信息化背景下水利部门档案管理工作的初探

钟思铭

摘要：进入21世纪以来，随着现代科技的不断进步，其对档案管理电子化发展起到推动作用，各类组织的档案工作正在经历一场深刻变革。档案管理的电子化、数据化、信息化和智能化水平需要持续提高，管理者不仅要接收和保管纸质档案，也要处理和保存电子档案，而且档案资料信息的应用价值和方式越来越受到重视水利部门的档案资料分为内外两个部分，内部档案与行政单位组织的职能性质有关，涉及到人事、法规、政策、文件等信息;外部档案多来自被管理的企业或工程项目，工程项目档案是主要形式。许多行政单位重视内部档案管理，而轻视项目资料信息等外部档案管理，导致档案应用水平难以大幅度提升。

关键词：信息化;水利部门;档案管理;水利工程项目

我国行政组织的内部档案管理工作已经十分完备，各级政府和各类行政职能组织都建立了专业的文书档案管理部门和管理制度。总体上，内部档案管理的目标与国家行政管理目标基本一致，形成最终目标、职能目标和直接目标三个层次的档案管理体系[1]，虽然各单位的内部档案管理水平存在差异，但整体上都处于规范运行之中，并无明显的漏洞和失误。有些行政单位对外部档案管理的重要性认识不足，在管理内容和管理方式上存在问题，需要行政单位及管理者结合当代信息化给予妥善解决，以不断优化档案管理体系。

1强化水利工程项目档案管理的重要性

档案工作是企事业单位不可缺少的基础性工作[2]，《档案法》第一章：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务[3]”，说明了制定法律目的，也指出了档案管理的目标。

水利机构是指中国地方各级政府主管水行政的职能部门，分为省、市、县三级，其作用推动了涉及水资源事务的综合管理。水利工程及相关资料可真实、全面地反映工程项目的整体状态，此类档案对水利部门提升职能管理有重要意义：（l）有助于提高水利单位的管理效率。档案资料信息庞杂、涉及面广，在目前信息时代，档案工作者对其进行收集、整理和归档，能够让水利部门及时获取相关信息，对提高整个单位的管理效率十分有帮助。（2）有利于提升水利部门的管理效果。档案的两大价值，一是保护，二是利用。档案工作者对工程項目档案进行电子化处理和录入系统，方便查询，可避免因信息不全而产生的管理失误，进而辅助取得更好的管理效果。

2水利工程项目档案管理存在的主要问题

档案管理的重要环节是收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。很多单位提出建设“五个一流”档案管理，即思想认识、组织管理、督促引导、效果评估和人才建设五个要素。项目档案管理存在的问题主要集中在前三个方面：（1）思想认识上。档案管理思想不够统一，对项目档案的重要性认识不够。由于目前国家对建设项目档案信息化还处于试点阶段，尚未出台具体的标准或规范。因此，水利部门在思想认识上，仍把内部档案看成管理重点，对有大量资料信息的项目档案缺乏重视，实施电子化处理的比例有限。（2）组织管理上。工程项目档案管理的规范性不足，先进技术应用不全面。南于水利工程建设项目的参建单位较多，电子文件形成于不同单位和不同信息管理系统，有的单位缺少协同管理平台。因此，管理上比较混乱，有的纸质资料未被录入电子档案管理系统，管理方式落后或滞后，无益于查询和应用。（3）督促引导上。水利部门对档案管理的督促工作投入较少，不注重引导工作人员对重要资料进行及时的电子化处理。由于电子签名的长期有效性未得到保障，以及受到保密因素的影响。水利部门不重视投入资金和时间，对有些项目资料进行电子化处理，档案人员在未获得明确指示下，依然采取传统归档方式，降低了档案的应用程度。

3信息化背景下优化水利部门档案管理工作的建议

有专家指出：为了解决项目档案管理存在的问题，应当重视项目档案管理工作，从管理机构、人员配备、制度建设和设施设备方面都给予充分保障，并采取有效措施确保项目档案收集完整、立卷科学、整理规范和归档及时。下文综合存在的问题与工作实践，提出三点建议：（1）重视项目电子文件归档。水利部门不仅要重视内部档案的归档，也要重视对外部档案的收集与归档。首先，从制度上明确管理信息系统的功能要求，对项目相关的电子文件与流转有效控制，保障资料信息真实、完整和安全，实施分类整理和归档。其次，从流程上确定电子文件归档要求，对电子文件、电子化处理资料，按照收集、整理、保存、共享、关联、标识、存储、加密、检测、处理和应用等大项制定标准或方案。（2）规范项目档案电子化要求。对项目档案进行电子化、数字化处理，可以参照纸质档案的分类方法。首先制定数字化要求，第一，规定范围，如项目立项、设计、征地、合同、工程资料、验收报告、图片等都是可转变为电子档案。第二，处理方式，可以采取录入、扫捕、拍照等多种方式，保汪档案信息的完整，便于应用。第三，应用先进技术和系统进行电子化处理与安全管理，规范存储、备份和迁移等方法与程序。（3）完善项目电子档案管理。项目电子档案的保管、有效性保汪、鉴定和利用应符合GB/T18894的规定。在信息化背景下水利工程档案管理工作应加强资金投入[4]，支持档案管理系统建设，可分为内部系统、外部系统、协调管理平台等几方面。对管理系统的要求，首先要满足现代档案管理的基本功能;其次，支持内部系统的安全运行、保存和应用;第三，按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级，建立管理系统和内容的安全保密防护体系，并且培训管理人员，明确分工和职责。

4结束语

市级水利单位是直接管理水利工程项目最多的一级国家机构。在信息化时代背景下，如果只专注于完善内部档案管理，不重视和彻底解决外部档案管理存在的不足，其结果必然是降低本单位、本系统的管理效率和效果，难以对水利工程项目进行精细化、动态化的管理。因此，在档案管理系统建设中，需要科学的分类建设和分类管理，充分发挥现代信息技术的便利条件，持续优化档案管理，为水利部门整体的职能发挥贡献专业化力量。

参考文献

[1]罗浩.论档案行政管理的总目标与任务[J].科学与财富，2018（ 01）：115.

[2]龙建强.企事业单位档案管理工作应做到“五个一”[J].机电兵船档案，2015（03）：22-25.

[3]全国人大常委会.中华人民共和国档案法（2016修正）[Z].2016-11-07.

[4]聂丹萍.信息化背景下水利工程档案管理面临的问题与对策[J].中国管理信息化，2013（09）：91.