房地产档案管理中数字化技术的应用分析

王国中 谷雨

[摘 要]近年来，我国社会主义市场经济迅速发展，促使我国房地产行业的发展逐渐加速，且房地产档案管理工作总量越来越大，工作内容越来越复杂，这在一定程度上增加了房地产档案管理工作的难度。在目前的房地产档案管理工作中，数字化技术的科学应用能够有效提高档案管理工作的整体水平和质量。基于此，文章针对我国房地产档案管理工作中数字化技术的应用进行分析和探讨，希望对相关人士有所启发，提高房地产档案管理工作的效率和质量。

[关键词]房地产档案管理;数字化技术;应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.083

[中图分类号]F299.23;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02

0     引 言

采用数字化模式开展房地产档案管理工作时，档案管理部门要运用各种各样的管理方式整合大量的数据信息，之后将整理好的信息数据存储到计算机系统中。通过网络技术，有效传递应用信息，建立完整的档案信息数据库，有效提高各项档案资料的应用效率，共享信息资源。近年来，我国信息化技术的发展速度越来越快，各个行业都在应用新技术，房地产档案管理工作也不例外，充分运用数字化信息技术可以有效提高管理水平和工作效率，为我国房地产行业的健康发展提供保障。

1     房地产档案管理现状

房地产公司在日常的经营工作中会产生大量的数据信息，各级部门人员需要收集大量的信息资料，这些信息资料属于基础数据档案。工作人员需要将档案交到档案管理室，档案管理室再进行相应的排序分类，汇总各项资料文件，完成项目建设之后，将其做成宗卷，分类存放。同时，还需要录入宗卷，提供辅助性服务，做好日常维护工作，遵循以人为本的原则，收集整理各项房屋建筑信息。档案管理工作人员一定要熟悉客户的相关情况，保证信息的安全性。档案管理人员在收集、归类档案时，通常采用手工抄录的方式，由于房地产档案信息数据多且复杂，手工抄录会浪费大量的人力成本和时间成本，且出现错误的概率比较高，一旦出现错误难以修改，严重影响房地产档案管理工作的有序进行。

如今社会经济发展迅速，信息每天都在更新，检索房地产档案资料时很容易出现问题;政策的不断更新，导致房地产档案信息与房产现实情况不符，且一些企业没有提高对档案管理工作的重视度，只关注高效益部分，不重视长期效益。在管理档案过程中，减少资金投入，看似节约了成本，但没有考虑企业的长远发展。此外，采购人员进行采购工作时，没有关注档案管理的辅助设备，没有意识到档案管理工作的重要性，无法更好地储存相关资料，导致工作人员后期查找资料比较困难，严重阻碍资料信息的存储和使用，长此以往就会对企业发展造成阻碍。

2     在房地产档案管理中利用数字化技术的重要性

在房地产档案实际管理工作的过程中，档案管理部门科学运用数字化信息技术，能够在很大程度上提高工作时效，节约房地产企业的人力、物力成本，减轻各级人员的工作强度和压力，提升工作水平与工作质量，利用数据维护，做好各项管理工作，调取各类资料，在具体查询时，相关人员可以通过输入某个关键词查找需要的数据资料，同时可以根据查到的内容寻找对应的纸质文件，为工作提供便利条件。另外，通过应用数字化信息技术，能够有效降低错误发生概率。在过去的档案管理工作中，大部分资料是由人工进行手填录入的，不仅工作量极大，且出现错误的概率也较大，存在各种主观因素，错误频出。目前，应用数字化技术能够控制此类错误，档案管理人员上传资料，收集档案，保存后再提交，系统会自动识别其中存在的问题，然后选择直接提交或进行修改，将各项资料转到系统后台中，提高管理效率。

3     房地产档案管理數字化的主要特征

档案日常网络化管理包括快速收集信息、移交信息、在网络上综合利用档案等。这样一来，能够有效提高信息利用效率，节约统计档案、检索信息等工作的时间。同时，这种方式也改变了以往纸张、录音、录像等储存介质。通过数字化技术进行扫描、压缩、转化等，将信息数据转化为图片、文件、声音等形式，再利用分级储存管理技术，将图片、声音等文件储存在磁盘光盘上，之后，可以利用各种快捷的查询手段，查到想要的资料信息，将其发布在广域网、局域网中，并通过计算机系统和网络技术进行各类资料的查询、储存，实现档案管理数字化。

