行政事业单位机关实行网上报销运行分析

摘 要：随着网络信息对财务管理的影响，财务业务管理随之不断提高，特别近年网络财务、网络核算、云财务、网络报销等财务管理系统较为流行，同时给财务管理提出了新的要求，文章就行政事业单位网上报销的运行进行分析。

关键词：行政事业单位;网上报销;云财务

一、 传统报销模式存在的主要问题

（一）财务业务中预算指标和核算系统不能衔接，预算控制难以实现

现阶段，财政部门对财政资金使用的时效性要求越来越高，每年5月、8月开展预算资金绩效监控评价，年终进行绩效自评，合法依规地提高财政资金，特别是项目资金的预算执行情况，实现预算指标对经费使用的实时监控尤其重要。但传统报账方式下，由于预算和开支没有实现对接，无法实时监控预算执行情况，无法实现预算资金的事前监督和管理。

（二）预算支出事项通过纸质方式记录，烦琐低效

传统方式下，主要依靠财务人员登记记账本和单位自设辅助账、报账人公务卡等方式掌握分管经费的使用情况，目前虽然会计电算化程度比较高，但会计核算和会计监督主要表现在事后统计表和事后监督。这种财务管理，对预算资金执行率的实时控制和对超预算支出的预警、无预算的无序开支等要求均无法实现。

（三）凭证录入和记账不及时，预算执行数据滞后

单位资金量较多的情况下，财务人员审核单据、凭证录入等工作量大，若月末或年末报账较集中时，会出现凭证录入不及时，导致报表和预算执行情况统计不及时或数据不准确，无法给单位领导及时提供决策依据。

（四）出纳手工核对银行账目，费时费力

传统方式下，出纳只能用EXCEL表格导出银行日记账和银行对账单，利用EXCEL表格的功能手工核对银行账目，在资金流量大的情况下，特别是实行零余额管理的财政资金，流水账对账困难多，效率低。

二、 网上报销模式的优势

（一）提升了报销流转效率

传统报销方式下，受各方面因素影响，单据流转时间长，效率低下，经办人还要给领导汇报并签字。网上报销时，报销人员按照预设的标准化电子单据提交申请，原始单据在网上传送，系统根据金额预设领导线上审批，可以大大减少报销审批等待时间，提高报销效率;同时，电子单据中已有的数据信息，财务审核后直接提取记账，减少了传统模式下的重复录入，提高财务处理效率。

（二）加强了预算控制和反馈

传统报销模式下，难以实时掌握审批事项预算执行情况，超预算、超范围事项无法提前预知。网上报销时，设置了预算实时监控管理，按照年度预算设置了预算额度和指标，根据职能设置了开支范围，超预算事项在单据填报时即无法进行录入，确保预算严格执行，同时便于领导随时掌控部门预算经费执行进度。

（三）加强报销标准的管理

传统模式报销，当事人、报销人对各类报销标准掌握不是很准确，超标准现象时有发生（如住宿标准，伙食补助标准及出差天数、培训会议日期时段等）。网上报销时，设置了按职务不同的住宿标准和伙食标准，以及可乘坐的交通工具，若超标准，系统进行预警，确保了依规依标准报销经费。

（四）提升财务管理水平

传统报销方式下，业务发生后报销、核算、记账，财务信息反馈滞后。网上报销时，财务事项的按程序流转，报销流程即时运行，财务信息得到实时反应，传统的静态财务报表数据被实时的财务动态数据更新，大大提高了数据统计、预算控制、绩效监控、财务预警等财务管理方法的有效性、及时性，实现财务事项事前、事中和事后监督;各经费主体管理单位随时掌握本部门的预算进度和开支内容等情况。

三、 网上报销流程

网上报销流程分为报账人员网上填写电子报账单、财务人员预审、财务负责和分管领导审核、财务人员终审并结算。

（一）网上填写电子报账单

发起部门的报账人登录网上报销系统，依据本部门的业务事项和项目资金，填写相应的电子报账单。填写时需要注意分清经费支出的预算指标，项目经费严格依照项目预算安排支出。电子报账单填写完毕后，使用计算机外储设备（高拍仪）扫描原始单据，提交部门负责人进行预审。如有些经费涉及多个部门，系统转入其他部门进行联审。

（二）各级领导审核

目前，各行政事业单位会计电算化全覆盖，现一些单位网上报销系统中的领导审核，一般是线下审核签字。基于安全性考虑，领导愿意线下签字，便于把关原始单据，对有关事项当面询问报账人员。同时，网上报销系统线上签字的内部控制设计不完美。

线下签字会因为领导公出等原因无法及时完成，从而导致整个报账流程效率降低。这也是整个网上报销系统中最需要改进和提升之处。

（三）财务人员审核票据和预算

财务人员通过网上审核原始单据合法合规性、单据填报的完整性、计算的准确性;审核报销事项的预算指标是否准确;审核原始凭证是否合法合规等;提供的事前报告、通知、纪要是否的效。若不符合财务要求直接退回，各项财务事项内容合法合规审核无误后，进行确认，系统自动转下一个流程节点，根据金额不同，下一节点的财务负责人，进行确认，若已进入金额权限预警，并自动转分管局领导。

