浅谈档案管理工作的重要性

左昌国

摘 要：在当前社会日益进步的大背景下，档案管理工作不仅需要详细记录相关信息，还需要充分发挥其积极作用。随着当前社会进程逐步加快，人们对于各种信息资源也越发重视起来，档案主要是针对于国家机构，组织和个人的资料和信息进行记录的一种方式，做好档案管理工作是非常重要的。开展档案管理工作，我们必须考察依据方面的作用，其记录的信息具有客观性和真实性，具有较强的信服力。本文旨在研究档案管理工作的重要性，并提出相对应的有效策略，希望能够推动档案管理工作有序发展。

关键词：档案管理工作;重要性

随着社会飞速发展，人们对于档案工作也提高了重视程度，因为档案有着较强的真实性，能够给相关机构提供依据来源，无论是任何行业，都会有序进行档案管理工作，社会的进步促使档案工作逐渐深入到人们的生活，利用科学和与时俱进的管理方式进行档案管理，才能实现档案管理工作的价值。

一、档案管理工作具备的重要性

1.妥善保留珍贵的单位档案资料

因为档案资料不仅是单位内重要的信息资产，里面还有个人的信息隐私，档案管理将个人数据以及重要资料收集起来一并存放，在一方面方便大家对所拥有的档案信息进行借阅与查找，另一方面也需要对档案进行妥善的保管，在信息化发展如此快速的新时代，要妥善保管珍贵的档案材料，要防范网络黑客对档案信息的盗取以及篡改。所以，档案管理单位要对档案资料进行妥善保管，在保障档案安全的情况下方便大家的查询与档案资料收集。

2.档案管理工作记录主要数据

档案管理工作是十分纷繁复杂的，档案管理流程通常应当包含搜集各类档案资料、整理并且归纳档案资料、妥善保留档案资料以及调取资料等。但是如果可以将档案工作做好，就可以很好地记录重要数据，所以，档案管理工作也是十分重要的。我们可以借助信息化手段来改进我们的档案管理工作，提高我们的工作效率。

3.方便提取与调用档案

随着社会的进步，信息化的发展给档案管理工作带来了巨大的便利。当人们在遇到问题的时候，可以通过查阅档案来获取更多的信息，在工作中，我们要不断的发现问题并做到及时的解决，使档案管理工作与信息化转变两者高度融合，档案的提取与调用可以摒弃纸质化信息收集的形式，随着网络技术的不断发展和网络信息化，电子信息采集更加的得到大家的青睐，大家可以翻找文件的时间，直接在网上调取自己需要的档案信息。档案资料管理者也可以摒弃传统的纸质资料文件夹收集的方法，直接将档案信息存储在电脑中，既方便查阅、又方便资料的存储和更改。

二、有效开展档案管理工作的举措

1.全面提升人员专业素养

大数据时代没有数据是万万不行的，档案管理工作必须要有数据化的体现，同时也是提升档案管理最基础、最重要的操作。在提升档案管理体系时，应对档案工作人员进行培训，使工作人员熟练掌握大数据相关技术，还要通过调研方式使大家积极发表对档案管理转变的想法和建议，构建档案管理服务平台。对档案工作人员进行专业培训，聘用文化素养高级的工作人员管理，以便帮助大家及时解决问题，也可以更好地掌握档案的信息系统和熟练使用信息设备。同时还应利用大数据技术，将大量的档案信息进行分析、储存、组织、分析，从而达到档案管理构建的基本要求。档案管理体系的构建，培养档案管理工作人员，从而能有效解决大家在使用过程中的问题。数据化将实现档案信息管理的便利、集中，将档案中的档案、资料转化为数据，以便明确档案中各类资源的统计与管理。应对档案工作人员进行创新思维的培养，使档案工作人员，能利用人工智能等技术，對档案管理服务体系进行创新，为大家提供更优质的档案管理服务。

2.优化档案管理的基本操作流程

时代在发展，社会在进步，档案管理要与时俱进才能适应新形势的需要，档案管理过程才会更加科学。档案管理流程通常应当包含搜集各类档案资料、整理并且归纳档案资料、妥善保留档案资料以及调取资料等。但是现在大家的档案意识都很淡薄，所以，要通过不同的途径进行宣传，让大家知道自己是可以、需要进行档案登记的，自己有这个权利，提高大家的认识。掌握档案资料的收集规律，对于主要的事件统一进行更改和记录，及时把材料进行整理、归档，减少不必要的工作环节，提高档案工作的工作效率。档案管理还可以鉴别材料内容的真实性，不但实现了档案管理工作自身的价值，还与时俱进，促进社会的进步与发展。在信息化发展迅速的新时代，要将档案管理工作与信息化紧密结合起来，加强档案工作的数据保护，优化档案管理工作的基本操作流程。

3.保障档案信息安全性

往常的档案信息都会以文件夹或者文件袋的形式分类储存在文件柜里，这样不仅翻阅起来会很麻烦，而且信息不好更改，更加不方便的是档案的存储问题，纸质版的档案在存储过程中会出现纸质受潮或者纸质发黄等现象，可能会导致重要信息的丢失，还会出现档案位置改变或者交接导致档案直接丢失或者档案的破损，这对于档案管理工作来讲是致命的。但是信息化下的档案管理工作完美地解决了这个问题，将档案信息转存在电脑中，不会因为档案交接或者外力因素导致档案的破损或丢失，档案存储的安全问题得到了保障，但是在信息化发展如此快速的新时代，要妥善保管珍贵的档案材料，还要防范网络黑客对档案信息的盗取以及篡改，推动档案管理工作有序发展。

结束语

综上所述，档案管理工作的积极作用是十分巨大的。在管理档案工作的过程中，一定要统一标准化与规范化，积极创新管理方式，合理制定出一套高标准的规划，努力将管理工作做到最好。档案是对是对工作查考的凭据，也是科学研究和基础设施，设备建设的可靠资料，所以我们必须充分认识到这一工作的重要性，并做好相关工作，提高档案管理的质量和效率，作为档案管理工作人员，在实际工作中，必须具备认真与严谨的工作态度，努力将档案管理工作的最大价值与重要作用体现得淋漓尽致。

参考文献

[1]刘文婷.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].国际公关，2019（10）：181.

[2]王英秀.医疗器械档案管理工作的重要性[J].黑龙江科学，2019，10（19）：120-121.

（作者单位：四川省疾病预防控制中心）