4     房地产档案管理中应用数字化技术的原则

首先，遵循安全性原则。利用数字化技术管理档案时，房地产档案管理部门应避免各方面因素对硬件、软件造成的危害，避免房地产档案信息数据遭受损坏、丢失等。目前，房地产档案管理人员需要完善各项管理制度，应用不同的管理技术，提高管理的安全性，设置用户基本权限，备份各项数据，每隔一段时间更新应用软件，长久保存档案。其次，遵循真实性原则。在档案管理过程中，要避免虚假信息，以免影响后续档案管理工作。真实性不仅属于管理理念，也是管理要求，加强技术研究、完善制度，从而控制其真实性。由以往的手工档案管理转换为如今的数字化档案管理，主要因为数字化档案管理更加快捷，信息查询更加方便，在完成房地产档案处理工作后，不受时间地点的限制，可以浏览多项信息，多人查询相同的档案，提高内容的完整度与真实性，有效保存房地产档案，充分发挥档案本身的可利用价值。最后，遵循精炼性原则。经过扫描、储存、整理等相关工序，档案管理部门投入人力、物力、财力，提供技术支撑。鉴定人员在开展鉴定工作的过程中，应清理重复的文件或者无价值的文件，精简档案，反映真实的历史活动，节约成本，满足大多数用户的需求。

5     加强房地产档案管理的方法

5.1   做好档案统计工作

在房地产档案管理工作中应用数字化技术，发挥数字化技术的应用价值，能够提高档案管理工作的效率。目前，社会各领域全面发展，在房地产档案管理过程中，不能只依靠各业务人员，还需要其他多个部门的支持。档案管理部门应利用互联网技术，组成档案统计模块。在档案统计模块中，明确划分不同类别的档案，储存原始档案凭证，以提高档案管理的效率和质量。

5.2   设置系统权限

在现阶段，各类计算机应用软件都设定了层级权限，因此，房地产档案管理软件也应设定层级权限，根据管理人员的岗位、职位、级别等差异设定不同的层级账户和密码，这样能够将房地产的众多档案进行有效整合和利用。现阶段，房地产档案管理部门必须制定科学的权限系统，对各级别、各部门、各职务人员的查阅权限进行分级、分类，比如，房地产档案管理部门在连接户籍管理系统时需要设置权限;在房地产档案管理系统中应合理应用数字化技术，以提高管理安全性。

5.3   做好档案索引与查找工作

部分业主在办理各项业务时，需要用到多项资料复印件，如果采用以往的方法查找档案，提取资料，很难找到档案。而且很多业主并没有登记房屋的权属，没有留下任何档案，或者登记的档案记录不准确等，导致档案查找工作不精准、不及时。此外，一些檔案管理人员由于自身的原因，混合放置了多项档案，查找起来非常困难与麻烦。目前，档案管理部门利用数字化技术，建立了电子档案，通过输入相应的关键字，能够快速找到需要的档案，降低错误率。采用数字化方式，查找档案信息，能够节约档案查找时间，提高工作效率，简化查找流程。

5.4   建立数据库

在房地产企业档案管理部门中，客户的资料多且复杂，如果进行分类存储需要投入较多的人力、物力。基于此，房地产档案管理部门需要构建科学的档案数据库，确保档案数据的安全性与保密性，也为相关工作人员查找和调用各类数据信息提供了便捷条件。

5.5   提高档案管理人员的专业素质

在房地产档案管理工作中，档案管理部门应定期培训档案管理人员。例如，房地产档案管理部门可以展开集中培训，定期组织管理人员参加知识讲座，组织交流学习活动。在交流过程中，解决自己在工作中遇到的重难点问题。利用专业化培训，让工作人员掌握房地产档案管理理论知识，应用理论知识，指导实践活动，更好地开展档案管理工作。

5.6   优化设计房地产档案系统布局

首先，将不同目录下的各个项目配置在对应的文件夹中，分类保存各个文件;其次，筛选各类信息，将多项信息规划整合，实现网络模块化发展。同时，优化设计系统整体布局，提高整体设计的成效，建立传播平台，充分发挥房地产档案数据库的应用价值，提高信息数据的传递速率。

5.7   明确档案管理细则

在进行房地产档案管理工作时，档案管理部门需要结合相关行业规范，提前建立档案分类管理表，编制相应的档案文本期限表，针对不同的材料设定不同的保管时间。例如，对于人员调动、花名册、重要合同文件等应采取永久保存的方式，对于项目立项批复、常见的重要合同、业务往来文件资料等应将保存时长设置为30年，同时标记出对应的目录号，以便后期工作人员进行查阅。

6     结 语

在房地产档案管理中应用数字化技术，能够提高档案管理工作效率，节省很多管理实践步骤，减轻管理人员的工作压力，降低档案管理错误率。本文结合房地产档案管理数字化的主要特征以及应用原则，分析了房地产档案管理中数字化技术的应用，表明数字化技术的应用能够提高档案统计工作效率、安全储存原始档案凭证、提高数据整合效率、保证信息的完整性与保密性、提升档案管理人员的专业素质等，进而提高房地产档案管理人员的管理水平，优化房地产档案系统化设计。因此，房地产档案管理部门应加强数据化技术的应用，以提高档案管理工作效率，促进房地产企业可持续发展。

主要参考文献

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[3]黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2017（20）：162-163.