政府采购项目档案管理的信息化发展

张志

（盘锦市公共采购交易中心，辽宁盘锦 124010）

信息技术的发展使得社会结构发生了变化，传统形式的档案管理不能很好地满足当前阶段政府的工作需求，因此需要将信息化技术有效地使用到目前的档案管理之中，这样可以很好地提升档案管理的质量。档案管理工作具有特殊的意义，其不可替代性决定了该项工作的复杂性，只有进一步创新档案管理手段，才可以使得档案管理更好地为社会发展服务。

1 政府采购项目档案管理实现信息化的意义

在开展实际工作的时候，政府之中一切工作的正常开展都需要采购项目档案作为基础的支撑，把更多信息技术使用到当前的档案管理工作里面可以很好地促进档案管理质量的提升，利用信息化进行档案管理符合时代发展的趋势，可以促进档案管理工作朝着更深入的方向前行。所以，政府采购项目档案管理需要进一步地将信息技术的优势体现出来。首先，采购项目档案管理应该紧紧贴近现阶段社会发展主要方向进行，应该在进一步落实好档案管理工作基本条件下，有效地将挥信息技术的优势体现到实际工作中。其次，合理地将信息化技术使用到当前的政府采购项目档案管理里面可以很好地优化档案分类、查找等相关的复杂管理工作，同时还可以更好地落实档案管理工作。此外，通过信息技术的应用还可以定期地对现存的所有档案进行备份，这样可以防止档案丢失给政府工作带来的不良影响，进一步促进档案管理工作科学有序地进行[1]。

2 政府采购项目档案管理面临的主要问题

2.1 档案管理方法落后

至今为止，政府采购项目档案管理里面还有着部分问题需要进一步地解决，在这些问题里面最为突出的一个问题是档案管理模式存在一定的滞后性。一般情况下，绝大多的事业单位里面负责政府采购项目档案管理的人员全部由一些勤杂人员担任的，因为这些人员的流行性非常大，同时这些人的管理水平不够专业，所以档案管理工作一直以来不能很好地的得到较为有效的落实，在管理中也还存在一些其他类型的问题，例如，部分人员工作拖延不负责等，这些问题都会使得档案管理工作受阻。首先，担任政府的档案管理人员没能够对档案管理工作足够的重视，所以这会导致在档案资料的管理上出现较为混乱的地方。其次，对于档案管理工作至今没有一个完善的规章制度作为支持，这会使得档案管理的目录索引的资料出现缺失或者丢失的现象，因为档案资料长时间的保存，而管理人员不重视使得信息检索的准确性受到了严重地阻碍，进一步地影响到当前阶段档案管理的质量。最后，需要对政府采购项目档案的模式进行一定的创新，以往形式的档案管理绝大多数是通过纸质保存的方式进行管理的，这样的管理方式带给档案管理工作很大的影响。在现阶段的政府档案管理中，许多的部门并没有将信息技术应用到实际的工作之中，许多的部门都是通过使用人工管理的方式实现档案管理工作的，这样可能严重影响到政府档案管理的质量，也会使得相关的管理工作人员出现更多的失误，从而限制了当前档案管理工作进一步发展[2]。

2.2 档案管理观念模糊，管理机制缺乏系统性

在很多的政府部门中，许多领导对于采购档案管理的重视程度并不深，特别是对于档案管理人员任职上缺乏一定的合理性，很多人简单地认为档案管理实际上就是将政府采购信息进行收集、分析、整合的过程，其中涉及的专业地方非常少，其中另一个部分的人员错误地认为档案管理工作对于其他类型的工作没有帮助，这种理念导致档案管理的质量得不到提升。由于管理人员对档案管理观念较为模糊，这会直接影响到管理人员对于档案管理的积极性，很多时候这些人员都是为了应付上级领导的档案检查而进行表面上的管理工作，这在一定程度上制约了当前阶段政府档案管理工作的进一步落实。不论是进行何种工作只要失去了工作制度的约束，那么很难将各项工作落实到具体的环节，由于一些人认为在档案管理里面，每个部门的效益不会因为档案管理的质量受到较大的影响，所以这也导致档案管理失去了应用的重视。实际上，档案管理工作具有复杂的特性，这项工作的开展需要大量的人力、物力资源作为基本的支持，但是因为一些单位对于档案管理工作没有给予很高的重视，所以这些单位未能给予档案管理足够的人力、物力资源作为基础支撑，这使得档案管理工作面临着更大的困境，在这样的背景下，档案管理工作的落实情况并不乐观。

