电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

李霞

【摘  要】电子档案在档案管理的信息化进程中占有重要地位，为了切实做好电子档案的管理工作，需要从实际的信息化规范建设角度出发，开展电子档案的管理工作，提升信息处理工作的效率。在实际的工作中，各行各业的发展都离不开电子档案的管理工作，由于管理的方式、管理的手段不同，电子档案管理的效果也是千差万别的。因此，论文从多个方面对档案工作的信息化建设进行了探讨，以期提升工作的效率。

【Abstract】Electronic archives occupy an important position in the informatization process of archives management. In order to do well the management work of electronic archives effectively， we need to carry out the management work of electronic archives from the perspective of the actual informatization standard construction， and improve the efficiency of information processing work. In the actual work， the development of all walks of life is inseparable from the management work of electronic archives. Due to the different management methods and means， the management effect of electronic archives is also very different. Therefore， this paper discusses the informatization construction of archives work from many aspects， so as to improve the efficiency of work.

【关键词】电子档案管理;档案工作;信息化建设;应用

【Keywords】electronic archives management; archives work; informatization construction; application

【中图分类号】G270.7                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）10-0010-02

1 电子信息化管理模式建设的作用和优势

1.1 提高档案检索的效率

传统的档案管理工作依靠人工输入、收集、处理的方式进行，并且在实际的工作中面临着庞大的工作量，还需要工作人员进行分类、整理和收集工作，但是档案管理人员的数量和精力都是十分有限的，大量的档案得不到及时有效的处理，也就降低了档案管理工作的效率，在检索中出现了问题。档案管理的时间比较长，十分消耗工作人员的精力，而电子信息化档案管理工作有效地对上述弊端方面进行了弥补，从而使得管理人员的工作量大大缩减，后期的档案查阅和分析都变得比较容易，降低了档案管理工作出错的概率。目前，对于档案的检索和应用而言，电子信息化管理模式是一种十分有效的方式。

1.2 提高档案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也离不开相关工作人员和部门的协调配合。构建电子信息化档案管理的平台，在信息资源共享和各个部门人员之间的沟通方面提供了更加便利的工作环境，也缩短了工作的时间，将工作效率大大提升。通过对以往的调查和工作经验进行分析，电子信息化档案管理平台建立完成之后，企业对于档案的利用率也大大提升，节约了工作的时间和工作的成本。

1.3 提高档案管理工作的时效性

传统的档案管理工作面临着较大的工作量和较长的工作时间，而且工作的内容也十分烦琐，基本上以人工的工作方式为主。同时，在传统的工作模式中非常容易出现工作上的纰漏和问题，导致多年后信息无法查找的問题，档案管理工作的有效性大打折扣。而利用电子信息化管理模式，通过使用软件对于档案进行分类管理，保证了档案管理工作的时效性和准确性，在全面提升档案管理质量方面发挥了作用，可以第一时间将档案归纳到数据系统中，为查阅提供了更为便利的条件，避免滞后性问题的发生。

2 当前电子档案管理工作存在的问题

2.1 缺乏相应的标准和规范

电子档案管理的规范和标准是实现档案信息化的重要保证，主要是在电子档案的定义、移交、处理、储存、安全保证、检索、利用等方面进行更为细致的工作的规定。在当前的电子信息化档案管理中，由于相应工作标准的缺乏，就使得在具体的工作中出现了工作业务流程不熟练、业务范围不清晰的问题，出现了各种违反规定的现象，不利于电子信息化档案管理工作的有效开展。

2.2 电子档案的维护工作有待加强

电子档案的管理维护工作仍然需要加强，主要包括以下三个方面的问题：首先，电子档案管理系统的维护周期长，在实际的使用过程中容易导致电子档案管理系统的故障不断升级，不利于软硬件设备的更新换代工作;其次，电子档案管理系统的维护工作并不够深入和细致，尤其是在复杂化的工作背景之下，维护工作需要更加专业化、细致化、全面化，一旦发现工作方面的问题就需要及时处理，一些难以发现的问题如果常常被忽略也会产生一系列的问题，为后续工作留下隐患;最后，维护技术依然不够先进，尤其是电子档案管理的时间不长，并没有实现高度的自动化，费时费力，效果并不明显。

