研究生学位档案管理模式及其优化

摘 要 研究生学位档案是研究生在校学习期间各环节及其科研成果的重要体现，是高校与研究生之间的重要纽带。由于高校对于研究生档案管理工作的重视程度不够，管理模式不恰当，造成研究生档案材料的不完整、不准确。因此，应当提高对研究生档案管理工作的重视程度，探究最优化的研究生档案管理模式，提高档案管理的水平。

关键词 研究生 学位档案 模式 优化

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-06

★作者简介：王仕豪，西北政法大学研究生院助理工程师，硕士研究生，研究方向为系统及档案管理。

Abstract The postgraduate degree archives are an important manifestation of all the links and their scientific research achievements during the period of postgraduate study， as well as an important link between colleges and postgraduate students. Because colleges and universities do not pay enough attention to the management of postgraduate students' archives， and the management mode is not appropriate， the postgraduate archival materials are incomplete and inaccurate. Therefore， it is necessary to improve the attention to postgraduate archives management， explore the optimal postgraduate archives management mode， and improve the level of archives management.

Keyword postgraduate student; degree archives; mode; optimization

一、研究生学位档案及其管理概述

1.研究生学位档案。研究生整个学习阶段，可将研究生档案分为两个部分：一部分为人事档案，这部分档案是始终在本人身边，记录了研究生从小学到未来工作全过程的档案;另一部分则是研究生学位档案（也可称为留校档案），主要记录了研究生培养及学位申请各个环节的表格、文件及复印材料。留校档案也是学校及其他单位核查该研究生在校期间日常学习、科研成果、学位申请各方面情况的依据。各高校也在不断提高对研究生档案管理的重视程度。为此，应当建立健全研究生学位档案管理工作細节，使研究生学位档案能够发挥其应有的价值和作用。

2.研究生学位档案管理。研究生学位档案管理有别于其他档案的管理，其首先具有阶段性。研究生从招生工作启动到在校学习期间的培养环节，最后到学位办学位申请环节，三个大的阶段，涉及了不同科室之间材料的汇总与协调。其次，学位档案还具有周期性。随着招生规模的不断扩大，各个培养单位生源的增加带来的学位档案管理工作的周期也不断延长，使之基本成为日常工作的一部分。再次，学位档案还具有永久性。研究生学位档案体现了研究生培养的质量，不但包含其学习全过程的材料，而且是其在研究生学习过程中科研成果的重要体现，因此作为学校研究生培养质量的体现，需要进行永久保存，以备后期核查。

二、当前研究生学位档案管理模式

1.研究生院集中管理。研究生院是统筹管理研究生在校期间各类事项的行政部门，其负责了从研究生招生报名考试直到颁发学位证书全过程中各项环节的事项。大到研究生课程安排，小到研究生在校期间的衣食住行，所有各类事务纷繁复杂，需要多个科室及相关二级学院统筹协调来开展工作。在这种模式下，研究生学位档案的管理集中在研究生院，一般由研究生院学位科的老师兼职负责管理，学位科老师将收集好的材料统一装档案袋并核查后向校档案馆移交。对于研究生规模不大的院校来说，这样的管理模式更加直接，作为学校也更好把控档案的质量，尽量少产生问题，但是如果学生的数量不断增加，就会给学位办老师带来比较大的工作压力，在完成日常学位工作的同时还需要整理较多的档案，势必会造成档案整理质量的下降，问题变多，这也就失去了档案管理本身的意义。

2.各二级学院自行管理。在这种模式下，档案不通过研究生院来进行管理，而是由各二级学院即研究生培养单位自行整理，直接向校档案室归档。各二级学院由于平时直接接触研究生的具体培养工作，对学生各个培养环节的经历十分了解，这种档案管理模式有利于保证档案的真实性与准确性，并且各二级学院相当于分担了研究生院的工作量，工作效率也会较第一种模式提高。虽然这种模式看似有很多优点，但是也不可避免存在缺陷，二级学院的教务老师虽然熟悉研究生培养各环节的工作，但对于招生及学位管理工作并不是特别明确，这会造成档案中关于招生和学位环节的档案存在不清楚、不健全的问题。

