国企档案工作面临的问题及控制举措分析

摘 要：文章主要分析现阶段国企在开展档案建设工作中存在的问题，据此提出相应的优化和控制举措，以此来提高国有企业中进行档案管理的有效性，使得档案资料的作用能够完全发挥，进行国有企业中档案的管理和有效配置能促进企业生产经营效率和质量的提高，从而为国有企业创造更高的经济效益。

关键词：国企;档案工作;问题;控制举措

国有企业在促进我国国民经济发展的过程中发挥着重要的作用，因此要完全发挥国有企业的重要作用，必須在开展工作的过程中不断对国企进行改进和优化，提高国企的生产经营效率和质量。其中档案管理工作作为企业建设中的一项重要内容必须重点推进，但是现阶段在档案管理的过程中仍然存在一系列的问题亟待解决。

一、 国企档案工作中面临的问题

国企在开展档案管理工作中存在的主要问题如图1所示：

（一）档案意识有待提高

现阶段国企档案工作中面临的主要问题在于档案管理人员的档案意识有待提高，档案意识主要指管理人员在进行文件管理的过程中能否将其转化为档案，即是否具备相应的敏感度，以及在进行档案管理的过程中能否自觉遵守档案法律法规，从而将档案进行有效归档。在国有企业中一般由专业的档案管理人员负责归档工作，这就造成了员工在开展工作的过程中不能进行有效归档，导致了档案文件不齐全，从而影响了后续的使用。员工档案意识薄弱就不能及时将文件转化为档案，自然无法使相关文件发挥其自身的凭证和情报价值，不利于企业在发展的过程中反思自身的问题等，从而提出相应的优化策略。

（二）档案管理制度不够完善

档案管理制度的主要内容在于进行档案管理的过程中要根据归档的范围、时间、保管条件要求等来进行档案整理和归档，只有这样才能使得档案资料能够被科学合理运用，发挥其自身的价值。现阶段国企在完善档案管理制度的过程中仍然存在一系列的问题，例如由于国有企业自身属性等特征，在进行档案管理的过程中往往侧重于纸质档案的管理，而对于电子档案的运用较少。但是在信息技术高速发展的时代中，信息化逐渐成了各个生产领域的发展趋势，因此在国有企业档案管理的过程中也要注重电子档案的运用，运用电子档案能实现对繁多档案的归档，在进行档案搜索的过程中也能提高自身的效率。

（三）档案管理基础设施需要更新换代

进行档案管理中运用到的基础设施主要有扫描仪、电脑和打印机等，但部分国有企业在开展档案工作的过程中存在的主要问题为基础设施亟待更新，部分基础设施自身使用周期较长且设备老旧，这阻碍了档案管理工作开展的效率和质量。而且随着信息化时代的到来，企业需要对自身的基础设施进行优化和改进。运用现代信息技术来提高档案管理的效率和质量，但国有企业由于自身工作的特殊性，即拥有很多涉及国家机密和商业机密的档案，这导致国有企业对于运用电子档案仍然采取保守的态度。

（四）档案人员建设队伍需要壮大

国有企业在开展档案管理工作的过程中存在档案人员建设队伍需要壮大的问题。国有企业自身工作业务体系庞大，因此其产生的档案种类较多且数量庞大，但是在档案管理的过程中档案人员存在数量不足的问题，不能很好满足档案管理工作开展得具体需要。此外，部分国有企业中档案管理人员大多为兼职，即开展档案管理工作缺乏相应的专业团队。而且在进行档案管理的过程中由于这项工作本身产生效益的周期较长，档案管理人员缺乏相应的积极性。

二、 如何提升国企档案工作的价值

提高国企档案工作价值的策略如图2所示：

（一）提高重视程度

要提高国企档案管理工作的有效性，关键在于提高企业内部对于档案管理工作的重视程度。首先档案管理人员要提高自身善于挖掘有效文件并将其转化为档案的能力，这种能力的培养离不开企业领导阶层的支持。企业领导需要定期开展培训等工作来提高员工进行档案管理的能力。此外，还要注重积极运用现代信息技术来保证企业管理工作的开展。

（二）创新档案管理模式

此外，国有企业还要注重对档案管理模式的创新，国企要充分认识到电子档案使用的高效性，而且对现代信息技术充满信心，相信电子档案运用的安全性等，在此基础上实现档案管理模式的创新，不断提高归档的信息化、智能化水平。此外还要注重进一步扩大档案信息的收集范围，将影像资料等纳入企业的档案范畴中。

（三）完善企业档案管理信息化

信息化已经成了企业档案管理的主要趋势，运用电子档案能有效提高档案归纳整理和查找的效率，从而更好发挥其自身的凭证价值等。这就需要企业不断完善自身档案管理的信息化，着重加大建立软件平台的力度，从而为档案工作的信息化建设提供平台保证。此外，在开展档案管理工作的过程中还要注重加大云计算和大数据技术的使用范围。同时为了更好使用档案管理信息化平台，还需要培养一批专业的掌握运用信息技术本领的高素质人才。

三、 总结

文章主要分析了现阶段在开展档案管理工作中存在的问题，因此在实际开展工作的过程中要充分认识到国企在档案工作中的薄弱环节，从而通过运用具体的优化和改进策略来提高档案管理的效率和质量，使得档案资料更好发挥其自身的凭证价值和情报价值，推进企业开展业务工作，以此来促进国有企业的健康发展。

参考文献：

[1]刘浩.国企档案信息化管理问题探析[J].企业文化，2019（9）.

作者简介：

黄心悦，南京市地铁交通设施保护办公室。