财务共享服务中心下财务档案管理需求分析

姚勇卉

摘  要：在信息时代来临后，给各行各业带来不小的冲击，为了适应时代的变化，企业财务部门逐渐转型，出现了财务共享服务中心模式，充分发挥财务部门的战略决策职能。在财务共享服务中心出现后，对财务档案管理提出更高的要求，电子档案数量激增，出现了一些新的管理需求，这就要求财务档案管理作出改变，采取一些完善措施，才能满足财务共享服务中心下的档案管理需求。本文主要将财务共享服务中心为切入点，先探讨财务档案管理的新需求，再提出合理的完善意见，希望为今后的财务档案管理提供一定的参考。

关键词：财务共享服务中心;财务档案;管理需求

在信息化背景下，财政部出台了会计信息化工作规范，要求大型企业集团逐渐建立财务共享服务中心，同时要求财务部门发挥管控、经营支持、控制成本等职能，面对该要求，财务共享服务中心逐渐成为财務管理的新模式。财务档案管理是实现财务共享的关键工作，在财务共享服务中心出现后也出现很多新的管理需求，包括电子档案管理、制度规范建立、人员配置等，这就要求大中型企业结合档案管理需求做出改变，采取一系列科学可行的完善措施。

1 财务共享服务中心下财务档案管理需求分析

近些年，企业开始大批量引入现代化科学技术，日常办公越来越依赖电子设备，大幅度提高办公效率及质量，特别是企业的财务部门，可以利用计算机完成数据计算，减少重复性的工作，将财务数据录入计算机即可，提高工作效率的同时还消除了人为失误。但是随着企业规模的扩大，职工数量越来越多，给财务部门带来不小的压力，需要穿插于各个部门才能完成财务工作，如果沟通交流不畅就会阻碍财务工作。在出现财务共享服务中心后，一定程度上解决了上述问题，可以通过共享中心集中数据，增加数据的透明度，同时财务管理也出现了一些新的需求。

在建立财务共享服务中心后，财务档案管理出现以下新需求：第一，财务档案数字化平台。财务共享服务中心本身为数字化平台，要想实现数据共享，更好的利用财务档案资料，就要求财务档案管理拥有标准统一的数字化平台，在企业正常运行期间利用平台传输数据，这样才能更好的管理财务电子档案。第二，规范统一的管理制度。在出现财务共享服务中心后，以往的财务档案管理制度暴露出越来越多的不足，已经无法满足新时期下的财务管理需求，为此有必要结合企业实际情况构建出的新的管理制度，要考虑到财务共享服务中心的管理需求。第三，风险管控及安全防范。财务共享服务中心对财务管理体系也产生了不小的冲击，例如取消了会计稽核岗位，同时质疑档案的真实性，这就要求加强财务档案管理的风险管控及安全防范。面对上述新需求，财务档案管理需要作出一定的转变，采取适合的改革措施。

2 财务共享服务中心下财务档案管理的完善措施

2.1 构建统一规范的财务档案数字化处理平台

企业在建立财务共享服务中心时，应用大量的信息技术，构建出专用的数字化平台，为了更好的对接共享服务中心，财务档案管理也应该加强对信息技术的应用，逐渐向着数字化、网络化的方向发展，建立出财务档案数字化处理平台，不断可以满足信息共享的要求，同时还可以实现接收、传递、存储一体化，高效利用财务档案信息。同时，企业还要考虑到成本费用，构建出统一规范的数字化处理平台。

在建设数字化处理平台时，要严格按照会计档案管理规定操作，明确电子档案的归档、描述、查询、传输等各个环节的规范要求。企业需要在原有基础上购置一定的硬件设备及软件系统，这也是传输财务档案信息的前提条件，在企业建立财务共享中心后，要加强对财务档案的管理，尽可能提高信息化水平，逐渐形成完善的财务档案信息网络。站在长远的角度来看，在构建数字化处理平台后，可以为企业的业务承接带来便利，为企业创造更高的经济利润，逐渐税收投入成本。

2.2 构建系统化的财务档案管理制度体系

现阶段，我国还没有形成成熟的电子档案管理体系，国家虽然出台了一些管理规范，但是大部分规范都比较落后，已经无法新时期的电子档案管理需求。同时，一些基层单位没有意识到财务电子档案的重要性，企业相应的规章制度比较落后，在构建财务共享服务中心后，应该从制度体系入手，结合实际需求逐渐完善优化，形成成熟稳定的管理制度体系。

构建财务档案管理制度体系可以从以下几方面入手：第一，构建归档制度。企业正常运行过程中，每天都会产生大量的财务数据，在没有正式打印成书面形式之前，要科学保管副本，同时要打印输出凭证、日记账等资料，同时严格按照国家管理部门要求打印出报表及账簿。第二，建立存储制度。国家档案局对财务档案存储有着明确的要求，要展开科学备份，分开存储档案和备份档案，数据磁盘都要做好编号处理，硬件设备要放置在通风避光的房间，按照要求标明时间，为后续的档案利用做好准备。第三，建立借用手续制度。在调阅已经存档的财务档案资料时，需要按照公司规章制度由负责人签字审批，才能办理借阅手续，按照要求获取需要的财务档案资料。第四，建立定期备份制度。每间隔一段时间都要存储备份会计数据，同时登记备份的日期、内容等信息，如果企业选择磁盘作为备份介质，还要定期检查磁盘是否可以正常使用，避免出现信息丢失等问题。

2.3 加强对关键环节的风险控制及安全防范

在构建财务贡献服务中心后，取消了会计稽核岗位，为了更好的防控风险，需要加强对财务档案流转过程的管控，增加一些稽核环节，尽可能消除人为失误，例如在表单填制、结算等方面增加管控环节。大中型企业集团拥有大量的子公司，容易出现单据流转补偿的问题，无法及时付款或者核算，对企业经营产生不小的影响，为此要引入信息技术，设计电子处理环节，减少纸质单据的使用。在制定标准的流转流程时，要明确每个管理细节，设置专门的负责人，才能保证单据处理效率，同时保证单据的真实性及完整性。目前会计系统大部分是网络会计系统，容易受到病毒和网上黑客的攻击，为此加强防火墙、路由器等网络安全方面的管理。企业应当定期检测信息系统运行情况，及时进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止用户安装非法防病毒软件和私自卸载企业要求安装的防病毒软件。

3 结束语

综上，财务共享服务中心有利于企业发展运行，同时对财务档案管理提出一些新的要求，推动档案管理逐渐向着规范化、电子化的方向发展，为此有必要展开合理的改革优化。根据财务档案新的管理需求，制定合理的完善方案，首先要构建数字化处理平台，提升财务档案管理效率质量的同时更好的对接共享服务中心，充分利用财务档案数据信息，接下来要构建标准规范的管理制度体系，才能实现对财务档案的规范化管理，最后还要加强风险防范，才能保证财务档案的完整性和安全性，为企业今后的发展做出杰出贡献。

参考文献

[1]宋松，于蔚.财务共享服务中心会计档案管理方法阐释[J].今日财富：中国知识产权，2019.

[2]周霞，王毅.财务共享服务中心会计档案管理研究[J].现代商贸工业，2019，000（009）：122.

[3]渠丽丽.基于财务共享模式的电子财务档案管理研究[J].财讯，2018，000（014）：36-37.