3.档案三级管理。上面两种模式都或多或少地有一定的档案管理弊端，通过多年档案的管理与研究生的培养，各个高校也不断总结经验，最终形成较为成熟的档案三级管理模式。所谓档案三级管理就是说，各研究生所在的学院、研究生院、校档案馆形成的三级管理模式。首先研究生日常的教学管理都在各学院进行，在研究生学习期间，各学院教务老师将研究生日常培养过程中的各种材料及时整理归档，能够保证研究生培养阶段材料的准确性，到研究生学位申请环节时，按照校学位办的要求将学位申请各个环节的材料进行整理归档。由于各学院学生数量不多，相当于将学生档案总量进行了分解，提高档案整理效率的同时提高档案内容的精度。其次，各学院整理完成后将档案统一移交研究生院进行备案核查，此时又能够充分发挥研究生院在研究生管理中的作用，进一步保证档案的真实性与准确性。再次，研究生院核查无误后统一移交校档案馆归档，档案馆对档案进行审查，确保档案符合学校归档要求。

三、寻求研究生学位档案管理最优模式

1.巩固档案三级管理模式。从前文中对档案管理模式的分类探究我们可以看出，档案三级管理模式是最能够适应当前我国高校教育体制、结构的方式。通过各学院、研究生院和校档案馆三级配合，相互监督，能够形成一种效率较高、质量较好、准确性较强的档案管理模式，在充分发挥各学院、行政部门的重要作用的同时，把研究生学位档案管理工作尽可能地优化完善。因此，必须坚持这种适应性较强的研究生学位档案管理模式，巩固三级管理的层次性，从学位档案建立的各学院即入口端就应当重视起来，保障档案建立时的完整性与准确性;在研究生院这一环节，更多的是内容的审查与复查，进一步确保研究生培养管理各环节的重要材料都收录在档案中;高校档案馆是研究生学位档案的工作末端，高校档案馆要把控好末端质量关，通过末端档案出口把控，真正实现无死角、精细化的研究生档案管理，真正做到各部门与各学院相互配合、互相监督，提高研究生学位档案管理质量，进一步提升高校研究生教育管理水平。

2.加强档案管理制度建设。学位档案管理本身就依据着各项管理模式和规定进行，如果没有良好的制度基础，定会造成档案管理的混乱。由于要依附于档案三级管理模式，本身就是三个不同的部门之间相互协调的工作，如果没有三方共同遵从的制度基础，就无法相互配合形成合力，也达不到档案三级管理应有的效果，反而造成效率低下、管理混乱的情况。加强制度建设，首先就应当明确研究生学位档案的内容，确定档案材料的具体内容，各学院在建立学位档案之初就严把入口关，确保档案内容的准确性与一致性;其次，应当建立起一套档案管理的程序和管理规定，明确三级管理的权责，从研究生学位档案管理的程序、各部门职责、档案材料整理归档的基本要求等方面加以明确，形成具有可操作性的研究生档案管理实施细则，通过制度的完善来推动研究生档案管理工作的进步。

3.提升檔案管理水平与意识。当前，许多高校对研究生学位档案管理工作的重视程度还不够，各部门管理老师的重视程度也参差不齐，也不具备档案管理相关的知识，因此只依靠学校档案馆的要求和通知来进行归档工作效果并不理想。想要提高研究生学位档案的管理水平，首先要提高各部门管理人员对档案的重视程度。学校应当将研究生学位档案的归档工作作为相关学院及部门每年的年度重点工作之一，与年中及年底考核成绩挂钩，提高各部门的重视程度。其次，学校每年应当针对研究生学位档案的归档工作组织专人进行培训，明确档案管理的基本准则和要求，使涉及档案管理相关工作的老师能够对所需进行的工作有一个全面的认识，进而提高其工作重视程度。再次，学校应当不定期地对档案管理部门的档案工作进行抽查，对于不能按照要求完成好档案工作的部门、学院应给予相应的惩罚，从学校层面发挥监督作用，提高研究生学位档案管理质量。

四、结语

研究生学位档案管理工作是研究生教育培养过程中一项十分重要的任务，这不仅仅反映了研究生在校学习期间的情况，也是未来几十年甚至更久时间该名研究生与学校的重要纽带，因此无论是学校还是负责档案管理工作的各位老师，都应当提高对于档案管理工作的重视程度。档案管理工作的好坏在一定程度上反映出高校研究生教育活动的质量。我们常说，细节决定命运，而档案管理工作的细节往往决定了高校研究生教育管理的水平与质量，更关乎着学生未来职业命运发展，这些都需要我们不断探索和努力。

参考文献

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