新时代高校毕业生档案高质量管理应对策略

张裕民

[摘 要] 高校毕业生档案是对学生学习情况、在校惩处情况等重要信息资料的重要记录，能够直接反映出学生的在校行为及整体表现，对于用人单位进行人才选拨至关重要，是保障用人效果的关键资料。对于学生而言，档案作为其学习成绩及个人表现的重要凭证，在其职业生涯发展中发挥着重要作用。加强对高校毕业生档案的高质量管理与运用的重视，对于毕业生及用人单位的发展而言都具有重大意义。

[关键词] 高校毕业生；档案；高质量管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

就目前而言，一些地区的人力资源服务中心对高校毕业生的档案管理工作重视度不够，对毕业生档案的收集管理力度有限，在一定程度上降低了毕业生档案的可信度，既不利于学生的发展，也影响着人力资源服务中心的工作效益，加强对高校毕业生档案管理的重视，并采取有效措施提高管理质量是新时期提升人力资源服务中心档案管理工作效果的重要方式。

一、当前人力资源服务中心在高校毕业生档案管理质量提升上的难点

（一）高校对学生档案管理缺乏重视，档案完整度得不到保障

人力资源服务中心对毕业生档案的管理质量高低，在很大程度上取决于高校在学生档案地收集与管理上的水平高低。就目前而言，很多高校对毕业生档案的管理意识还有所欠缺，管理方式的创新度严重不足，大多高校依然采用的是传统纸质档案对学生档案进行管理，纸质档案的易破损、易丢失等局限性导致毕业生档案管理在源头上就容易出现问题，档案的完整度受到的威胁较大。此外，虽然部分高校采用了信息化管理模式，但由于全校学生数量庞大，学校负责毕业生档案管理的人才有限，同时因为管理意识的欠缺及人工操作的失误，很容易导致毕业生档案出现人与档案内容不符、录入错误、纸质原始版档案与电子版内容有出入等问题，使得毕业生档案的全面性、完整性、真实性降低。此外，部分高校在毕业生档案管理中的问题还表现于档案移交方面。在档案移交过程中，通常采用的是邮寄等方式进行移交，存在档案丢失的风险，同时对档案移交的后续跟踪力度也非常不足，导致毕业生档案一经离校，档案的追踪就很难落实。学校在档案管理中存在的问题为毕业生的发展及人力资源服务中心的档案管理质量带来了根源性的阻碍。

（二）毕业生个人对档案的认识不足

一般而言，只要毕业生及时准确地向学校提供档案接受地址，档案丢失的现象就很难出现，但因为毕业生普遍对个人档案缺乏正确认识，没有认识到个人档案对其发展及就业的重要影响，在提供地址信息方面存在拖延、不准确等问题，为档案丢失及其完整性破坏埋下了一定隐患。此外，一些毕业生就业延迟，其档案没有及时送到其所在地的人力资源服务中心，久而久之，毕业生档案可能因为个人保管不当等因素造成档案被拆开、资料丢失等问题。毕业生自身的问题也为人力资源服务中心对毕业生档案管理的质量提升带来了一定阻碍。

（三）人力资源服务中心对毕业生档案管理工作缺乏大局意识

人力资源服务中心在进行毕业生档案管理的过程中，同样存在着多种问题影响着管理质量。首先，因为多数高校采用的纸质材料进行毕业生档案管理，信息化建設力度不足，这导致一些人力资源服务中心在接收到高校送来的毕业生档案时，无法及时向高校送达回执单，导致高校与人力资源服务中心在毕业生档案移交方面存在沟通不及时等问题，为后续管理工作埋下了一定隐患；其次，针对学生个人送来的档案中存在的被拆封等影响档案完整性及可靠性的情况，人力资源服务中心没有采取有效措施核实档案资料的真实性；最后，部分地区人力资源服务中心在毕业生档案管理中存在这管理模式单一问题，在归档完成后便束之高阁，没有充分发挥档案价值。在电子档案的管理上，存在录入不及时、查阅服务不到位等问题。

