高职院校档案数据中心的作用与建设探析

摘 要 档案数据中心是顺应大数据时代发展的必然举措，高职院校建立档案数据中心有宏观政策的导向，也有实践经验的借鉴。建立档案数据中心有利于档案工作的优化升级，提升档案资源的利用效率，推动智慧校园的建设进程及辅助各项工作的有效决策。高职院校建设档案数据中心应建立顺畅的运行机制，构建系统的资源体系，提供便捷的三大平台。

关键词 高职院校 档案 数据中心 档案数据中心

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2020-02-28

★基金项目：湖南省档案局科技项目“大数据时代背景下共享型高职院校数据中心建设与服务研究”（项目编号：2018-H-24）。

★作者简介：鄢嫦，长沙商贸旅游职业技术学院档案馆，讲师，硕士研究生，研究方向为档案资源开发、档案文化建设。

Abstract Establishing archival data centers is an inevitable move in line with the development of big data era. The establishment of archival data centers in higher vocational colleges is guided by macro policies and also has reference of practical experience. It is beneficial to optimize and update archival work， improve the utilization efficiency of archival resources， promoting the construction progress of smart campus， and assist the effective decision-making of all kinds of work. Establishing archival data centers should focus on three aspects： building a smooth operating mechanism， constructing a systematic resource system and creating three convenient platforms.

Keyword higher vocational college; archives; data center; archival data center

隨着网络信息技术的高速发展，社会迈入大数据时代。近年来，跟随档案行业“存量数字化，增量电子化”的发展战略，档案信息化建设逐步推进，档案工作逐步从传统的纸质文件管理过渡到数据信息的管理，档案工作也步入大数据管理时代。档案数据资源呈现出“数据规模大”“数据类型多”“档案数据可进行深度开发”的特点，上述特征与档案数据管理手段匮乏、机构缺位之间的矛盾越发激烈，档案数据中心应运而生。

一、高职院校档案数据中心建设的可行性分析

1.宏观政策的导向。大数据时代，高职院校档案工作呈现出新的特点，如何正确把握发展契机、有效应对发展挑战成为档案行业需要思考的重要课题。为适应大数据时代档案工作发展的新需求，国家级、省级相关机构相继颁布系列文件，如教育部和国家档案局共同颁布的《高等学校档案管理办法》要求“高校设置专项经费，完善档案现代化、信息化建设的设施设备，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”[1]。该文件直接以教育部令的形式下发，具有较强的权威性，为高校档案信息化建设提供了有力的政策依据。2016年发布的《全国档案事业发展“十三五”规划》将档案管理信息化作为主要发展目标和重点建设任务，提出“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的档案资源建设战略部署[2];同年，湖南省教育厅发布《关于全面推进湖南教育数字档案中心建设工作的通知》。可以看出，教育行政和档案业务主管部门均为高职院校档案数字化、信息化建设指明了方向，为高职院校档案数据中心建设提供了有力的政策支撑。

2.实践领域的验证。为应对大数据时代带来的挑战，各级各类档案机构结合单位档案工作实际，积极探究建设档案数据中心的有效策略，取得了一定的成效。譬如，2012年，湘潭市档案局率先在全国建立区域性档案数据中心机构，负责统筹全市档案数据的存储、维护、管理和利用。2014年，石家庄市档案局提出的《区域性数字档案数据中心》纳入河北省档案科技项目，同时列为国家档案局科技项目计划。此外，还包括辽宁省本溪市的多媒体档案数据中心。可见，建设档案数据中心已在实践领域得以验证，能够为高职院校档案数据中心的建设提供借鉴。事实上，随着智慧校园的逐步推广，大部分高校的数据中心已经建成，但是其归口部门并非档案机构，各高校正逐步推进数字档案建设进程，已经建立起档案数字服务平台，如中南大学档案馆官方网站就设有数字档案馆公共服务平台（档案在线服务系统），能够为学校师生提供在线服务。

二、高职院校档案数据中心建设的作用分析

1.助力档案工作的优化升级。相比于本科院校，高职院校的档案数字平台建设进程缓慢，以我校为例，学校档案工作仍处于初步发展阶段，管理体制尚未理顺，数字化进程相对滞后，档案工作还需进一步规范化管理。建设档案数据中心，能够很大程度上优化档案实体管理流程，实现档案数据资源的优化配置。

