浅谈纸质档案与电子档案的融合探究

罗光琼

摘要：由于信息时代的高速發展，人们的生活方式，工作方式，学习方式都发生了很大的转变，档案管理也逐渐的信息化，但是，这种变革是十分重要的，因为我国传统的档案管理都是纸质版，电子档案的出现管理方式有了新的发展趋势，也迎来了新的挑战，成了如今档案管理的一大难题，只有将传统纸质版的档案和现在电子档案相结合，才能有效的发挥二者的优势，进一步加强档案管理的工作。

关键词：纸质档案;电子档案;融合

我国传统的纸质档案在现在信息化时代的环境下，也是有着不可或缺的作用，并且在档案管理的工作中地位也是相对较高，但是由于信息时代的来临，档案管理也不得不发生一系列的转变和优化，因为档案管理是一项严谨性的工作，不论何种管理方式都要具有合法性和原始性的特点，这些要求在电子档案的变革中是不可缺失的。

一、纸质档案的管理特点

（一）纸质档案管理更具备安全性和真实性

档案的功能就是，保存原始单据。需要的就是档案的真实性和安全性，纸质档案的管理往往难以变更和修改，因为有修改痕迹的档案资料是没有真实保障的，很多机构单位也是不认可的[1]。正是因为纸质档案具备“白纸黑字”的特点，所以具备较高的可信度，不像电子档案那样进行数万次的拷贝、修改、粘贴，还存在电子病毒的危害，不仅没有安全性，还存在伪造，不可信的特点。纸质档案的管理就可以避免这样的现象，让人们更加放心，也让很多用人单位和机构能够信赖档案的真实性，便于档案的借阅利用

（二）纸质档案的储存和检索比较清晰

面对庞大数量的档案，管理人员也能非常容易的查找到，纸质档案管理是将纸张作为档案管理的参照物，不需要任何信息化或者数字化的形势表现出来，纸质的档案管理是大多数档案管理工作人员容易接受的，纸质档案的管理安全性较高，不容易出现客观的影响因素，比如黑客盗取档案，或者数字化管理系统出现故障导致档案无法及时归档和取出等等[2]。

（三）纸质档案存放时间长久

纸质档案管理的时候不会出现档案使用次数受限制的情况，我国本就是造纸术的发明国家，对于纸张的保存和材质是最清楚的，纸质的纤维素具有高强度的耐久性，我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性最好的证明。

二、电子档案的管理特点

电子档案属于现在信息时代下的产物，是人们利用计算机、硬盘、光盘等化学磁性材料作为档案管理的储存模式，是现在高科技的发明，时代的生存离不开信息化，离不开科技化，档案的管理也需要顺应时代的需要改变。

（一）电子档案储存空间大、占地面积小

电子档案的储存方式是将需要保存的资料通过现代信息技术转化为电子档案资料的方式进行储存。改变了以往传统的档案储存方式，相较纸质档案的管理特点，电子档案的储存空间不需要太大，一个U盘就可以装下几万页的档案资料，而所占的空间可能只有一个打火机一般大[3]。

（二）电子档案能够实现多样化的管理方式

电子档案打破传统的档案管理模式，管理的信息可以多样化，不再是只针对文字数据工作的管理，还可以对图片、视频、声像等多种形式的资料进行储存管理，这样的方式改变了纸质档案只针对文字档案管理的不足，让档案管理更加丰富[4]。

（三）电子档案改善查阅途径，简化流程

不论是身处异地还是在国外，需要查看档案可以直接进行档案资料的共享，不需要再像从前纸质管理时的复杂，需要到当地管理档案的机构调取档案，还必须本人亲自去提，减少了很大的麻烦，优化了获取档案的途径。电子档案的管理实现了信息储存、处理、传递的可视化和可听化，优化了管理途径。

三、纸质档案与电子档案管理的融合

（一）两者管理模式融合的必要性

纸质档案的管理和电子档案的管理都是根据所处的时代和当代的发展所改变的，纸质档案虽然具备档案管理的基本要求，满足档案管理的基本模式，但是缺乏电子档案的管理储存大还方便携带，方便利用的特点，在现在信息时代发展激烈的环境下，电子档案的需求已经很大了，使用频率也是特别大的，是符合现在社会发展所需的产物，也是快节奏城市生活的优先选择。但缺乏纸质管理长久科学的管理体系，这也是电子档案管理无法取代的。不论是电子档案还是纸质档案，都各自有各自的优势和无法代替的作用，将电子档案和纸质档案相结合，才是互补的有效的，可持续发展的档案管理模式。

（二）纸质档案与电子档案的融合策略

将两者的管理模式并存，是融合的必要条件，就是在档案管理中进行纸质档案的管理方法同时也运用电子档案的管理特点，通过两种方式的优点进行结合，以确保能在管理工作中无缝衔接，通过已经保存了的纸质档案用拍照或者复印，扫描的方式进行信息化的处理制作成电子档案。建立一个健全的纸质档案和电子档案管理的融合机制，工作人员在查阅和检查档案资料的时候利用电子档进行检查，就可以有效减少纸质档案使用查找过程中出现的磨损，将二者都作为一种档案资料的形势展示给需求者，也就满足了利用者对于档案资料的需求[5]。

四、结语

物质需求是跟随时代的角度变化的，纸质档案的管理顺应了我国传统的档案管理模式和途径，也实现了严谨性确保了安全性，随着时代的变化，纸质版的档案已经不能为人们解决一些问题了，信息时代的更新也牵动了很多管理措施的转变，但，不论是何种管理模式，都是以满足人们需求和响应时代变化的，都是正向的一种转变模式，通过两种档案管理的结合，不仅方便了利用者，也方便了管理者。

参考文献：

[1]杨洋.纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨[J].办公室业务，2019（23）：104-105.

[2]莫伟杰.对信息化时代地质档案管理中电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].兰台内外，2019（15）：60-61.

[3]褚丽娜.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].城建档案，2019（02）：62-63.

[4]施炯.电子档案与纸质档案的融合发展现况[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：60+65.

[5]邰春兰.纸质档案与电子档案的发展融合分析[J].城建档案，2018（09）：64-65.