（四）发起部门的負责人和报销人员及时查看报销流程

若遇退回，按照退回的原因进行补充和更正，重新提交，报销流程结束后，打印报销流程审批单，同网报过的原始凭证交由财务部门，办理资金结算。

（五）出纳付款和登记日记账

出纳人员依据前面流程中审核的单据和原始凭证支付款项，并登记日记账。对于不符合标准的单据，出纳人员可拒绝付款并退回至上一流程。

（六）会计制单

出纳业务办理完毕后，会计根据网报自动生成的凭证，登记账目，生成记账凭证，交由会计主管审核。

（七）主管会计审核

主管会计对前面流程的业务进行再审核，无误后，单据通过;发现问题，退回至相应的流程步骤进行更正。

四、 实行网上报销模式对单位提出的管理要求

网上财务报销不仅仅是财务管理信息系统的更新，它对全面加强单位的内部控制提出了更高要求。

（一）重视网络安全，明确相关内部控制要求

单位推行网上报销，最重要的是确保网络安全。财务信息关乎一个单位的经费收入和支出流转，对信息的安全性要求级别高。推行网上报销，要求一定严格在设置网络安全墙的内部网络中运行，结合单位实际需求，首先在安全的基础上追求系统的最优，制订网上报销相关制度或细则，加强系统内部的有效牵制，健全网络安全日志，严格操作人员、报账员对各自加密口令等身份信息的保密，设置业务管理、权限管理和预警提示防范风险。

（二）精准编制下属部门预算，实现预算指标和财务核算的有机衔接

为保证网上报销顺利开展，逐一细化下属部门的预算编制是关键。当前，财政资金精准化管理要求越来越高，从预算编制到财务报销，从项目绩效申报、绩效监控、绩效自评，均需要全程监督。预算编制的精细化，是实现好网上报销的第一步，根据年度部门预算，结合机关本级实际，做好经费支出事先处室预算设定，实现预算指标和核算系统的完全衔接，确保无预算严禁经费支出，超预算预警支出，预算执行缓慢提示加强支出。

（三）對部门和单位报账员、经办人的财务知识要求更高

为保证网上报账顺利完成，同时要求报账员（处室内勤）熟悉预算指标的情况，熟悉经费监控，正确填报电子报销单，按照过去的报账程序，这些填报内容均为财务人员，实行网报后，这些工作流程均由报账员完，这就对各部门和单位的报账员提出了更高财务管理的要求，要求报账员具备一定的财务知识，部门预算知识等，熟悉网报流程。

（四）依照业务需求，设计统一的电子单据

网上报销单据类型一般为借款单、经费报销单、差旅费报销单等。目前党政机关实行公务卡结算，借支现金基本没有，但提前转账预付项目资金还会发生。第一是电子单据设计时第一要考虑报账人填写简洁方便，通过设置财务信息挂接，如：公务卡信息、出差补助标准、审批权限金额预警、报账员姓名提前预设等，使报账人选择部门预算指标一项时，该预算相对应的功能分类、预算年度、资金性质等因素直接链接出来，尽可能减少需要报账人过多选择财务信息，减少出错概率。第二是要便于财务信息提取，提升财务处理效率。第三是预设多部门联合签批流程，部分经费须经一个以上部门签批，流程中应设定自动多部门签批程序。第四是结合单位OA系统中的事项报告，在保证数据安全的情况下进行链接，减少重复录入事项内容。第五是对于二次以上付款的财务事项，系统应提供再次下载功能，同时提示为第几次下载。

（五）开展广泛宣传，稳步推进

与传统模式相比，网上报销方式从线下迁移到线上，整个报销流程都发生了变化。要求报销人了解所报销事项的经费预算出处，熟悉网上填报流程，随时关注网上报销进度，及时进行跟踪。必要时可设定短信提示提醒，减少网报在途时间。

（六）结合单位部门实际，选择适合的报销模式

报销模式主要有以下四种：

1. 全员报销模式

所有业务处室报销人员均在线填写报销单据，各自使用本人高拍仪，网上传送本人经手的原始凭证和报销所需的报告，财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式下，网上报销业务一步到位，但上线需要大范围多次培训;若需按人员配置网报所需的高拍仪，目前还存在困难。

同时，处室人员更换频繁，单据错误率高，财务部门工作量短期内会有所增加。

2. 处室报账员（内勤人员）模式

每个业务处室设置报账员，一般为处室内勤，使用一台高拍仪，统一填写本部门报销单据，网上传送原始凭证和报销所需的报告，财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式下，报销业务逐步推广，业务处室人员逐步适应;上线培训范围小，效果好;财务部门服务对象范围小，单据错误修正、填报问题解答效果好。

3. 全员报销和处室报账员（内勤人员）模式

每个业务处室固定一名报账员，使用一台高拍仪，业务发生后由报账员统一以经办人（报销人）名义登录网报系统，填写本部门报销单据，网上传送原始凭证和报销所需的报告，财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式下，优点同“处室报账员（内勤人员）模式”，缺点是安全问题，因个人用户名公开化，若发生差错，责任有时难以界定，容易在同事之间形成误会。

4. 审核会计代填报销单模式

所有业务处室报销人员提交纸质报销单据给审核会计，审核会计在线填写报销单据，财务部门按网上报销流程处理财务业务。这种方式不改变目前单位报销模式，培训范围小;单据录入工作前移，凭证自动生成;实时控制预算;单据填写错误率低。但这种模式仍然同于过去的报销模式，财务人员工作量大，劳动强度高。

参考文献：

[1]徐文贞.行政事业单位实行网上报销模式浅析[J].现代商业，2018（34）：142-143.

[2]杨承瑛.浅谈事业单位网上报销[J].行政事业资产与财务，2015（33）：66-67.

[3]庄丽.科研事业单位网上报销财务控制系统基础建设[J].财经界：学术版，2013.

[4]刘辰晨.浅议行政事业单位网上报销[J].商业会计，2017（7）：99-100.

作者简介：

李红华，新疆维吾尔自治区市场监督管理局。