Excel在中小企业财务管理中的应用策略分析

伍国惠（厦门华天涉外职业技术学院）

■引言

Microsoft office中最重要的组件之一就是Excel，其在数据处理上有独特的功能和优势，受到中小企业财务管理的广泛欢迎。现阶段，在信息技术不断发展的过程中，如何将其有效的应用在中小企业财务管理中成为相关人员关注的重点，需要对其进行深入研究。

■中小企业财务管理中应用Excel的优势

首先，Excel的功能强大。最常被财务人员使用的功能是电子表格和储存功能，可以将财务数据进行储存与处理等，可以在财务数据出现之初就对其进行准确记录方便后续工作的进行。此外，其计算功能、图表功能以及模板功能可以有效提升中小企业财务管理工作的效率和准确性，避免从传统财务管理工作中由纸、笔以及计算机等方法对中小企业财务管理起到的负面影响，其图表功能可以将不同类型的数据进行简洁展示，增强相关人员对财务情况的理解，进而提高中小企业决策的科学性。

其次，部分财务软件需要中小企业付出一定的资金才可以拥有其使用权，而且其主要适用于大型企业复杂化的业务处理中，中小企业规模并不大使用可以直接进行下载的Excel已经完全满足其财务管理的需求，可以尽可能的将其成本节省。同时Excel操作较为简单，对于财务人员的技能要求相对较低，财务人员只需要准确掌握在财务管理中常用的各种公式就可以保证自身的工作质量。最后，Excel支持VBA，数据获取工作也比较方便，保证中小企业财务管理工作全过程的高效性[1]。

■中小企业财务管理中应用Excel的策略

（一）完善财务数据分析与处理管理机制

要想将Excel应用在中小企业的财务管理工作中需要将其管理机制进行完善，首先管理人员应当在财务部门的会议中重点强调Excel在财务管理中的作用，引起其注意，要求其应用Excel进行财务数据的分析和处理。例如，财务人员在财务管理工作中可以应用Excel菜单工具栏将财务数据进行筛选、排序等操作实现对数据的处理，应用统计分析工具分析其中较为复杂的问题，从而提高财务管理工作质量。其次，中小企业管理人员应当定期查看财务电子表格，监督财务人员的使用情况，根据其实际情况制定相应的奖惩机制，引起财务人员的充分重视，鼓励、引导财务人员加深Excel的应用，结合自身企业所处的行业将管理机制进行完善。最后，加强对Excel的宣传，Excel作为常用的办公软件，基本在职的财务人员都了解其基本情况，需要在其原有认知的基础上加强其对Excel的认可，通过定期推送相关文章使其将Excel应用于数据分析和处理中，在切实应用体会过其为工作带来的优势后，财务人员会在之后的财务管理中自觉将Excel进行应用。

（二）实现高效工资核算

现阶段，部分企业在工资核算上都是利用工作管理系统进行的，其在实际应用的过程中存在一定的不足，中小企业通过Excel的应用可以将管理系统中存在的不足进行改善，保证工资核算不会出现问题。首先，财务人员需要明确Excel在工资核算中可以涉及到的内容有很多，如员工工资信息表、员工考勤信息表等，需要结合中小企业的实际情况，灵活将其进行应用。其次，财务人员通过Excel编制具体的工资名册，主要步骤有以下几个：（1）制作电子工资报表；（2）结合工作岗位的实际要求设置工资项目；（3）利用筛选功能查询财务信息，并通过VLOOKUP函数查找具体员工的个人工资状况，结合其岗位工资数据计算其当前应发的工资数据，然后汇总工资数据，利用公式进行分析；（4）根据数据分析结果，生成工资条并将其进行打印。最后，通过图表功能将中小企业各个部门的工资情况进行展示，并交付给管理人员进行查看，从而保证工资核算的准确性和高效性[2]。

