大数据背景下电子信息档案管理创新研究

卢瑾

[摘 要] 进入大数据时代，人们的生产和生活都发生了巨大的变化，各个领域在习惯了传统方式的情况下，都面临极大的挑战，传统档案管理方式也受到较大的冲击，同样也得到前所未有的发展机遇。如今，档案资料普遍应用电子设备进行存储，增强了档案资料保护和保管的便捷性。但是，从电子信息档案管理的现状还看，还存在诸多问题。所以，文章分析了大数据背景下电子信息档案管理的现存问题，并提出了针对性的管理措施，希望对当前的档案管理工作提供一定的参考。

[关键词] 大数据 电子信息档案 管理

中图分类号：G271 文献标志码：A

伴随互联网技术的不断创新，云计算更加普及，大数据经历巨大变革，并迅速渗透到各个行业中。大数据是具有大规模、多类型、更新快等特征的数据集合。可以有效对档案记录人员信息、企业财务信息、各部门业务信息等进行管理。通过大数据技术管理人事档案，能够更加准确、高效，为人才提供更加优质的服务。

一、大数据背景下电子信息档案管理的意义

科技在创新，云计算技术也在不断得到广泛应用，大数据已经成为档案管理的重要平台。档案管理模式正在由传统人工模式向电子信息化模式转变，智能化程度不断加深，对档案管理的效率和质量也有极大的推动作用，对企事业单位的未来发展提供的依据也更加全面和准确。

（一）大力提升档案管理工作效率

应用电子信息档案在档案管理工作中，能够大大提高工作效率。利用计算机管理技术，能够减轻档案管理人员的工作量，有效提升工作效率，也是当前档案管理发展的必然要求，引导档案管理未来的发展方向[1]。

（二）增强档案资料的安全性

应用电子信息档案在档案保存过程中，能够通过信息技术增强档案资料的保密性。在保存档案时，可以通过设置档案密码，来增加档案资料的安全系数。在查阅档案资料时，可以通过智能检索工具，在大量档案资料中，快速找出目标档案，既减少了其他档案资料的曝光度，而且也提升了查阅档案资料的速度。

（三）便于對档案资料查漏补缺

便于对电子信息档案进行查漏补缺。以往传统的档案管理，在核查过程中，需要人工装卷、拆卷、查阅、核实等工作，由于工作人员责任心不强、操作不规范，容易出现遗漏。通过应用电子信息档案，能够通过搜索，调阅出相关的档案资料，并对其进行相应的修改，便利高效，有效提升了档案管理工作的质量[2]。

二、当前电子信息档案管理过程中存在的问题

电子信息档案已经成为当前档案的主要形式，但是电子信息档案作为新兴事物，由于在有些企事业单位的应用率不高，即使应用电子信息档案，然而其应用的范围、应用的深度不理想，不能最大限度发挥电子信息档案的作用，而且在电子信息档案管理过程中也存在诸多如下问题。

（一）档案管理技术和设备陈旧落后

无论是企业还是事业单位，以往对档案管理的重视程度不够，随着电子信息档案重要性的凸显，暴露出档案管理专业技术匮乏、专业技术人才匮乏等问题。企事业单位在应用信息化管理档案时，都要以计算技术作为支撑。现在，虽然很多企事业单位引进了档案管理信息系统，但是由于投入资金不足，使用的档案管理设备落后，相应的管理技术也较为落后。甚至，有的企事业单位依然采用传统的档案管理方式，电子信息档案的技术优势无法显现出来，给企事业单位的持续高效发展造成了阻碍[3]。

（二）档案管理制度不完善

健全的管理制度是实现档案管理信息化的有效保障，而很多企事业单位的档案管理意识淡薄，相关的管理制度并未建立，处于空白状态。电子信息档案管理内容繁多、事无巨细，从档案资料的采集、核实、保存、管理等，都需要严格明确的管理制度。当前，档案资料管理的部分环节还未建立统一的标准，比如在收集、保存、管理等，档案信息不完整、档案丢失等现象频发。另外，企事业单位在档案资料的使用中，也未充分挖掘档案的价值，对档案更是未进行必要的评估，无法根据档案的等级对档案进行分级管理，充分体现其价值。

