固定资产管理系统改进构想分析

李芳 袁悦

[摘 要]随着计算机技术的快速发展，各行各业开始广泛应用信息技术，管理系统在技术上逐步成熟。企业要想生存发展，必须高效率地组织企业活动，加强企业管理，即加强企业内部各种资源的有效管理，尤其是固定资产管理，建立与自身特点相适应的管理系统。基于此，本文以A公司为研究对象，在A公司现有固定资产管理系统使用体验的基础上，结合A公司固定资产管理现状及管理中存在的问题与难点进行研究与分析，提出对现有固定资产管理系统改进的构想，旨在为相关研究提供参考。

[关键词]国有企业;固定资产管理;信息化;系统改进

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.032

[中图分类号]F232;TP315[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）18-00-02

0     引 言

A公司是一家大型勘察设计科研单位，拥有60余年的建院历史，是国务院国有资产监督管理委员会管理的某中央企业集团的成员企业。随着A公司业务的扩大，固定资产规模和数量增加，信息化、精细化管理理念不断深入，A公司引入了一套固定资产管理软件——用友NC资产管理系统，并利用该系统对固定资产进行管理。该系统的使用，对优化A公司的固定资产管理运行机制，促进固定资产管理与财务管理有机结合，提高固定资产管理效率起到了良好的作用，但是用友NC资产管理系统毕竟是一个通用化的财务资产管理平台，需要根据公司管理的具体情况进行调整与改进。

1     A公司固定资产管理系统应用的現状与需求分析

1.1   A公司固定资产管理系统应用的现状

自用友NC资产管理系统在A公司上线应用开始，经过多次的合作开发，在原有系统基础上进行了一系列修改调整。截至目前，A公司的用友NC资产管理系统已经具备了从“预算—年度购置计划—申请与审批—采购订单—到货验收—设备资产卡片—资产变动与调拨—资产报废与处置—资产盘点—资产台账”的全链条模块与功能（功能模块构成如图1所示），较好地实现了固定资产设备的闭环管理。此外，为了提升盘点模块的工作效率与后续管理的便捷性，还开发了条形码与二维码管理系统，在到货验收环节即进行嵌入应用，以实现对固定资产设备的全生命周期监控与管理。

1.2   A公司固定资产管理系统改进需求

A公司在引入用友NC资产管理系统并进行了一系列开发后，从源头开始，对固定资产设备进行全生命周期管理，有效避免了各环节分散管理带来的多种问题，在一定程度上加强了A公司固定资产管理的规范化核算和精细化管理。但就目前而言，还只是加强基础信息数据库形成，综合性的数据分析与辅助决策支持功能比较薄弱，信息对决策、管理和服务的支撑作用未得到充分体现，距离优秀的综合管理辅助决策系统仍存在较大差距。具体而言，主要体现在缺乏灵活、操作方便、可扩展、功能强大的报表子系统。目前，用友NC资产管理系统相关模块的功能非常简陋，提供的数据过于庞杂，基本上没有加工处理，不够直观精简，每当管理决策需要时，都要临时从系统中导出海量数据，借助其他工具进行加工整理与统计分析，不仅速度慢，也容易产生错误。此外，现有的用友NC资产管理系统难以解决A公司存量固定资产管理难题，难以提供业务支持，没有充分发挥出技术手段对提升管理效能的作用。

2     A公司固定资产管理系统的改进构想

在对A公司固定资产管理系统应用情况与需求进行分析后，可以发现现有的用友NC资产管理系统难以完全满足A公司管理的多种需求，本节将对A公司现有用友NC资产管理系统的改进构想进行详细阐述。

2.1   增加报表管理模块，辅助决策

从图1可以看出，系统内存在资产使用台账模块，却缺乏报表管理模块，虽然通过对台账的加工处理，最终可以形成报表，但是同类型的管理报表，每次都要手动进行加工整理，缺乏效率。本文的构想是通过对各类管理目的与需求进行调查与分析，明确需要查询的信息、数据项、过滤条件、统计口径和逻辑关系以及是否需要固定的报表表样等，整理出完备的需求清单，并据此进行设计、开发、测试。通过对数据的分析挖掘以及数据存取检索技术等运用，构建一个数据可视化的辅助决策系统，不仅能够对日常常用报表进行定制展示和实时更新，还能提供自定义报表查询，满足不同用户的管理需求，帮助不同类型的管理人员清晰直观地了解各类数据的概况和趋势变化，促进固定资产管理信息对相关决策、管理和服务业务的系统支撑。