档案收集更智能。高职院校较为传统的收集方式为坐等上门接收，一般由学校各二级单位定期将有价值的档案移交至档案馆，主要以传统的纸质档案、实物档案为主，电子文件相对较少。档案数据中心建成后，学校OA系统、教务系统、财务系统等各系统实现与档案管理系统的有效对接，可以实现电子文件的在线即时归档，档案数据实时采集归档。云存储的有效运用，使得网站基本上可以实现全校师生信息的收集，档案信息更加丰富，能够更加全面地保存学校的记忆。

整理方式更多元。当前，高职院校档案管理主要参照《高等学校档案管理办法》，结合学校工作实际，遵照学校档案工作方案具体实施，以来源原则为标准开展档案整理工作。而随着档案数字信息的高速增长，用户的需求呈现出多元化趋势，对于按照主体、类别和需求等進行整理的要求增多。建立档案数据中心，充分运用云计算和大数据技术对收集的信息可以按照任一顺序进行整理，工作效率得以大幅度提升，同时也在很大程度上为档案实务工作者提供了方便。

存储载体更先进。在数字化建设初始阶段，档案数据类型主要为纸质档案数字化后形成的不同载体档案，档案仍以纸质载体为主，磁盘、光盘为辅，能够满足传统档案工作的保管需求。随着大数据时代的到来，档案数字资源规模急剧增长，非结构化数据出现，传统的保存载体无法满足海量数据的存储需求，非结构化数据的有效保管也面临挑战，亟需寻求合适的存储载体。而档案数据中心采取的云存储技术能较好地解决上述两个问题，档案信息越来越多地以数字化的形式存储在云端。

2.提升档案资源的利用效率。参照湘潭市档案局建设的数据中心，高职院校档案数据中心应包括业务管理平台、公共服务平台和信息资讯平台，通过数据中心对全校的数字资源进行有效整合，资源能够得到最优的配置和最大程度的共享，具体而言体现为三个方面。

一是实现档案的全文检索。传统档案工作主要通过标题进行检索，容易造成资源的漏检，全文检索能够提高档案检全率和检准率，从而提高资源的利用效率。以文本形式存储的电子文件基本能够实现全文检索，但对于经过数字化处理形成的图像文件则需要通过特定的技术，如OCR技术，将图像文件转变为文本文件，方能实现全面检索。

二是实现档案的在线利用。到馆利用、人工查找仍是我校档案利用的主要方式，数据中心建成后，用户可以通过公共服务平台实现在线即时利用和异地利用，通过平台在线提交利用申请，经审核后即可获取所需资源，利用便捷、及时。在线利用能较大程度上节省利用者和服务者的人工成本，工作效率得以提升。

三是实现档案的即时公开。2007年，《政府信息公开条例》发布，按照文件要求，学校数据中心通过资讯平台将可公开的档案信息进行发布，确保档案用户的知情权。同时发布档案工作动态，帮助用户了解档案工作，强化档案意识，扩大档案工作的影响力。

3.推动智慧校园的建设进程。近年来，随着新技术的层出不穷，智慧校园作为一个新兴事物引起了高校的普遍关注。譬如，由江苏省电信所倡导的“智慧校园”，其重要载体是校园“翼机通”，通过融合物联网与3G技术的信息化应用平台，“翼机通”手机集门禁卡、借书卡、零钱包等用途于一身。又如，湘潭大学实行“校园一卡通”，校园卡集门禁卡、借阅卡、银行卡、饭卡、医疗卡等用途于一身，极大地方便了学生。建设档案数据中心，采用云计算、数据挖掘和物联网等技术将学校的教学、科研、管理、资产等数据信息进行资源整合，将档案数据资源系统与学校的应用系统进行连接整合，纳入系统管理，实现档案数据资源利用的一体化。初步设想为在校师生通过校园卡在服务终端通过自主服务查询利用不涉密、公开的档案数据资源，而对于未公开的档案数据资源，则实行到馆利用或在线提交申请利用两种方式。

4.辅助各项工作的有效决策。高职院校档案数据中心包括多个数据资源库，譬如学生数据资源库、教师数据资源库、资产数据资源库、教务数据资源库、科研数据资源库、图书数据资源库及档案数据资源库等，对学校各类数据资源进行实时收集、动态管理，为学校各项工作决策提供参考。譬如，学生助学金的评定，通过学生数据资源库的信息查询，了解学生的家庭背景、消费记录、在校现实表现等情况，从而辅助决策。又如，优秀教师的评定，通过教师数据资源库可查询教师的基本信息、科研课题申报情况、教学论文发表情况、开设课程、课程反馈、教学竞赛、教学获奖等各类信息，根据数据资源进行筛选评定。总体而言，建设档案数据中心能够为教学、科研、管理等各项工作提供更优质的服务。

