高等院校教学档案社会价值的影响因素与实现路径探究

摘 要 本文以教学档案的社会价值问题为研究对象，通过分析教学档案的现状，教学档案的确定性、原始记录性和历史性凸现其社会价值。针对影响教学档案社会价值发挥的问题，可依靠跨界融合模式，逐步推动教学档案社会价值的实现，为彰显和提升教学档案的社会价值提供决策参考。

关键词 教学档案 社会价值 问题分析 实现路径

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-04

★作者简介：王文越，中国海洋大学档案馆馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。

Abstract This paper takes the social value of teaching archives as the research object， and analyzes the present situation， the features of definiteness， original recording and historicity of teaching archives to show their social value. For the problems affecting the social value of teaching archives， the social value of teaching archives can be gradually realized with a cross-border integration mode to provide decision-making reference for highlighting and enhancing the social value of teaching archives.

Keyword  teaching archives; social value; problem analysis; realization path

通过对已有教学档案研究成果的梳理，选取档案学7份核心期刊创刊至今发表关于“教学档案”“教学档案社会价值”的文章为例，统计如下：

以上核心期刊现有研究主要围绕教学档案概念、属性、收集、整理、集成管理原则及其运作、建设及意义等命题展开，对于教学档案社会价值的研究尚不充分。本文拟以此为切入点展开探讨。

一、教学档案现状分析

随着国家、社会对高素质人才的需求与培养骤增，高校毕业生数量逐年攀升。以中国海洋大学档案馆教学档案为例：2014年教学档案归档量3318卷，2016年为3401卷，2018年则达到3532卷，年入库量约占總入库量的1/3。2014年教学档案利用量1263卷602人次，2016年是2150卷850人次，2018年增长到4992卷2571人次，年利用量约占馆藏档案总利用量的1/2。此外，学历学位认证量呈逐年递增趋势，从2013年107人次增长到2018年312人次，增长近2倍。如今，教学档案在馆藏量和利用量方面远远超过其他门类档案，日益成为各高校关注的焦点。

二、教学档案特性凸显其社会价值

1.教学档案社会价值概述。美国著名档案学家谢伦伯格提出了档案文件的双重价值学说。他认为：“文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值，包括证据价值和情报价值。”冯惠玲在《档案学概论》一书中提出：“档案对于社会（即除档案形成者之外的其他利用者）所具有的价值类似于文件的第二价值，其价值主体是非档案形成者。”[1]6-7

2.教学档案自身特性凸显其社会价值。（1）教学档案的确定性和原始记录性凸显其社会价值。档案是组织或个人在各种社会实践活动中直接形成的清晰、确定的具有原始记录性的资料信息。教学档案的确定性和原始记录性为校内外单位部门审核、决策提供档案支撑，为校友深造晋升提供佐证材料，维护学校与毕业生利益，充分体现教学档案服务于社会的价值和意义。例如，我校数学系为迎接本科教学评估填报材料，因无法确定该系一位毕业生的确切毕业时间（只模糊记得是1992届—1995届数学专业），而求助于档案馆。经查证，该生为1997届外贸经济系应用数学专业，进而向数学系反馈正确档案资料，纠正错误信息，从而为院系明确、修正往届毕业生信息，填报、完善教学评估材料提供佐证档案。此外，教学档案原始记录性有助于学校解决抢注网络域名等侵权行为，维护了学校的名誉和权益，充分发挥教学档案的确定性和原始记录性，满足、维护和保障了个人与群体的利益诉求。由此，教学档案的社会价值得到彰显。（2）教学档案的历史性凸显其社会价值。冯惠玲在《档案学概论》中指出，档案“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”，被看做“历史文化遗产中具有基础性支撑意义的重要部分”[1]52。教学档案的历史性反映一所学校发展的时代背景、阶段历程、学科建设及育才等状况。以中国海洋大学为例，教学档案中记载国立山东大学农学院1946级水产学系共有40人。那是学校发展历程中一段特殊时期。1937年七七事变后，国立山东大学奉命迁往安徽安庆，又迁四川万县，随后1938年停办。在1946年迎来复校曙光，筹建了中国第一个水产系、第一个海洋研究所，在水产系组建了渔捞、养殖、加工三个专业组，当时全国唯一的四年制本科水产系初具规模，培育了中国首批大学本科水产专业人才，成为国立山东大学重要学系之一，为学校水产、海洋学科的发展奠定了基础。在山东大学时期，厦门大学海洋系理化组北迁，与山大海洋研究所合并成立海洋系，建立我国第一个物理海洋专业，具有里程碑的意义。1952年教学档案首次出现山东大学海洋学系物理海洋专业，毕业37人。1978年，水产系增设渔业资源专业，教学档案中首次出现该专业毕业生，为历史提供了档案佐证。1981年，我校成为全国首批获准授予硕士和博士学位的高校，这里诞生了新中国第一位海洋学科博士孙孚，毕业于山东海洋学院物理海洋与海洋气象系1983届物理海洋学专业;新中国第一位水产学科博士薛长湖，毕业于青岛海洋大学食品工程系1990届水产品加工与贮藏专业;第一个登上南北极的海洋学家赵进平是就读于青岛海洋大学海洋系1990届物理海洋学专业在职博士。我校80%以上的博士生贡献于我国海洋、水产事业，学校成为培养国家海洋与水产领域名副其实的高层次创新人才的摇篮。充分发挥教学档案的历史性，传承悠久校史文化，弘扬爱校情怀和优良学风，由此，教学档案的社会价值得到彰显。

