试论关于档案管理工作的对策及思考

尹国芹

【摘  要】档案管理一直备受关注及重视，并在信息时代及网络时代的影响下，逐渐实现了信息化及网络化发展。尽管如此，实际的档案管理过程中依然存在很多问题，不仅影响了档案管理质量提升，还影响了企事业管理水平提升甚至整个单位的发展，故必须深入了解档案管理工作问题，并在该基础上分析和提出具体的档案管理工作对策。

【关键词】档案管理;问题分析;对策及思考

引言

档案管理工作具有很强的复杂性，所以其工作难度较高，需要相关工作人员具备很强的专业能力及综合素养，这也意味着如果档案管理过程中不注意工作细节及专业知识应用就会出现各种各样的问题，从而影响档案管理质量提升。基于此，下文先简单分析了档案管理工作过程中存在的问题，然后在该基础上分析了加强档案管理工作的有效措施。

1.档案管理工作过程中存在的问题

1.1缺乏系统性

主要体现在管理软件方面，调查发现我国很多企事业单位的科技档案管理都应用到各种信息化软件，虽然提高了工作效率，但因为各个档案管理部门的系统软件不统一，导致档案管理安全性下降。

1.2标准化和规范化程度较低

因为起步晚及管理体系不完善等原因，导致相应的管理标准、规范制度等没有建立完善，导致科技档案管理标准化及规范化程度难以提升。例如科技档案信息系统等方面没有建立完善的工作标准。

1.3档案管理人员专业能力及综合素质有待提升

很多科技档案工作者并不是科班出身，本身缺乏专业知识素养及能力;部分管理人员毕业专业院校，但没有丰富的工作经验;很多科技档案管理者的计算机技术、通讯技术等信息素养不高，缺乏较强的综合能力和综合素质。

此外，科技档案管理还存在安全性和保密性不高的问题，如在网络开放性影响下，很多科技档案在传输过程中容易被不法分子盗取、篡改、删除和破坏。

2.解决答案管理工作问题的对策

2.1加强信息化建设，以挖掘档案资源

第一，重视并加强档案管理信息化建设，以实现档案资源共享的同时，挖掘出更高价值的档案资源，从而提高档案管理有效性;第二，利用计算机信息技术完善电子档案管理系统的自动化功能，以提高档案信息自动检索效率、查询准确度等;第三，利用计算机技术和多媒体技术等将不同的档案信息资源进行整合，如图像资源、视频资源及文件资源等，以挖掘和丰富档案资源的同时，实现资源共享;第四，要实现数字化存储，即利用信息技术及网络技术将图文资源以数字化的形式存储起来，然后以图文并茂的新形式展现给使用者;第五，利用计算机网络传输和交流档案信息，以突破信息传输在时间及空间上的障碍，从而实现高效传输，最终实现档案资源共享。

2.2建设科技档案数据库

第一，要重视数字信息的存储，并结合互联网时代发展需求，利用现代各种先进技术构建以数字为主的档案信息数据库，以高效收集、计算和管理数字类型的科技档案;第二，要尽可能选择先进的数据传输平台，即选择功能齐全、安全性高和信息化程度高的数学传输平台，以保证各种科技数据档案能够得到高效和安全传输，减少传输过程中信息泄露等不良事件发生;第三，要保证传输到数据库的科技档案信息准确无误，这样才能保证使用者有效应用档案信息，从而促进其他工作质量提升，如科技研究工作质量、企业管理水平等;第四，要配套科技档案数据管理制度及网络传输标准，以保证科技档案数据信息传输的安全性及规范化;第五，在构建信息数据库时还需要考虑科技档案管理发展方向、发展情况等，尽可能选择超前性档案管理软件，以满足科技档案管理不断发展的需求;第六，科技档案信息数据库建设完成后，还需要配套相应的运行维护机制及制度，以定期对数据库进行检查、维护和更新，从而保证数据库的安全性、完整性和先进性。

2.3健全科技档案安全保障体系

第一，相关政府部门要重视科技档案信息安全，并出具相关政策支持科技档案信息安全保障体系构建，为科技档案管理营造良好的政治环境及经济环境，从而提高科技档案管理水平;第二，要相应信息时代发展需求，尽可能引进多的信息化技术，并利用这些信息技术构建安全保障体系，以实现自动化、信息化和网络化科技档案管理，并提高其安全性;第三，要做好科技档案信息保密工作及问题处理工作，即定期检查档案管理工作，以及时发现和解决工作问题，从而保证工作质量，同时还需要对所有档案进行加密处理，以保证档案信息安全;第四，科技档案信息安全体系包括存储安全和使用安全两大方面，其中存储需要完善相关制度和功能，以保证存储的整体性、真实性及安全性，而使用则需要通过加密、构建安全保障机制等保证使用安全;第五，加强管理者及使用者的科技档案信息安意识、网络完全意识，使得他们在利用网络传输和共享科技档案资源时采取技术手段和管理措施等，防范黑客入侵档案网络系统，从而减少信息泄露、被盗等安全问题发生，利用可通过用户身份认证、密匙管理等提高安全性;第六，重视并构建科技档案管理监督机制及控制系统，如在相應的管理系统中安装杀毒软件等，以保证档案信息的安全。

2.4加强科技档案管理人员培训

第一，企事业单位要重视科技档案管理，并组建专门的培训小组，小组成员主要由档案管理专家及经验丰富的管理者组成，然后定期对科技档案管理相关工作者进行专业化及系统化培训，以提高他们的专业能力及综合素质，从而提高他们的科技档案管理工作质量及效率;第二，要适当提高科技档案管理工作人员上岗要求，即不仅要求专业出身，还要求有丰富的工作经验，以从根本上保证和提高整体管理人员的专业水平;第三，除了培训科技档案管理人员传统的档案管理知识及操作技能以外，还需要培训他们的网络信息技术、网络知识、数据库管理专业知识、数据输入技术，以保证他们能够适应信息化时代发展要求，从而提高科技档案管理质量及信息化水平;第四，要加强科技档案管理人员的档案信息资源开发能力培养，让他们能够挖掘出更多的科技档案资源及档案使用价值，使得科技档案能够满足各种科技研发要求及社会经济发展需求;第五，要培养科技档案管理工作人员的职业道德、责任感和政治鉴别力，使得他们积极主动的提升自己的档案管理工作质量及效率，并让科技档案管理走向符合我国政治特点的正确发展方向，从而保证科技档案管理得到健康可持续发展。

3.结语

档案管理在企事业管理及发展中占据重要地位，提高其工作质量及效率不仅引来档案管理者的重视，还引来其他工作人员的关注，由此可见提高档案管理工作质量的必要性及重要性。实际的档案管理工作过程中还存在缺乏系统性、标准化和规范化程度较低、管理人员专业能力不高、安全性和保密性不高等问题，所以上文从加强信息化建设、挖掘档案资源、建设科技档案数据库、健全科技档案安全保障体系等方面分析具体的管理措施及方法，以提高科技档案管理质量。

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