（三）建立应收账款模型

中小企业在生产、经营的过程中常常会将客户按照一定依据进行分类，并结合其具体的分类制定不同的应收账款的明细账目，其是企业最基本的应收账款的台账来源，中小企业的财务人员的财务管理工作需要针对应收账款情况编制其明细情况。一方面，财务人员可以利用Excel建立财务模型，根据近期的应收账款情况设置提前提醒，例如，提前14天提醒，帮助中小企业做好收账准备。主要操作流程可以先将14天之内的应收账款在表格中标红，短期逾期标黄、长期逾期标蓝；然后将表格进行重新设计，在原有数据的基础上在最前面插入两行，合并单元格，A2中输入=“今天是：”&TEXT等进行分析的公式，从而将应收账款情况进行清晰化的展示，便于相关人员进行管理。另一方面，应用Excel做好计提坏账准备，通过应收账款的编制明确其整体情况的同时利用函数工具做好相关准备，保证企业管理人员可以在考虑到应收账款实际情况的基础上进行资金配置，从而保证中小企业的财务状况。

（四）灵活使用固定资产折旧函数

Excel中的函数公式可以将中小企业财务管理中的固定资产折旧问题进行高效化的处理，在实际运用过程中可以采用以下几种方法，（1）直线折旧法，即通过SLN函数将固定资产的每期线性折旧费进行返回性的计算，在Excel中的语法为“=SLN（cost,salvage,life）”；（2）年数总和法，即通过SYD函数将固定资产按照年限总和进行阶段性的计算，在Excel中的语法为“=DDB（cost,salvage,life,per）”，（3）余额递减法，即通过DDB函数将在定期内的固定资产的折旧值进行计算，在Excel中的语法为“DDB（cost,salvage,period,factor）”，通过这些函数的应用可以有效提升固定资产折旧结果的准确性。此外，Excel的存储功能还可以将数据进行保存，方便之后进行数据查询，在一定程度上还将财务人员的工作压力进行降低，可以改变传统固定资产折旧上通过计算固定资产产值以及预估净产值等方式进行的计算、分析，降低对财务人员在技能上的要求，缓解其工作压力，提高其工作积极性，从而保证中小企业财务管理工作的顺利进行[3]。

（五）建立筹资决策分析模型

中小企业本身的资金相较于大企业并不雄厚，融资是否具有合理性直接影响到企业的生存、发展，需要其结合自身所处行业的实际情况，加强和市场之间的联系，并将Excel合理的应用在筹资决策环节中，将自身的资金结构进行有效控制。基于此，中小企业可以采用资本成本法的融资方式调整自身的资金结构，应用Excel建立长期借款双变量分析模型、租赁筹资和举债筹资比较分析模型等相关模型，并通过运用Excel中的工具定量分析财务数据，保证管理人员可以通过财务模型进行正确决策。此外，这些模型的构建可以通过建立财务数据信息库作为支持，将通过各种途径获取到的筹资信息整合在一起，在具体模型构建的过程中可以直接将其进行利用，从而保证模型构建的效率，使其具体较强的时效性，切实与管理人员的需求相符，保证财务管理工作的效果，促进中小企业长久稳定的发展。

（六）提高财务人员计算机能力

虽然Excel对于中小企业的财务人员的能力要求并不高，但在信息技术不断进步的当前，Excel的功能等也在不断完善和调整，需要让财务人员积极关注Excel的运用技巧和功能变化等情况，不断提升自身的计算机能力。对此，中小企业可以综合Excel的简单化特点，制定长间隔的培训计划，可以按季度进行培训，在尽可能减少企业成本的基础上保证财务人员拥有良好的职业技能，从而保证财务管理的工作质量。此外，将培训内容进行完善，除了计算机能力的培养，还应当加强对财务人员的思想政治教育。例如，播放与思想政治内容相关的教育短片、发放各种品德培养的书籍等，在保证其计算机能力的基础上提高财务人员的思想水平，帮助其树立正确的工作作风，养成其诚信工作意识。最后，财务人员之间需要加强交流，沟通彼此在财务管理工作中应用Excel的小技巧，使其可以不断调整优化自身的应用方式，提升财务数据处理效率，从而将Excel应用在中小企业财务管理中的作用最大化的发挥出来。

■结语

总而言之，中小企业在经济全球化的趋势中有广阔的发展前景，如何借助财务管理工作将企业的投资成本等进行有效控制，提高决策的合理性都直接影响中小企业的市场竞争力，需要其结合当前财务管理的实际情况，将Excel切实的应用在财务管理中，从而提高财务管理的效率和精确度。