浅谈妇幼保健机构档案管理体系创建路径选择——以海南省妇幼保健院为例

文·张娟

（作者单位：海南省妇女儿童医学中心）

随着医改的持续推进，公立医院改革进入深水区，越来越多的医疗机构开始意识到，档案本身具有的“利用和保存价值、长远和现实价值、情报和凭证价值”对医院文化内涵建设的重要性。[1]但鉴于区位、历史因素导致的区域医疗体系发展不平衡，使得某些中西部地区的医院档案管理体系一直未得以有效建立。本文以海南省妇幼保健院为例，阐述妇幼保健机构档案管理体系的创建路径选择。

一、问题分析

（一）综合档案管理职能缺位且馆库不合规

海南省妇幼保健院作为一所公立医疗机构，工作重心一直放在医疗质量的提升上，而对档案管理工作重视不够。主要体现在医院机构设置上，一方面在医院的机构编制方案中，没有专门成立档案管理机构来负责档案工作；另一方面，档案管理职能体现在一级科室或二级科室的设置中。这就导致档案工作既多部门管理、多部门负责，又无部门管理、无部门负责，档案管理职能实质严重缺失。从硬件方面来看，一是库房不符合档案存放标准，全院只有一间库房，不利于档案分区存放；二是库房位于未作承重处理的普通楼层中间部位，不符合档案建筑设计规范要求；三是没有配置铁门铁窗等必要库房防护设备。

（二）档案管理制度陈旧且档案意识不强

医院现有的档案管理制度还是十几年前制定的，内容老化，很多归档细则已有悖于最新的国家和省级档案归档规定，如电子文档管理制度缺失，设备档案归档设置金额过低等。另外，医院领导层对档案关注度不够，对档案信息化推行动力不足。职能部门员工对档案收集意识不强，对部门档案归档范围了解不清晰明确，对档案利用制度的执行不严谨，档案用后不还的现象时有发生。

（三）档案管理人员配置不足且素质不高

作为拥有职工千余人的医院，档案管理人员明显配置不足。一是全院未配备专职档案管理人员；二是产生大量档案的行政部门，如医院办公室、人力资源部、保障部、科研科、财务科等均没有专人负责收集整理各类档案。由于兼职档案管理人员培训不到位且时常更换，导致人事档案、专业技术档案、文书档案、会计档案、实物档案以及声像档案等的收集、分类、整理、鉴定、保管、利用、统计等工作都处于低水平状态，专业技术性不强。

二、路径选择

（一）完善档案管理职能，明确档案室功能定位

为了充分履行档案职能，在医院内部机构顶层设计时，应将档案室作为一个独立的科室进行设置。同时，要考虑到妇幼保健机构作为医疗机构，以及后续档案室库房选址，空间大小与布局，人员配备等工作的开展[2]。首先需要对拟建设的档案室功能进行清晰定位，即档案室只容纳行政事务性档案，还是既包括行政事务性档案，又包括病历档案等其他门类档案。从该妇幼保健院具体情况来看，由于医院已经有病案室，所以档案室职能中只包括行政事务性档案，即主要由文书档案、人事及专技档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、声像档案、荣誉类档案以及电子类档案组成，更利于档案室的专项建设。

（二）完善档案室硬件设施和档案管理制度建设

硬件建设是档案室履职的前提，要按档案存放标准配备库房和库房设备。同时，要吃透国家、省级档案制度精神，熟悉档案行业技术标准、规范，及时修订、完善档案归档、利用细则，加强档案管理制度建设。

（三）完善人力资源配备，合理搭建人才梯队

由于医院尚未建立专业的档案管理队伍，可以考虑通过聘请退休档案专家或外院经验丰富的档案管理者作为顾问指导档案管理工作。同时，从行政职能科室内部抽调人手，尽快组建综合档案室。通过院外专家的传帮带，尽快上手，早日启动档案管理工作。此外，在行政职能科室设置固定的兼职档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理、归档、移交工作。为了稳定档案管理人员队伍，对兼职档案管理员在年度考核和职称晋升时予以加分激励。

（四）档案内部整理与档案服务外包结合并行

医院档案种类繁多，不同类别档案有不同的整理规范，因此需要对不同类别的档案加以甄别、分类整理。由于档案室的人员配置有限，千人以上的医疗单位档案室只配备1-2个全职档案管理人员。为了对长期混乱失序状态下的档案进行抢救性保护，有必要对部分类别档案进行外包服务，通过购买社会服务，邀请专业的档案公司来进行统一整理，例如基建档案和设备档案。但是，对于人事档案以及涉及到全省妇女儿童关键信息的特色文书档案，则应尽量使用内部人员整理方式。二者并行，可以有效促进医院档案工作发展。

（五）提升档案意识，培养档案素养

目前，全国开设档案学或图书馆学专业的高校不多，所以档案管理人员主要靠单位自己培养。除了老带新外，还要依托培训。从培训内容看，一是加强档案室从业人员的政治素质培训，包括服务意识和保密意识；二是对档案管理员提供档案素养和业务知识培训，对兼职档案管理员进行相应的存档规范培训。从培训途径看，一是实体培训，即为全职档案管理员提供国家级或省级档案部门组织的各类专业培训，再由全职档案管理员组织对院内行政人员的档案管理培训；二是利用网课等形式进行网上培训；三是从实践中求真知。一方面向在档案管理方面走在前列的部门取经，另一方面在实际档案整理中学习研究、发现问题、讨论问题、解决问题。

（六）按重点、分模块有序推进各专项档案整理

由于妇幼保健机构的档案整理是一个从无到有的过程，所以所有类别的档案整理不可能一蹴而就。基于此，医院应该制定一个档案推进计划，有重点、分模块地有序推进档案整理工作。一是首先确保人事档案和专技档案的整理。因为这两种档案职工利用率最高，职称晋升、入编、调动、退休、三甲评审等都需要，同时与职工的关系也最紧密。二是加强文书档案的整理。院史的编撰以及每年度上级主管部门的检查考核监督都离不开文书档案，重要性不言而喻。作为妇幼保健机构特色的全省妇女儿童数据管理，以及全省性大型项目进展要单独立卷，保密处理。三是设备档案和招投标档案需要同步进行，因为这两种档案有交叉和相互重叠部分。四是电子文件的归档跟随医院OA系统流程同步进行，确保电子档案的及时可溯。五是与时俱进，适时推动档案信息化建设。

随着医改的持续推进，“互联网+”在医疗行业的深入发展，医院的管理模式进入到一个崭新时代。妇幼保健机构的档案管理也要与时俱进，乘势而上，在完成基本的体系建构后，充分运用“互联网+”档案管理的思维，优化档案资源，提升档案资源的便捷性、安全性和服务性，实现档案管理的新突破。