关于原生电子档案资源建设的思考

文·谢洋

（作者单位：山东省档案馆）

2019年12月，山东省档案馆顺利通过“全国示范数字档案馆”测试验收，成为全国第二个通过“全国示范数字档案馆”测试的省级国家综合档案馆。在整个测评过程中，原生电子档案移交接收进馆作为数字档案馆的一项测评内容，受到省档案馆“全国示范数字档案馆、室创建工作专项小组”的高度重视。笔者作为档案接收征集工作人员，有幸参与了数字档案馆创建过程中原生电子档案移交进馆工作，获益良多。结合这次原生电子档案移交进馆工作经历，笔者想对原生电子档案概念界定、理论与实践中产生的矛盾、管理重点以及现实价值做一些思考与探索。

原生电子档案的概念产生时间不长，不但许多普通人对其认知不足，就连一些专业档案人员，都对其概念模棱两可。更有甚者，干脆将原生电子档案与电子档案混为一谈，直接影响到档案规范化管理工作的准确性。

实际上，“原生电子档案”最早是为区别纸质档案经过数字化加工后形成的电子档案（也称之为纸质档案数字化副本）而产生的。随着我国政务信息系统（OA）的推广，以及纸质档案数字化加工工作全面铺开，电子档案的概念逐渐清晰，参照纸质档案经过数字化加工后形成的电子档案相关标准，原生电子档案的提法因其生动准确，被越来越多的档案专业人员所接受。但是，相关国家标准（如GB / T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》）只对电子档案进行了定义，却未对“原生电子档案”进行界定，以致原生电子档案收集整理工作成为数字档案馆测评验收的重要内容之后，其概念与内涵依旧含糊不清。

定义原生电子档案的概念之前，首先需界定其内涵，目前主要有两种观点，其一强调文件产生的源头特征与原创属性，认为只有机关单位自制文，包括发文与内部文件才具备成为原生电子档案的条件，而所有通过政务信息系统与办公自动化系统转来的电子收文，因其不具备源头特征与原创属性，不能作为原生电子档案予以管理。第二种观点则强调其产生的方式，认为只要不是通过纸质载体扫描形成，而是直接从信息系统获取的电子文件，均可归档为原生电子档案。

两种观点各有其合理之处，强调文件产生的源头特征与原创属性，其内涵的界定更为纯粹有序，移交进馆时可自动屏蔽各种重复数据，更贴近人们的日常认知。强调原生电子档案的产生方式，则更方便收集与管理，无需将系统产生的电子文件进行二次分类，有助于减少档案人员的工作量。

回顾“原生电子档案”一词产生的环境背景，显然第二种观点更符合其原始内涵。实际上，山东省档案馆原生电子档案接收工作，正是兼顾了以上两种意见，以接收立档单位的自制文为主，同时收取了部分来自政务信息系统的电子收文。基于以上认识与实践，我们给出原生电子档案的定义，即具有凭证、查考和保存价值并归档保存的具有原始数字属性的电子文件。

此前因内涵界定不清晰，管理规范与标准不到位，原生电子档案在各级立档单位受到的重视程度不尽相同，给档案馆接收工作带来较多不便。笔者在调研中发现，大多数立档单位并没有针对原生电子档案制定收集与整理规范，运行状况较好的，能够将制发电子文件运转完结后收集刻盘归档保存，或者通过政务信息系统进行归档整理。但更多单位的管理则较随意，红头、公章、字体、版式、发文稿纸、底稿、附件等均存在不完整、不规范的现象。直接后果就是原生电子档案作为最原始的电子凭证，其权威性大打折扣。

除原生电子档案的规范性与完整性的问题，还有一个更大的理论与实践悖论横亘在档案工作者面前，那就是原生电子档案与纸质归档文件难以统一的问题。专业档案从业者都知道，我国对纸质档案的管理有着严格的规范与要求，编码盖章各有标准，成为一份完整档案的组成部分。但因应用软件系统以及文件制发方式不同，许多单位的原生电子档案本身即存在红头与公章的缺失现象，其屏幕视觉展现，往往与纸质档案存在重大差异，更可能缺少纸质档案具备的完整的档号章、发文稿纸（收文处理单）、底稿、附件等，使原生电子档案与纸质档案在完备性及严谨性上存在巨大落差，也直接影响今后档案进行单套制管理。

新修订的《档案法》规定：“电子档案与传统载体具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”尽管我国以法律的形式承认了电子档案的法律效力，但是，当一份不规范不完整的电子档案呈现在面前时，它是否可以承担起与规范完整的纸质档案相同的法律效力？归档保存的大量原生电子档案价值又体现在何处？

显然，原生电子档案规范化管理的重点，应落在电子档案的规范性与完整性上面。一份既规范又完整的原生电子档案，才可作为具有法律效力的电子凭证。要解决其规范性与完整性的问题，只有从电子文件产生的源头（包括信息系统设计与电子文件起草）抓起，强调并重视“前端控制”的理念。

所谓“前端控制”，就是用档案思维提前介入文件的形成、流转和归档等各个阶段，建立标准统一、互为保证的运行模式和保障体系，并把文件生命周期各个阶段的管理要求贯彻在系统设计之中，以维护文件的规范性与完整性。原生电子档案的前端控制，应在信息系统设计阶段引入专业档案思维，统筹考虑电子文件组件、排序、分类及元数据收集工作，在电子文件起草与制发阶段，完善其符合标准规范的档案属性，从而避免数据归档阶段信息不完整，格式不统一，档案组件无法按规范排序的问题。

从技术层面上讲，只要解决了“前端控制”的管理问题，原生电子档案与纸质档案的统一是可以实现的。但目前的现状是，政务信息系统（OA）公文制发与档案信息系统（DA）多有脱节，政务系统开发人员对档案的理解往往流于表面，而档案信息系统（DA）开发者无法触及到政务系统的规划设计，导致现行各机关单位的原生电子档案如不进行数据二次转换与处理，根本无法达到数字档案馆接收标准与要求。

笔者经过梳理与归纳，总结原生电子档案前端控制要素，应该包括以下内容，即档案元数据、归档标识、排序标识、分类代码、统计页数、签批稿纸、文件组件等。要求数据归档的同时，能够自动转换为国家标准规范要求的双层PDF电子原文，并且在文件相应位置生成档号章与电子页码。这样，纸质档案可以通过原生电子档案打印而来，彻底解决纸质档案与原生电子档案背离的问题。

原生电子档案概念产生的时间虽短，但其具有纸质档案及纸质档案数字化副本无法比拟的优势，主要表现在，一是在全文检索领域，原生电子档案的文字识别准确率百分之百，彻底解决扫描电子档案识别乱码与人工校勘问题；二是原生电子档案的数字属性，高度契合大数据时代信息分析的需要，可为档案大数据挖掘开辟全新的天地；三是原生电子档案在存储、读取、利用等方面便捷高效，有利于档案信息的分享与传播；四是原生电子档案充分适应信息时代对网络传输与数据共享的要求，满足单位无纸化办公的需要；五是原生电子档案可更便捷地实现数据备份与还原，杜绝档案资料因过度利用而导致损毁遗失的可能。

基于以上原因，原生电子档案的收集与整理工作理应受到所有档案部门的高度重视。作为专业档案从业者，我们在这一领域的探索与研究应该不断深入下去。