2.2   完善后台管理系统，增强资产购置管理模块的数据统计分析功能

目前，A公司的系统虽然实现了采购业务链条流程完整，但在实际使用中，查询功能分散烦琐，所有数据都只保留在原来的单项审批流程中，层级多，需要人为点进每一条流程内查看详细数据，并进行手工统计汇总。本文的构想是通过完善后台管理系统，让系统对审批流程中的设备自动归并同类项，并同时保留多级条目及特殊标注字段（如品牌规格型号等），使几级条目之间既有关联又可分开，这样在采购时，既能节省时间，还能提高相关统计数据的准确性。在此基础上，还可以对申请审批—采购订单—到货验收每个环节进行分类标注与统计，以便一目了然地掌握各环节的执行情况，做到不漏项、不重复。

2.3   完善资产处置模块，实现全过程电子化智能管理

目前，A公司的资产处置流程主要采用纸质申请审批与系统销账相结合的方式，很多工作存在重复、前期申请审批与后期系统销账脱节等问题。通过完善资产处置模块，能够实现“申请—审批—处置—销账”的全过程电子化智能管理。通过在系统内增设资产处置的申请审批流程，并连接设备卡片数据库，实现在申请环节就可以直接从固定资产卡片数据库进行勾选，在审批环节可以继续选择保留或删除申请中的部分项目，直至流程结束，最终保存审批同意处置的固定资产设备，待处置后再启动系统销账流程完成销账，这样一来，通过创新工作衔接机制，不仅可以规范资产处置操作，还能提高资产处置效率。

2.4   增设模拟库，重点解决存量固定资产账实不符问题

在A公司固定资产管理过程中，存量固定资产管理是最大的难题。由于历史悠久，机构改革频繁，加上早期管理粗放等原因，A公司存量固定資产中存在部分资产账实不符问题，虽然相关部门一直在努力解决这个问题，但效果都不理想，主要原因在于：一方面，存量固定资产卡片与实物众多;另一方面，一些遗留问题无法追溯考证。增设模拟库的主要目的是在不影响固定资产卡片真实数据库的情况下，不断缩小范围，化繁为简。模拟库内的卡片数据与真实数据库一致，设有接口，可以通过严格的审批流程对真实数据库产生或大或小的影响，但在流程完成前，模拟库内的卡片数据无论怎么调整，都不会对真实数据库产生任何影响。这样就可以在模拟库内，实时根据清查盘点情况，对存量设备卡片进行分区分类管理。例如，账实一致的设备卡片，分为一区，疑似账在实物不存在的分为一区，疑似实物在无账的分为一区，在后续清查盘点中，如果发现有类似疑似情况，再通过设备的多项属性进行匹配，认定属于匹配一致的卡片，再调回到账实一致的分区，如此循环往复，待公司所有部门所有设备都清查盘点完后，仍然待在两个疑似分区内的设备，就可以启动相关程序，盘亏的做盘亏处理，盘盈的作盘盈处理，这样能在一定程度上减少工作量，也能提高准确性，降低难度。

3     结 语

本文所构想的固定资产管理系统，是结合A公司的管理现状与需求，在现有用友NC资产管理系统基础上进行的改进，目的是完善A公司固定资产管理系统的功能与业务流程，弥补A公司固定资产管理在清查、盘点、报废处置和统计分析等方面存在的不足，提高A公司固定资产管理系统对公司成本管理、财务分析和相关决策支持的效率，帮助公司开展各项生产工作。但本文是从管理角度提出的一种构想，能否推行以及如何从技术上实现，还有待与相关管理人员以及系统开发人员进行深入的讨论和沟通。

主要参考文献

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