三、影响教学档案社会价值发挥的问题

1.基于教学档案资源的开发利用及编研过程中，绝大部分老档案多是手写体，书写不规范，存在笔误、字迹模糊潦草、繁体字、异体字及简写等现象，由于时间久远，立卷人已退休或无从查找，只能依靠模糊辨认，准确率较低。此外，部分院系、专业和毕业生的信息不完备，直接影响了教学档案的准确性和权威性，为实际利用及校史编研工作造成了较大困难。同时，校友缺失校园记忆、缺乏认同感及归属感，制约了教学档案社会价值的发挥。

2.杨洁在《彰显档案的人文关怀价值——英国BBC发布记忆项目档案帮助痴呆症患者》一文中认为，“平面化、碎片式的档案很难引起公众的兴趣”[2]42。曹勤民在《从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径》中提出“扭转‘信息鸿沟”“打破‘信息独享”[3]50的观点。“独享”的传统档案查询模式已经难以满足利用者多种多样的需求，例如，部分利用者身处省外或国外，长途跋涉成本相对较高，不便于到馆查询;少部分利用者仅需查询简易档案信息或填报、提交紧急材料，希望寻求快捷、便利的解决途径。因此，档案服务部门需要更新管理理念，改变服务手段，探索档案“共享”的多种实现形式。

3.加快教学档案资源数字化建设已是大势所趋。教学档案具有利用量大、借阅率高等特点，选择录取名册、成绩单等利用率高的教学档案进行首批数字化扫描，针对“老档案”扫描后出现的清晰度低问题进行二次修图，在档案管理系统中挂接原文，通过学生姓名检索即可打印教学档案，提高工作效率和利用服务质量，但因为缺乏专业人才、技术和理论指导，在教学档案扫描质量、工作进度、流程优化以及后续的档案修复、整理方面较专业化公司仍有较大差距，阻碍了教学档案社会价值的实现。

4.“老档案”作为传承历史文化的重要载体，随着时间流逝，其破损现象日益成为教学档案保护工作中的显著问题。档案破损包括纸张单面破损和双面破损，破损类型最常见为装订破损、孔洞、撕裂和缺角等，其中，单面破损较双面破损易修复，装订破损、缺角较撕裂易修复。修复材料采用剪刀、棕刷、喷雾壶、熨斗、宣纸、桑皮纸、蚕丝网、起子、竹签、浆糊等。修复方式多用补缺或托补。修复宗旨是在不损坏原档案及档案完好部分的基础上最大限度修复破损、残缺部分。由于修复技术的专业性、特殊性、稀缺性，制约档案保护工作的开展，草率修复只会造成档案的永久损害，产生无法弥补的后果，不利于校史馆的展呈，限制教学档案社会价值的扩展。