3 电子信息化管理模式在档案管理中的应用

3.1 做好档案的收集和整理

档案的收集与整理工作十分重要，传统的纸质档案管理工作在时间和空间方面要求比较高，限制也比较大，为了做好电子信息化档案管理工作，就需要在实际的工作中做好规范化的档案管理和收集工作，提升工作的逻辑性和系统性，方便档案查阅。档案往往有多个卷宗，而在一些年代较为久远的档案中缺乏一定的编号，在后期的部门变动和发展中往往会出现十分混乱的现象，无法更好地进行档案的管理。为了实现规范化的发展，就需要建立起档案分类管理的工作模式，科学地进行档案分类，从而提升档案管理工作的延续性。另外，需要建立其规范化的管理指标与体系，尽最大的努力完善档案资料。制度的保证对于电子信息化档案管理至关重要，这也是提升档案管理工作水平的必经之路，需要将档案管理工作纳入考核工作体系中，建立起覆盖全面的工作体系，在此项工作中完善保管制度、查阅制度、安全管理制度等，杜绝不规范行为的发生。

3.2 加强硬件和软件建设，建立网络档案系统

当前，科学技术日新月异，网络化和信息化已经成为人们生活和工作中不可分割的一部分，档案以更新的载体形式出现，这也对档案的工作提出了更高的工作要求。但是档案部门在经费等方面的制约之下，无法更新设备，也对现代化技术的使用带来了一定的困难。因此，需要当下的档案管理工作在技术能力方面不断提升，建立起更为信息化的服务模式，利用互联网和大数据进行档案收集工作，也将原本的线下工作转移至线上进行，提供接受远程数字查询的服务工作，根据自身下载的资料等进行分析，减少时间和精力的投入，保证档案的高效管理。电子信息化档案管理需要建立在软件和硬件设施的基础上，还需要在实际的工作中满足各方面建设工作的需求，进行统一化的管理工作，促进网络平台的深入应用，建立起完善的共享信息系统，提升电子信息化档案管理的能力。

3.3 切实推进数字信息资源库建设，大力加强电子档案归档工作

为了加强电子信息化档案管理工作建设，需要在以下几个方面提升工作的能力，更好地服务于电子信息化档案管理工作。第一，需要在本单位的归档工作中，增大数字化的管理力度，做好数据库的分类工作;第二，对于没有及时归档的文件，需要集中做好统一化的管理工作，根据档案的类型进行扫描工作，根据相关的工作经验进行判别;第三，提升档案管理人员的工作能力，在不断发展的过程中，档案管理事业具有更高的工作要求和技术方面的挑战，这就需要档案管理工作者无论是科班出身还是半路出家，都需要提升个人的业务素质与能力，在原有知识的基础上不断提升自身的能力与素养，将现代化的档案管理相关知识落实到位，更好地服务于档案管理的相关工作。专业知识方面，需要工作人员在档案管理理论、档案编纂理论、档案保护技术等方面进行深入的学习，还需要在专业技能如计算机应用技术、缩微摄影技术、光盤技术、复印复制技术等方面不断操练，提升工作能力，从而使自身的素质能力和综合能力都得到提升。除了进行理论和技能的学习之外，档案管理工作人员之间也需要不断探讨，加强学习与交流，从而取长补短完成相关的工作，不断发现档案管理工作中出现的问题和不足，对档案管理工作进行优化与提升。

4 结论

综上所述，电子信息化管理模式的应用成为一种必然的发展趋势，这也是各行各业对于档案管理工作的要求，只有在实际的工作中提升电子信息化档案管理工作的质量和水平，才能发挥档案的应用价值，为行业的发展助力。

【参考文献】

【1】于朝波.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].科技经济导刊，2017（34）：24.

【2】廖旭峰.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2018，298（17）：71.