高校档案电子化管理的现状以及优化途径分析

张燕

摘 要：文章首先分析了现阶段高校档案电子化管理的现状，主要包括三个方面的问题：管理体制不健全、管理人员技能水平低下、缺乏有效的安全保障;之后在此基础上探讨了高校档案电子化管理的优化途径，主要四个方面的措施：建立健全电子档案管理体系、加强档案管理人员技能培训、强化档案管理安全保障、加大资金投入，完善设备设施。通过以上几个方面的研究分析，希望能够为以后高校档案的电子化管理工作提供一些参考。

关键词：高校档案;电子化管理;现状;优化途径

我国科学技术近些年来发展迅速，在很多领域都取得了突破性进展，特别是在信息技术的带动下我国社会已经进入信息时代，各种信息技术也已经广泛应用于各个行业和领域。而在高校档案管理工作中通过应用信息技术打造电子化档案，不仅节省了大量的人力和空间，同时还极大地提高了档案管理工作的效率，缩短了工作时间。另外，电子化档案也突破了时间和空间的限制，可以随时随地进行使用和传输，这使得文件传输的时间大幅缩短。

1 现阶段高校档案电子化管理的现状

1.1 管理体制不健全

从本质上来说，传统档案与电子档案的作用是相同的，即整合并保存各种信息资料。但是，在传统档案管理思想的影响下，很多高校并没有充分认识到电子档案管理的重要作用，相应的档案管理体制不够规范和完整。在这种情况下，电子档案管理工作不仅难以顺利高效的开展，甚至还越发的复杂和混乱。与此同时，很多高校在开展电子档案管理活动的过程中，仍然依靠过去的经验，也缺乏规范性和系统性。另外，由于信息化系统应用时间较短，与传统档案管理方式相比，相关方面的制度还不够完善。目前，一部分高校缺乏较强的规范意识，不重视监管档案使用人员，对于可能出现的问题难以采取合理有效的措施进行应对。此外，随着时代的发展档案管理系统也随之升级，对于当前新形势下的新要求，以往的管理方式和约束制度已经难以充分满足，这对信息化系统的使用造成了极大的阻碍，同时也严重制约了高效档案的信息化进程。

1.2 管理人员技能水平低下

高效档案管理人员中有相当一部分年龄较大的工作人员，他们在使用这种新兴的电子化管理方法时，面临着较多的困难。与此同时，档案管理人员在没有接受相关方面知识技能培训的情况下，运用电子信息管理系统时很容易出现各种错误，从而对档案管理的准确性产生严重影响。除此之外，还有很多高校的领导人员缺乏较强的档案管理意识，建档工作不够严谨细致，最终导致档案管理工作缺乏规范性。另外，也不重视严格审核收集到的档案资料，导致电子档案的问题更加复杂[1]。

1.3 缺乏有效的安全保障

高校通常都拥有大量的在校学生，在学校期间有相当多信息资料需要提交给学校，但是就目前的实际情况来看，大部分高校并没有采取合理有效的措施确保电子档案管理系统的安全，导致相关方面的安全问题频发。在这种情况下，如果社会上一些人出于牟利等目的对高校的电子档案管理系统进行恶意攻击，将会泄露大量学生的个人信息，同时在攻击电子档案的过程中还会严重破坏电子档案的完整性，甚至导致电子档案大量丢失[2]。

2 高校档案电子化管理的优化途径

2.1 建立健全电子档案管理体系

我国政府近些年来出台了一系列政策文件，要求高校加强电子档案建设工作，但是很多高校在实际工作中并没有将其贯彻落实。针对这种情况，首先对于高校电子档案的评估工作需要进一步加强，相关部门要督促高校对电子档案管理制度进行改进和完善，与此同时高校也要积极转变传统的档案管理思想，并根據时代发展潮流以及政府相关方面的政策文件，积极创新电子档案管理工作，并对电子档案管理体系进行完善，从而有效提高档案管理工作的整体水平。另外，还应构建起相应的人员管理体系，避免档案管理部门内部产生不和谐因素[3]。

2.2 加强档案管理人员技能培训

目前，在高校的电子档案管理工作中普遍缺乏高素质的档案管理人才。针对这种情况，首先，高校应面向档案管理工作人员组织开展相应的技能培训工作，使他们的专业技能水平得到有效的提高。同时，还要将新时代的档案管理思想灌输给档案管理人员，使其能够以正确的态度和方法开展电子档案管理工作，将他们的工作积极性和主动性充分调动起来，最大程度的挖掘他们的潜力。需要注意的是，对于管理人员的培训要具有针对性，尤其是要向档案中管理人员详细讲解档案管理软件的使用方法。另外，还要组织档案管理人员定期就工作中遇到的问题以及相关方面的经验方法进行交流和探讨，并根据实际情况将相应的解决方案合理完善的制定出来，从而有效提高档案管理人员的业务能力，进而使其在面对日益复杂多变的业务形式时能够加以有效的应对[4]。

2.3 强化档案管理安全保障

高校应根据自身的实际情况合理选用档案管理软件，并确保其拥有较高的安全性以及稳定的性能。与此同时，还要组织相关方面的专家根据高校所面临的安全形势评估软件是否满足需求，并对其中存在的问题加以明确，然后在此基础上及时采取合理有效的措施加以改进和完善。另外，安全防护力度也要进一步加大，高校应聘请专门的技术人员在日常工作中定期检查电子档案管理系统，提高其防护能力，避免不法分子利用系统漏洞窃取信息资料。此外，档案管理人员在使用管理软件时如果遇到系统错误等问题，要及时向相关技术人员进行反馈，使系统漏洞得到及时解决。开发和维护系统的工作人员要严格按照相关方面的保密协议，采取有效措施保管好相关方面的数据信息，避免信息被泄露。

2.4 加大资金投入，完善设备设施

高校要想将一个安全、高效的档案管理系统有效的构建起来，就必须投入足够的人力物力以及财力，相关部门应根据高校电子档案管理工作面临的安全形势积极提出建设和完善相关设备设施的建议，从而确保高校档案管理工作的稳定性和安全性。除此之外，在开展档案管理工作的过程中，要顺应时发展潮流，关注科技发展趋势，积极引进先进的科学技术[5]。

3 结束语

总而言之，当前高校档案的电子化管理工作还存在较多的问题，针对这种情况高校应遵循时代发展潮流，并根据国家制定的政策方针，结合自身的实际情况采取合理有效的措施加以解决，并构建其安全、稳定、高效的档案管理系统，从而使高校内外部制约因素造成的安全威胁最大程度的减小，进而使高校档案管理系统更加的合理、完善。

参考文献

[1]吴晋晋.浅谈高校人事档案管理对高校人事档案电子化的一些想法[J].青年时代，2016（004）：289-290.

[2]李敬.高校电子文件施行档案化管理的思考[J].劳动保障世界，2017（014）：55-56.

[3]蔡之玲.我国高校电子档案管理现状及优化策略刍议[J].办公室业务，2019（3）：116-117.

[4]夏妍.基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档研究[J].智库时代，2019（21）：243+246.

[5]李扬.试论高校电子档案管理的优化策略[J].农村经济与科技，2016（012）：242-242.