格操作。医护人员要妥善保管患者的病例档案和诊疗信息，避免非工作人员翻阅查看患者病例及基本信息。工作人员应管理好电子档案系统，使用后及时关闭和退出，防止信息被篡改，保障个人利益、患者利益及医院利益。严格按照医院相关档案信息管理流程办事，树立档案管理责任意识，严格遵守职业规范，坚决维护他人利益。档案管理的优良程度取决于档案工作者的工作态度和管理档案的专业程度。作为有高尚职业道德的档案管理者，应当通过不断学习、不断反思、培训学习来提高自己，制定出更加科学、更加符合现实状况的管理方案。

（三）建立健全档案管理制度。为保障个人信息在利用过程中的安全，要建立健全档案管理制度：1.档案管理制度要简明实用。规章制度的建立要具有可操作性，应该建立在方便实用、操作性强的基础上。2.档案管理制度要具有双向性约束。不但要约束领导班子，也要约束职工。3.档案管理制度坚持执行的严格性。管理制度要坚决维护和执行，在执行时坚持“有功者奖励、过错者处罚”原则，充分树立管理制度的权威性。建立健全档案管理制度，严格把握体系制度，让档案信息利用更加规范、严格、高效化。

（四）加强档案管理设施建设。加强医院档案管理基础设施的建设是档案管理的关键。主要的实施措施是：1.改善档案管理室，成立专门的档案管理部门，更新电脑和软件设施，例如，监控设施，网络安全软件。2.成立专业的档案管理团队，加强团队建设学习。3.改变传统的档案操作流程，不断提升工作效率，加强档案信息利用安全。例如：妇产科张大夫需调取妇产科住院部王某患者病例信息，需严格按照级别和权限来登录查看，查看全程电脑软件可监控利用电子档案全过程，电子档案的拷贝和复制也需要双登录系统，保证信息安全。

四、结语

随着时代的发展，档案信息利用安全是值得深思熟虑的问题，应逐步提高档案管理水平，完善健全相关管理制度，开拓新方法、新思路，实现档案利用中个人信息的保护。

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