四、跨界融合推动教学档案社会价值的实现

1.加强与校友会的合作。我校校友会多年致力于在国内外校友及校友与母校之间搭建情感的纽带、合作的平台和沟通的桥梁。在我校百年校庆即将来临之际，教学档案可以提供更为翔实、准确的校友信息，为校友会补充校友通讯录、健全各地区校友会、开展校友活动、拓展校友资源提供参考凭证。反之，校友作为校史变迁的参与者和见证人，具有发言权，凭借举办校友值年返校活动、校友论坛、校友文化节和联谊会等机会，向校友了解学校发展的阶段历程、重大事件、院系学科建设状况，核实本人和同学存疑教学档案。教学档案的完善、修正，利于我校百年校史研究的推进。此外，冯雪在《当代视觉艺术中的档案文化渗透现象及其对档案的影响》一文中提出“每份档案都具有情感价值”[4]45的观点，教学档案赋予并承载个体或群体特殊时期的阶段记忆，借助教学档案获得身份认同，传递情感诉求。

2.薛四新在《档案馆现代化管理：从数字档案馆到智慧档案馆》一书中认为，“档案内容的计算机化管理和网络化查询逐渐成为必须”[5]1。教学档案与计算机网络相结合，利于信息资源实现“共享”，研发教学档案查询系统，在档案馆网页开辟查询平台，以尊重和维护档案隐私为前提，设定访问权限，包括外网和内网登录，外网输入姓名和其他身份验证信息即可查询，仅限于未涉密个人部分档案资料，内网主要针对档案馆工作人员使用，输入工号和密码，查询未涉密所有档案信息，主要面向到館利用者提供档案查阅服务，查询系统链接学校信息门户，为历届毕业生提供及时有效的自助查询档案信息渠道。此外，教学档案查询系统界面设计以校园老建筑、特色景观为背景图片，采用数字文档展示化查询方式，借鉴电子书籍、期刊的阅读模式，增添互动版块，特别是虚拟现实技术的应用，为查阅者带来身临其境的阅读体验，体验感将成为未来档案馆开辟崭新服务模式的发展方向。

3.档案部门应顺应时代发展，善于运用网络及现代信息技术，委托专业化公司承接档案数字化项目，优势在于：提供档案拆卷、扫描、修复和装订等一系列专业化服务;配备具有丰富理论和实践经验的专业人才;配套齐全、先进的科技设备;科学规范的操作流程，能够最大程度减少数字化扫描对纸质档案的损害。此外，保证生成电子文件的准确性、规范性和安全性。档案部门应看到纸质档案数字化外包的优势，创建信任意识与责任机制，制定适用于自身情况的个性化方案。

4.“老档案”破损影响教学档案特性的发挥，档案修复工作延长档案保存期限，留存档案记忆和历史积淀，延续社会价值，应引起档案部门重视。以厦门大学为例，2019年7月百年厦大文献档案修复启动仪式举行，由档案馆、图书馆、人文学院合作，国家非物质文化遗产古籍修复技艺传承人、国家图书馆古籍修复专家杜伟生作为项目的指导教师，“古籍修复研究”方向的研究生、档案工作者多方助力，对馆藏解放前历史文献进行梳理、分析，文献修复配套档案信息化工作同步进行。同时，筹备建立“古籍修复实践基地”，增加培养人才和对外宣传力度。此外，厦大档案馆还巧思设计专属logo的修复设备、工具，极具特色。厦大，开辟学校文献档案修复新思路、新途径、新尝试，使“老档案”焕发新的生机，更鲜活地呈现历史文脉，值得借鉴思考。

借助教学档案，赋予、传递个人或群体利益、情感诉求，获得权益保障及身份认同，传承校史文化，弘扬爱校情怀和治学精神。此外，针对影响教学档案社会价值发挥的问题，寻求跨界融合、多领域交叉合作模式，不断探索价值提升新思路，为实现教学档案社会价值的最大化提供参考。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[2]杨洁，黄霄羽.彰显档案的人文关怀价值——英国BBC发布记忆项目档案帮助痴呆症患者[J].北京档案，2017（7）.

[3]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012（5）.

[4]冯雪.当代视觉艺术中的档案文化渗透现象及其对档案的影响[J].档案学通讯，2018（2）.

[5]薛四新.档案馆现代化管理：从数字档案馆到智慧档案馆[M].北京：电子工业出版社，2019.