三、高职院校档案数据中心建设的设想

1.建立顺畅的运行机制。建立档案数据中心是涉及全校各部门的工作，但当前高职院校各部门对档案工作的认识和重视程度不够，而数据中心的有效运行需要各部门的积极配合和参与。首先应从制度上明确。参照《高等学校档案管理办法》，结合本校档案工作实际，出台学校档案管理制度，积极调动各二级机构参与档案工作的积极性。其次，规范档案数据中心建设的业务流程。参照已经出台的相关标准，如《电子文件管理规范》《数字档案馆建设指南》，明确档案工作各个流程的工作要求，如档案数据的格式要求。此外，应制定明确的工作管理机制，学校档案主管部门如何对二级机构进行业务指导和监督、二级机构档案移交应满足的要求等等。再次，注重宣传工作。当前，微博、微信等自媒体高度发达，档案机构可以通过开通官方微博、微信公众号加强档案数据中心的宣传，帮助信息用户了解档案数据中心的内涵与作用，正确应对大数据时代数据信息暴增带来的信息辨别、筛选等挑战。

2.构建系统的资源体系。遵照《高等学校档案管理办法》，高校档案涉及党群、行政、学生、教学、科研、基建、财会及仪器设备等多种类别，载体包括纸质、照（胶）片、电子及录像（录音）带等。构建档案数据中心应实现学校各个系统的有效对接，对校内各项工作的数字资源加以整合分类。以我校为例，OA办公系统已经在全校范围内运行，已办结的电子文件能够实现在线归档，但OA系统尚未与档案管理系统建立有效连接，两项工作仍处于分离状态。此外，学校设有教务、科研、财务及课堂监控等系统，但各系统的主管部门不一，数据信息未进行集中管理。

档案数据中心的资源主要包括纸质档案数字化后形成的资源和各业务系统形成的数据信息，需对各项工作的数据资源加以整合分类，初步设想建立学生、教师、教务、科研、财务、资产及图书数据资源库。采用数据搜集、数据挖掘、数据分析、云存储等技术对各类数据进行实时收集与监测，过滤无用信息，将有价值的数据信息进行整合上传，充实资源体系。同时，应注重优化档案数据资源结构，一方面从用户需求的角度出发，运用大数据技术分析用户的信息需求，统计分析资源分布情况，从而优化档案数据结构，为用户提供更具针对性的信息服务。另一方面根据数据中心的发展趋势，研究判断档案数据资源的需求趋势[3]。

3.提供便捷的三大平台。数据中心的平台建设以档案网站为依托，建立业务管理平台、公共服务平台及信息资讯平台，不同的平台发挥着不同的功能。业务管理平台主要是针对系统管理者，即档案实务工作者及技术管理员，档案工作者利用管理平台设置二级机构的访问权限，处理并录入档案数据信息，检索并提供利用档案数据信息，定期对系统进行安全维护，适时更新软件系统，开展数据迁移。公共服务平台则主要针对档案用户，对高职院校而言其主流群体为学校师生，根据学生的具体需求开发相应的资源模块，如档案查阅办理、档案证明办理、出国业务处理、学历学位认证、档案咨询服务及学生遗留档案查询等功能明确清晰的各模块，为用户提供更加有针对性的服务。用户可以在线提交利用申请，待档案机构审核通过后即可实现档案信息的在线利用，突破时空限制，极大地提升档案利用的效率。此外，校内可以设置档案自助打印终端机，师生凭身份证或学生证等即可查询个人信息并实现材料的自助打印。信息资讯平台为开放平台，主要发布校内外档案工作讯息。信息公开是确保用户知情权、提升档案影响力的有效举措。借助档案资讯平台将可公开信息公布，具体而言可以设置几大板块，如学校档案工作动态，包括档案业务工作、档案编研工作、档案人才队伍建设等，还有省内档案工作动态，包括档案政策、档案标准、档案教育等。资讯平台主要为用户展示档案工作，提升用户的档案意识，扩大档案的影响力。

参考文献

[1]中华人民共和国教育部令《高等学校档案管理办法》[EB/OL].[2020-02-19].http：//www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[2]国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL].[2020-02-19].http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[3] 欧阳静芝.市级档案数据中心建设实证研究[D].湘潭大学，2016.