二、新时期人力资源服务中心对高校毕业生档案进行高质量管理的有效策略

（一）加强引导，提高毕业生档案管理意识

由上文可知，人力资源服务中心对高校毕业生档案管理的效果在很大程度上取决于高校及学生个人对毕业生档案的管理效果。因此，要保障人力资源服务中心毕业生档案管理的高质量，应发挥其职能，加强对高校及学生个人意识的引导，全面提升相关各方的档案管理意识，为人力资源服务中心的高质量毕业生档案管理工作奠定基础。首先，应加强与高校领导的沟通交流，通过开展毕业生档案管理专题会议等方式提高高校领导及负责人的管理意识，并通过向高校领导传授管理经验、提供信息化管理帮助等方式优化高校在档案收集及管理上的效果。在此基础上，引导高校通过积极开展毕业生档案管理相关讲座、在校园公告栏等宣传处张贴校报、通过高校微博及公众号向学生推送相关知识等方式进一步引导学生个人对档案管理重视度地提升。同时，人力资源服务中心还应协助高校进行档案移交工作确保高效开展，为高校的宣传提供权威材料，包括如何进行档案移交、如果学生在个人移交过程中发生遗失或破损等问题时的处理方式等重要信息，进一步提升高校及学生个人在档案管理上的认识[1]。

（二）结合实际情况，完善相关管理机制

制度地建立与完善应保障全面性。首先，应协助高校完善毕业生档案管理制度。人力资源服务中心根据自身管理需求对高校在毕业生档案管理上的收集、整理、装订、移交等流程的具体要求进行规范说明，确保高校在档案收集、整理上的完整性，确保档案移交环节不会因为工作流程不规范等原因造成档案丢失、漏寄忘寄等情况；其次，应根据实际情况对高校档案管理机构与人力资源服务中心的相关部门之间的沟通机制进行健全完善。人力资源服务中心应尽可能地与高校档案管理部门进行联系，结合实际情况建立高效畅通的沟通模式，借助该沟通机制及时对毕业生档案移交的发出与接收等情况进行反馈沟通，提高档案管理沟通效率及效果；最后，应引导高校与毕业生之间建立档案管理沟通渠道。通过设置专门针对毕业生档案管理问题的热线电话、在微博及微信公众号中开设咨询窗口等方式为学生提供沟通渠道，及时了解并解决学生的档案问题。同时，高校可通过微博及微信公众号窗口对学生档案的收集程度、移交情况进行反馈，为毕业生提供查询服务。

（三）结合信息技术，强化信息化建设

要提高新时代人力资源服务中心对高校毕业生档案管理的质量，必须结合时代发展特征对管理方式进行创新。因此，人力资源服务中心应加强对信息技术的运用，在档案管理过程中积极融合信息技术，转变档案形式及管理方式，保障新时代的管理质量。首先，应借助计算机技术等先进技术通过扫描等方式将纸质材料转化为数字材料，丰富档案形式，提高档案管理高效性、完整性与可靠性；其次，应结合互联网技术积极开发关于毕业生档案查询等功能的网站平台，通过设置网上查询、统计分析等功能为毕业生档案的利用效果提供便携帮助，同时利用大数据技术、数据库技术等对毕业生档案进行优化管理分析，进一步提高档案管理的可靠性与完整性，在保障人力资源服务中心管理质量的同时，也最大限度地发挥出毕业生档案的作用，为毕业生就业及企业选聘提供更有效的帮助[2]。

（四）结合工作需求，提升管理人员专业性

档案管理人员是保障毕业生档案管理完整性及高质量的关键。因此必须结合实际工作需求对管理人员的综合能力进行培养提升。不论是高校档案管理部门，还是学生个人及人力资源服务中心相关部门，作为毕业生档案管理的经手者，都必须具有管理意识与专业能力。高校及人力资源中心管理人员专业性地提升，应通过加强培训、加强学习、互相之间加强沟通等方式实现专业性提升，同时建立专职管理队伍，保障管理质量。学生个人的管理意识则需要高校及人力资源服务中心的宣传引导。

三、结语

对高校毕业生档案地管理，是人力资源服务中心人事档案管理中的重要内容，做好對毕业生的档案管理，能够在一定程度上提升就业率，同时能够达到规范就业环境的效果，不论对于学生个人发展而言，还是对于社会整体发展都具有重要意义。人力资源服务中心作为毕业生档案管理的重要机构，必须履行提高管理质量、做好管理工作的职责。在认识到高校、学生个人及服务中心三方在档案管理上存在的问题，并采取针对性措施进行改善优化，是提高质量、做好管理工作的根本。

参考文献：

[1]李婧.新时代高校毕业生档案高质量管理应对策略[J].档案时空，2018（12）：47-48.

[2]米力坎木·艾木拉江.加强高校毕业生档案管理提升人力资源效用探究[J].魅力中国，2018（20）：267.