5G时代下办公室档案数字化建设的措施探讨

张旭

摘要：办公室档案管理历来是事业单位管理中不可或缺的一部分，档案管理工作质量在一定程度上关系到事业单位各项工作的开展。5G技术的高速普及，数字档案数量的不断增长，对办公室档案管理工作提出了更高的要求，能否充分利用新型信息化技术推动办公室档案数字化建设就成为当前急需解决的重要课题。本文结合5G时代信息技术发展动态，提出几点办公室档案数字化建设的措施与建议，仅供参考与借鉴。

关键词：办公室档案;数字化建设;5G时代

办公室档案管理通过多年的数字化建设，当前已经取得了一定的成就，已经基本实现了档案管理流程的信息化管理，有效促进了工作效率、工作质量的全面提升。在看到成就的同时，我们也需要意识到档案管理数字化建设是一项动态的工程，其必然需要密切围绕信息技术发展动态进行不断地优化调整，才能够有效满足办公室档案馆需求。5G商业元年的正式到来，5G基础设施建设开始在我国各个区域快速推进，各行各业均在5G时代迎来了全新的发展格局，办公室档案管理工作能否充分利用5G时代的技术红利，就成为当前档案管理工作的重中之重。

一、基于软硬件完善奠定数字化基础

5G时代，各种新兴信息技术开始不断推广、普及，信息传播效率的大幅提升，对软硬件也提出了更高的要求。对办公室档案而言，软硬件无疑是数字化建设的基础所在。对事业单位来说，应当积极加大档案管理软硬件投入力度，针对5G时代档案管理所需硬件进行全面的调研，保障采购的硬件设备不仅能够满足当前需求，同时能够满足未来一段时间的需求。在此基础上，软件作为影响档案管理效率的重要因素，事业单位应当主动与社会企业、科研单位进行合作，通过外包的方式来进行档案软件的定制，并根据办公室档案需求进行不断的优化，不断提高软件的适用性、兼容性。

二、围绕数字化动态完善制度规范

各项工作的开展，均离不开科学合理的规章制度作为有效的支持。5G时代对办公室档案数字化建设，需要充分结合当前档案管理现实情况、数字化建设动态，针对现有规章制度进行优化调整，全面明确档案管理具体工作流程，规范每一个细节，同时建立健全对应的责任体系，将规章制度落实到档案管理岗位，并建立对应的绩效考核機制，使得责任能够与薪酬挂钩，切实调动广大工作人员积极性。与此同时，为有效推动数字化建设，也需要围绕数字化建设中的工作内容，建立对应的规章制度，使得档案管理数字化建设能够严格按照规章制度来开展，提升数字化建设的规范性、科学性。此外，档案管理整个流程中涉及事业单位各个部门，档案管理规章制度也需要纳入其他部门的工作内容，以此来推进档案管理部门与其他各个部门的有效协调，各项对接工作均能够依照规章制度来开展，切实推进档案管理工作的顺利开展。

三、积极推进档案数字化标准建设

当前办公室档案管理之所以存在信息孤岛的问题，当中很大一部分原因在于各个事业单位各自为政，数字化标准建设方面存在严重的滞后性，相关的系统难以进行对接。上述背景下，应当充分结合我国档案数字化发展动态，通过有关部门的统筹协调，推进各个事业单位在软件、系统等领域实施全面的协调，建立更为统一的档案标准、规范[1]。对事业单位而言，应当积极响应数字化标准建设工作，严格按照相关部门的要求，推进数字化档案收集、归档、储存等各个流程的标准化建设，从而有效保障各单位之间能够在档案方面进行对接，切实解决档案管理数字化建设面临的信息孤岛问题。

四、加大档案管理队伍培训教育力度

档案管理队伍作为数字化建设的直接参与成员，其综合素质直接关系到办公室档案数字化建设成果。对于事业单位来说，应当积极增加强现有档案人员的培训教育工作，针对档案管理队伍现有知识结构、档案管理能力、信息素养进行深入的分析，以此来制定针对性的培训教育内容，同时引入多元化的培训教育途径，包括线上培训、高校委培、专家讲座等等，培训教育内容不仅仅需要涉及办公室档案管理专业知识、档案数字化管理知识，同时还需要围绕5G时代信息技术发展动态开展有关知识的培训教育，不断提高现有队伍的综合素养[2]。除此之外，为进一步调动档案管理队伍的能动性，事业单位还应当针对档案管理队伍中建立良好的选拔机制、晋升机制、薪酬体系，以此来提升岗位吸引力，吸收更多的有志之士进入到档案管理队伍，以此来优化档案管理队伍年龄结构、知识结构，为数字化建设奠定人力资源基础。

5G时代所带来的全新变化，办公室档案管理工作在面临挑战的同时，也迎来了全新的发展机遇。这就需要事业单位意识到推进档案管理数字化建设的迫切性，充分结合5G时代各种新兴信息化技术，基于软硬件完善奠定数字化基础、围绕数字化动态完善制度规范、积极推进档案数字化标准建设以及加大档案管理队伍培训教育力度，保障档案管理数字化建设的有序推进。

参考文献：

[1]仲耸.数字化时代医院办公室档案管理模式的构建研究[J].办公室业务，2019（13）：58+61.

[2]翟建勋.数字化时代县级政府办公室文书档案“双套制”管理探讨[J].办公室业务，2019（05）：80.