数字化档案背景下高校人事档案管理工作面临的问题及对策研究

吴艳萍

摘 要：大数据背景下，计算机技术蓬勃发展，数字化技术已运用到各个行业和领域之中。我国高校的人事档案，是记录教职工个人成长经历、工作表现、德能勤绩及其相关信息的历史记录，是教职工成长与发展的综合信息，是高校发现人才、培养人才、考核人才、选拔及任免人才的重要依据，对学校在人才预测、政策决策、师资队伍建设及人事制度改革等方面起着重要作用。随着高校人事制度改革的不断深化，人事档案作为个人身份的证明材料，使用率不断提高。大数据背景下，高校必须重视人事档案数字化转型，建立数字信息化人事档案管理平台，打破传统手工人事档案管理手段，提升单位人事档案工作管理水平上台阶，并不断创新人事档案管理水平，充分挖掘人事档案中所蕴藏的知识价值，更好地为学校在教学、科研、管理、人才培养等工作提供强有力的保障，促进学校可持续发展。

关键词：高校;档案管理;人事;材料

1 数字化背景下高校档案管理工作中面临的问题

1）数字化程度不高。长期以来，我国高校人事档案的管理，受到传统管理方式的制约，在管理上以手工管理形式为主，缺少数字化管理措施。未能建立起数字化管理系统，缺少专用软硬件配置，使高校人事档案管理工作大打折扣。目前，随着数字化技术的发展，档案管理工作也加大了数字化进程，但是高校的人事档案管理，仍未能完全录入数据库当中，导致数字化程度不够，自动化管理程度不高，影响了档案的调用与查询。

2）数字化能力不足。高校人事档案管理上缺乏专业的复合型管理人才，亟需专业能力强、精通管理工作、精通计算机操作的综合能力强的人才。我国高校档案管理人员，大多由人事或办公室等部门人员兼任，对档案的管理业务不熟，缺乏专业的计算机理论知识与操作能力，缺乏档案管理专业技能，缺乏数字化管理技术，使高校档案数字化管理不足。并且由于数字化技术与档案管理能力、网络技术能力等的学习，不是一朝一夕就能够完成，而是需要一个长期的积累的过程，这些现象都制约着高校档案的管理人员的能力的提升。

3）档案数字化利用薄弱。这是档案管理工作中最常见问题之一。档案价值的发挥，在于档案的利用。但是我国目前高校档案出现了用人单位对档案信息掌握不全的现象，使高校档案信息查询利用受到限制，并对后期的数字化管理形成影响，使档案数据的信息支撑薄弱，内涵资源不能被充分开发应用。并且高校档案管理部门进行档案留存或管理上，部分档案内容不全，资料收集不足，导致了档案的完整性受到影响，并且由于高校档案设备软件更新不及时，系统升级滞后，限制了高校档案资源的合理开发利用。

2 数字化背景下高校档案管理工作对策研究

1）健全及完善制度，确保人事档案管理工作规范运行。制度建设是治本之策，制度执行是关键所在。学校应结合单位实际，严格按照中央、省委及上级有关部门人事档案管理相关规章制度，结合“建、管、用”等多个重要环节，以丰富完善档案内容、加强档案日常管理为重点，围绕干部人事档案材料收集整理、归档、查（借）阅、保密、转递、保管等方面，明确工作原则、细化工作标准、创新工作方式、严肃工作纪律、规范工作程序，人事档案工作做到有法可依，有章可循，持续推进数字化档案背景下人事档案管理工作科学化、制度化、规范化，更好服务广大教职工，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。同时，进一步明确人事档案工作岗位职责和工作守则，为加强人事档案工作队伍建设提供制度依据。

2）加强档案管理人员岗位培训，提升管理人员专业知识及职业素养，建设一支素质优良、业务精湛、敬业奉献、严格自律的人事档案管理员队伍。人事档案管理人员作为档案管理工作的核心，在档案管理工作中发挥着不可替代的作用。人事档案工作者的专业知识及职业素养直接影响着人事档案管理工作水平。一方面针对人事档案管理工作头绪繁杂、琐碎、枯燥的特点，要加强档案管理人员树立正面积极的职业心态和职业价值观，坚定职业理想信念，培养管理人员岗位敬业、不怕寂寞、无私奉献的职业精神;二是针对人事档案管理工作由之前的手工传统模式逐步转换为信息化管理模式的特点，要加强管理人员对新技术、新管理手段的学习及培训，特别是计算机办公软件的培训，满足工作需要;三是加强管理人员对业务知识的学习及培训，将业务能力和专业化水平提升一个高度，尤其是数字化档案管理模式下，应通过多调研、多学习、多实地考察的方式，将政策规定及文件精神有效融入到常规的实践工作中去，更好的推动和提升业务水平。

3）加大专项经费投入力度，从硬件和软件方面增强基础设施建设，为构建数字化人事档案管理体系奠定坚实基础。长期以来，各高校存在对人事档案管理工作重要性认识不足，领导对档案工作重视程度不够，从而造成档案管理工作基础设施建设薄弱，距离新时代数字化档案管理要求还有一定距离。为此，各高校在人事档案数字化管理过程中，应加强领导的重视程度和专项经费的投入力度，增强基础设施建设。一是不断改善办公场所和办公条件，严格按照“人事档案库房、阅览室、办公室”相互分离的标准及要求，设置独立的库房区、阅览区、办公区;二是配备数字化档案所必须的计算机、扫描仪、照相机、硬盘等重要硬件设备，同时按要求配置相应的应用软件和操作系统，为人事档案数据库运行提供重要的技术支持;三是加强网络设施建设和优化网络服务质量，更好满足高校人事档案数字化档案实践需要;四是加强对数字化人事档案管理工作所用的办公设备及软件的维护，定期或不定期安排专人对办公设备及软件系统进行日常维护及检修，同时加强对网路平台的安全管理，确保人事档案信息的安全完整。

4）提高人事档案服务功能，更好的服务学校教育教学发展。数字化时代的发展，促进了各大高校档案管理工作的大发展。档案的价值在于利用，所以对档案的管理上，运用数字化手段，适应新时期的发展要求，使档案的管理得到完善。高校數字化管理系统中，档案管理的目标要求、档案管理职责、制度等方面，都有一套较为先进的管理体系，从而为高校人事档案的数字化发展提供了条件。高校之间可分享与借鉴其他单位完善的档案管理制度、人事档案管理规范等，借鉴兄弟单位先进的档案管理经验，加强对档案的收集、整理、编辑档案存档文件的能力，应用先进的数字化技术，对人事档案进行整理，确保人事档案内容的真实全面与完整性，有效提升人事档案的服务功能与利用价值。

3 结束语

高校人事档案数字化管理工作，是一项管理技术上的探索与实践，是高校人事档案管理部门管理模式发展趋势，通过数字化管理系统，建立起纸质档案与电子档案并存的管理方式，可使档案真实反映教职工个人信息，更好服务学校发展，切实推进高校作为各类人才的聚集之地，严格以立德树人为根本任务，全面贯彻落实党的教育方针，承担着知识创新、人才培养和服务社会的重要使命，为实现中华民族伟大复兴奠定坚实政治基础、提供有力人才支撑的保障作用。

参考文献

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[2]王磊.浅谈高校声像档案管理[J].科技经济导刊，2017（04）.

[3]陈正娇.高校声像档案工作思考[J].文山学院学报，2016（02）.