2.3 档案管理之中信息化技术利用较低

最近几年以来，政府采购项目档案管理越来越重要，由于实际的档案管理过程中存在档案利用率较低的现象，这使得档案管理质量得不到保障。首先，管理人员对档案种类划分缺乏一定的科学性，这就导致档案管理年限出现了较大的不确定性，而且针对部分文件资料处理没有固定的标准，其中甚至存在档案借出后不知所终的现象。其次，在档案管理中信息化技术应用还需要进一步提升，很多的正度缺少标准化的档案管理体系，而且很多部门的档案检索方式太过于落后，这些都严重制约现阶段政府档案管理的质量。最后，由于在政府部门中，检索方式通常都是通过手工检索以及信息化检索这两种方式进行检索的。不过根据相关的调查研究可以知道，手工检索在现阶段的档案管理中应用的频率较高，但是这种方式往往也是很容易出错的方式。

3 政府采购项目档案信息化的原则

3.1 技术拓展准则

如果想要进一步地将档案管理信息化落实到实际的管理工作中，相关负责人应该有效将信息化管理的方方面面考虑到。因此，政府中的档案管理人员应该经过更多的专业化培训，这样工作人员才可以进一步地将更多先进设备熟练掌握，从而进一步地促进档案管理工作效率的提升。此外，在进行管理时，信息化设备需要与主要的管理技术紧密地联系在一起，而且相关部门还需要进一步地将信息技术发展的方向进行深入的拓展，从而使得信息技术发挥最大的作用[3]。

3.2 提升的管理人员技术水平

虽然现阶段的信息技术有着非常高的水平，不过在政府的档案管理方面需要进一步优化。负责档案管理的人员最为重要的是将档案资料保护好，同时应该认真落实好相关的档案管理工作每一个环节。所以，相关的管理人员对于信息技术的应用需要正确看待，在保留传统档案管理优点的基础上，利用信息化管理进行辅助管理，这样才可以在根本上使得政府的档案管理质量得到提升。

4 政府采购项目档案管理信息化策略

4.1 提升档案管理人员专业能力

伴随着现阶段我国经济深入地发挥，越来越多的人对管理人员所具备的专业能力提出了新要求，所以档案管理人才培养需要被进一步优化。在开展相关的档案管理工作时，为了进一步地使得档案管理的效率得到提升，政府部门需要不断提升档案管理人员所具备的专业素质。首先，应该针对档案管理人员专业技巧进行全面的培训，利用培训使得档案管理人员具备更加专业的管理能力，同时还应该提升管理人员的理论知识，让更多的管理人员可以熟练地操作计算机进行档案的管理工作，从而提升档案管理的质量。

4.2 投入足够的资源

在当前信息技术快速发展的背景下，政府部门的档案管理工作所需要应对的挑战非常巨大，这使得档案的价值慢慢被体现出来。所以，政府的主要管理人员理需要将更多地关注放到档案管理上面。首先，进一步地对采购项目档案管理进行更进一步的重视，严格地落实好档案管理工作中的每一项工作，保障档案管理的每项工作都可以得到科学地落实。其次，政府需要投入足够的资源保障档案管理工作开展，使得档案管理设备配备更加齐全。

5 结语

综上所述，开展政府的采购项目档案管理工作是十分必要的，在信息化发展的时代中，应该充分地将信息技术的优势发挥出来，通过信息技术将档案管理工作的精确性体现出来，将传统管理过程中的弊端有效避免，这样可以进一步地推动档案管理工作的开展，在保障管理质量的基础上提升管理的效率，保障政府部门工作开展更加顺利，最大限度上提升政府工作的有效性，使得政府更好地为人民服务。