新时代加强档案资源建设的思考

河北秦皇岛开发区档案馆

一、新时代加强档案资源建设的重要意义

（一）维护国家安全。2014年4月15日，习近平总书记在中央国家安全委员会第一次全体会议上正式提出“总体国家安全观”，党的十九大报告对其进行了深刻阐述，并指出要“坚持总体国家安全观”。新时代，我国周边局势并不安稳，岛屿争端时有发生。档案作为历史的原始记录，真实地记载着一个国家方方面面的内容和信息，包括政治、军事、主权、领土等，并因其原始性、真实性而具有无可辩驳的凭证性，为再现历史原貌、确认领土及领海权提供铁证，成为维护国家历史真实面貌的原始依据、捍卫国家主权和领土完整的有力武器、新时代维护国家安全的战略资源。

（二）传承民族文化。文化是一个民族的灵魂，习近平总书记在十九大报告中向全党全国人民发出了“坚定文化自信，推动社会主义文化繁荣兴盛”的伟大号召。新时代，超强的传播能力导致世界文化趋同现象不断蔓延，夹带有政治意图的强势文化对弱势文化的同化和消弭作用日趋严重，保护文化的多元化成为新时代的主题。档案作为人类文明的载体和智慧的结晶，真实地记录着一个国家、一个民族文化的发展和嬗变，承载着一个民族的悠久文化和灿烂文明，具有自然天成的文化特质，是最具地域性、民族性的个性化文化资源，在编史修志、追根溯源及传承民族文化和地域文化、弘扬民族精神等方面发挥着独特的作用，有利于推动社会主义文化大发展、大繁荣。

（三）解决民生问题。民生问题事关广大人民群众的获得感、幸福感与安全感，是社会和谐稳定的基础。党的十九大报告指出，要坚持在发展中保障和改善民生，多谋民生之利、多解民生之忧。解决好民生问题已成为新时代党委、政府工作的重中之重。档案作为最原始的记录材料，具有不可替代的凭证依据性，在破解社会矛盾、解决民生问题、维护人民合法权益等方面发挥着重要作用。如招工档案为计算工龄、落实相关政策待遇等提供可靠依据，知青档案为证明工龄、办理退休等提供原始凭据，学籍档案为学历认证等提供佐证材料。

二、新时代加强档案资源建设的途径

（一）重视传统的档案资源建设途径。首先，加强档案接收工作。接收是档案资源建设的主要途径，是丰富馆藏内容、优化馆藏结构的重要渠道，各级综合档案馆要立足于经济社会发展和人民群众需要的实际，重视并加强档案接收工作。一是拓宽档案接收领域。根据国家档案局关于各级各类档案馆收集档案范围的规定，党政机关、人民团体和企事业单位是档案移交的主体，在此基础上，各级综合档案馆要积极主动拓展接收新领域、新专业、新机构、新社会组织等形成的档案。二是完善接收档案门类。首先，各级综合档案馆不仅要做好文书档案的接收进馆工作，还要积极做好科技档案、声像档案、专门档案和实物档案等门类档案的接收工作，确保应进馆的各门类档案及时接收进馆。其次，加大档案征集力度。征集是档案资源建设的重要补充途径。各级综合档案馆可以根据馆藏现状和地方历史文化特点，制定档案征集的范围和内容，充分利用报刊、电视台、网络等平台发布征集公告，多渠道开展宣传，提升档案征集工作的社会知晓率和影响力，积极争取社会各界主动参与；同时，要多措并举，可以通过捐赠、购买、交换、复制等方式，加大对散存在个人和社会上的对国家和社会具有保存价值的地方特色档案、重点珍贵档案、名人档案、家（族）谱档案或反映地方历史发展变迁的照片档案等的征集力度，把征集工作作为档案资源建设的基础性工作常态化地开展，不断完善具有地方特色的馆藏档案资源体系。再次，开展拍摄采集工作。拍摄采集是档案资源建设的有益补充途径。各级综合档案馆可以结合本地实际情况，对本行政区域的重大活动、重要会议、重点工作、重大事件等及时介入并实时跟踪拍摄；也可以对具有留存历史记忆价值的古迹遗址、传统村落、历史城镇等进行拍摄采集；还可以通过采集古稀老人口述材料，收集流传民间的遗闻轶事、史实典故、方言土话、风土民情、传统工艺等人文史料。通过拍摄采集、整理编辑，主动形成大量的具有保存价值的照片档案或声像档案，有力地补充本馆馆藏档案资源。

（二）开创新兴的档案资源建设途径。推进存量档案数字化工作。存量档案数字化是新时代档案资源建设的主要途径之一。目前，许多综合档案馆已开展了存量档案数字化工作，把本馆利用率较高的档案进行目录著录、原文扫描，建立了档案数据库，有的还通过档案信息资源挖掘与整合建立了专题数据库。但因受限于人力和财力，部分综合档案馆的档案数字化工作比较滞后，档案数字化完成度有待进一步提升，对于存量档案数字化率较低的档案馆要深入了解、系统分析本馆馆藏档案情况，依据保存价值与利用频率，确定存量档案数字化的范围与顺序，对保存价值较高且利用频率也较高的全宗优先进行数字化，保存价值高且利用频率稍高的全宗次之，以此类推，通过著录、扫描等逐步实现馆藏传统载体档案目录及全文的数字化。

三、新时代加强档案资源建设需注意的问题

（一）明确电子文件归档范围。新时代，电子文件呈指数级增长，与传统载体文件相比，其数量更庞大、内容更丰富、种类更多样、归档范围更广泛，这将使我们面临不同载体、不同类型电子文件的归档问题，而已有的电子文件管理规定，如《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT 18894-2016）对电子文件的归档范围采用“参考法”，即不同类型的电子文件参考各自类型的归档方式，电子文件处于归档范围不够明确的尴尬境地。为做好电子文件归档工作，档案管理部门应在实践中尽快完善电子文件归档范围相关制度规范，进一步细化、明确电子文件归档范围，确保电子文件归档时既避免有文必档，又做到应归尽归。

（二）建立数据接口标准。各综合档案馆采用的档案管理信息系统与各立档单位使用的业务系统（如办公自动化系统、网站系统、电子邮件系统等）之间的数据接口存在一定的差异性，影响着档案管理信息系统的兼容性与可扩展性。为提高档案管理信息系统与业务系统之间的匹配性，保障两者之间数据的有效通信，实现两者之间的数据共享与数据转换，数据接口标准化显得十分重要。笔者认为，应将立档单位的业务系统与综合档案馆的档案管理信息系统对接起来，建立数据接口标准，对数据结构、数据格式、存储结构及存储方式等统一标准和要求，确保各立档单位的业务系统产生的应归档电子文件及元数据能及时顺利归档。

新时代，档案工作者要及时更新理念，积极主动适应时代变化的速度与节奏，在注重传统的档案资源建设途径的基础上勇于探索新兴的档案资源建设途径，充分利用各种信息技术，做好档案资源建设工作，更好地服务新时代经济建设和社会发展，最大限度地使档案资源惠及社会、造福百姓。