（三）档案管理人员技能不足

大数据时代，电子信息档案呈现爆发式增长，而且电子信息档案向更大、更广、更多元的方向发展，相应地对电子信息档案管理人员也提出了更高的要求。目前来看，部分企事业单位档案管理人员尚未做到专职，有的兼做其他方面的工作，在时间、精力上投入不足，使得档案管理工作效率不高、质量不佳。除此之外，一些从业者学历较低、观念陈旧、年龄较大，也影响了档案管理工作的实效。因此，面对电子信息档案管理时，更是暴露出对新兴事物的不敏感、接受能力不足等问题。另外，企事业单位很少开展针对档案管理人员的技术培训，导致其专业知识和专业技能不足[4]。

三、提升大数据背景下电子信息档案管理水平的建议

大数据是顺应时代发展趋势的技术产物，电子信息档案是依托大数据的重要资料，为了改变传统档案管理的模式，深度应用电子信息档案，充分发挥档案资料的价值，企事业单位要加强对档案管理的重视程度，从实际工作出发，探索有效的电子信息档案管理措施。

（一）加大档案管理技术和设备的投入力度

大数据时代已经到来，企事业单位为了解决当前的档案管理问题，突破档案资料价值不足的瓶颈，就要加大对档案管理硬件和软件设施的投入力度，采用先进的档案管理设备、开发应用最新的档案管理软件程序。同时，还要积极引入电子信息档案管理人员和计算机专业人才，只有配备强大的技术设备和技术力量，才能将电子信息档案管理深度应用，提升电子信息档案资料的价值[5]。

（二）健全档案管理相关制度

企事业单位进行档案管理工作时，为了保证质量和实效，必须通过严格周详的管理制度予以控制，同时，还要建立相应的考核制度，对每个岗位的工作人员都要进行相应的考核。尤其是在当前大数据背景下，档案管理人员要不断充电，更新自身的档案管理知识和技能，才能适应与时俱进的档案管理工作要求。另外，要严格落实档案管理工作人员奖惩制度，对工作积极、责任心强、方法创新等工作人员给予精神表彰和物质奖励，对工作懒怠、责任感差等工作人员给予处罚，以激励档案管理人员提高工作积极性、增强责任感。

（三）增强档案管理人员的综合素质

人员的素质在很大程度上决定了档案管理工作的水平，随着大数据技术的广泛应用，在档案管理工作中应用这一新的技术已经成为一种不可逆转的趋势，应当通过提高档案管理人员综合素质，促进档案管理工作的管理水平。这就要求企事业单位重视对档案管理人员的培训，从思想上、能力上全面提升档案管理人员的水平，使其不断适应新时代档案管理工作的需要。不仅要培训档案管理技能，而且还要对其培训大数据相关技术，鼓励档案管理人员不断挖掘档案管理技术，更好地开发和利用档案数据，为档案的价值不断扩大空间。

（四）提高档案管理数据的安全性

大数据时代背景下，通过档案信息化管理，能够充分利用和发挥网络平台的优势。企事业单位要联合软件公司，开发和构建符合自身档案管理需要的软件系统，便于档案管理人员的操作，提高档案管理的效率。同时，利用互联网平台，能够将档案资料进行相应的分类、分级，减少其他档案资料的曝光，也提高了档案管理数据的安全性。另外，还要充分利用大数据的优势，对与档案管理相关的业务进行整合，使各业务之间能够及时准确查询目标档案资料，促进各业务之间合作，推动整体工作的效率[6]。

四、结语

綜上所述，在大数据时代背景下，档案管理工作的重要性不断凸显，传统的档案管理工作面临巨大的挑战，也为档案管理工作带来了更多的机遇。所以，企事业单位要立足自身情况，分析档案管理存在的问题，不断加强档案管理人员的专业技能，丰富和更新专业知识，不断提高档案管理工作的效率和质量，为档案管理工作的开展贡献更多的力量。

参考文献：

[1]曹太刚.基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究[J].中国管理信息化，2020，23（04）：195-196.

[2]冯莹.论大数据时代档案管理模式的转变[J].纳税，2020，14（05）：287.

[3]王艳.新形势下电子信息档案管理存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2020（01）：46-47.

[4]杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（01）：129.

[5]李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子信息档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020（01）：73-75.

[6]董金宇.“互联网+”背景下电子信息档案管理的创新思路[J].才智，2020（03）：205.