高校电子档案集中管理模式的建构和应用

摘 要  随着电子信息技术的发展，高校档案的管理模式已由传统的纸质管理逐渐向电子信息化和数字化管理模式转变。相对于传统的档案管理模式，电子档案管理模式在应用中能够有效地规避很多问题，作为档案信息中非常重要的一部分，高校电子档案是非常重要的档案资源。在文章的介绍中主要是针对高校电子档案集中管理模式进行了分析和研究，希望可以为广大高校管理工作人员提供参考依据，促进档案管理工作的高效进行。

关键词 高校 电子档案 集中管理模式 建构

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-09-14

★作者简介：王炽，海南软件职业技术学院档案馆员，研究方向为档案信息化建设、档案资源利用等。

Abstract With the development of electronic information technology， the management mode of university archives has gradually changed from traditional paper management to electronic information and digital management mode. Compared with the traditional archives management mode， electronic archives management mode can effectively avoid many problems in the application. As a very important part of archives information， electronic archives in colleges and universities are very important archives resources. This paper mainly analyzes and studies the centralized management mode of electronic archives in colleges and universities， hoping to provide reference for the management staff of colleges and universities and promote the efficient management of archives.

Keyword colleges and universities; electronic archives; centralized management mode; construction

当前，现代化社会不斷发展创新，信息技术和计算机技术的发展打破了固有的模式，为各行各业的生产和发展提供了较多的便利。尤其是在档案管理工作开展中，先进的信息技术应用在档案管理过程中能够有效地摒弃传统纸质管理模式中存在的问题。电子档案的管理，有效地促进了档案管理工作效率的提升。本文主要是围绕高校电子档案的集中管理模式进行分析和研究，旨在为档案管理人员提供参考。

一、高校电子档案管理现状分析

1.管理体系缺乏。在当前高校电子档案管理过程中缺乏健全的管理体系，导致了电子档案管理在开展的过程中归档和保管工作没有形成统一的标准，经常会出现电子档案保存重复的现状。另外，相关的技术基础设施相对比较少，这样的情况导致了电子档案管理缺乏规范化的管理模式。

2.两极分化明显。受到经济和技术等多种因素的影响，高校在电子档案建设的过程中逐渐出现了两极分化格局。部分学校在电子档案管理建设发展阶段起步相对比较早，数字化、信息化的程度相对比较高;也有部分学校在电子档案管理工作开展的过程中没有给予重视，导致当前电子档案管理模式相对比较落后。

3.缺乏信息共享。自动化的电子档案信息管理模式能够实现单个学校的信息交换，但是高校和高校之间因为管理软件的不统一导致了当前定义的数据库结构存在一定的差异，因为技术标准和体系的不统一而无法实现信息资源的共享，形成了当前单一的信息孤岛现象。

4.矛盾冲突明显。在当前信息技术快速发展的过程中，高校对电子信息技术的应用导致在高校的档案系统里海量的电子档案相对比较分散，而这与网络环境下社会对资源获取要求之间存在矛盾，高校电子档案进行创新性的管理成为了当务之急。

二、高校电子档案集中管理的意义

1.实现管理规则统一。高校电子档案管理并不是简单的工作，在管理工作开展的过程中需要严格按照国家的宏观调控手段，在命令发布和传递的时候要根据权利大小分级别进行，因此就电子档案管理工作的性质进行分析，档案管理本身是一项系统性的工作。在档案管理的过程中实现集中管理模式可以有效确保对电子档案进行统一的保管和利用，并且能够保障在管理的过程中档案资源的质量和数量不会因为外界的因素受到一定的影响和破坏，这直接确保了电子档案在集中管理模式应用过程中的安全性和可靠性。

2.便于部门管理监督。在高校电子档案进行集中管理模式的过程中有助于档案管理的相关部门对档案工作进行及时的监督，针对档案管理工作中存在的问题及时进行有效指导，这也直接促进了电子档案管理工作效率的提升[1]。在电子档案集中管理模式运用的过程中，可以针对档案管理工作随时进行检查，在检查的过程中能够规避在传统纸质档案管理中存在的问题，也能够针对电子档案管理中存在的问题及时进行纠正。如，相关的档案管理部门在对电子档案管理工作进行不定时抽查的时候可以针对工作人员在工作开展中出现的错误及时进行教育和指导，通过工作手段的创新能够有效促进电子档案管理质量和水平的提升，对于电子档案管理工作人员来说也充分调动了他们的主动性和积极性，对他们提出了更高的要求，督促他们更好地完成工作，实现自我价值。

3.实现高效档案管理。在电子档案集中管理模式应用的过程中，针对更新换代之前的载体就不需要再进行保管，统一进行逻辑归档，这样的方式有效促进了电子档案管理模式效率的提升，实现了高效化的档案管理模式。

三、实现档案集中管理的优势条件

1.网络环境发达。在我国经济社会不断发展的过程中，网络建设已经发展得非常成熟，这为电子档案集中管理模式的建构和应用奠定了坚实的基础。在当前阶段具有综合传输功能的通信网络在很多地区建设，并且正式投入使用，网络基础和网络干架也在信息技术发展的过程中建设成功，这为高校实现电子档案集中管理提供了非常优越的基础条件。此外，针对各大高校的校园网进行分析，各大高校都已经具备了校园网的使用条件，校园网的构建也为电子档案集中管理模式的应用提供了一定的契机。在逐渐成熟的网络环境中，对于网络信息技术已经得到了普遍化的推广和应用，这些都为电子档案集中管理模式的构建和应用提供了非常重要的基础条件，创造了良好的社会环境和氛围。

2.必然条件趋势。高校信息化工作的开展使电子档案集中管理模式的构建成为了必然的发展趋势，高校档案馆每年接收进馆的电子文件约占总数的95%。在计算机上产生的档案在逐渐增长[2]。

四、高校电子档案集中管理模式构建和应用

1.打造集中管理观念体系。在高校电子档案集中管理模式构建和应用的过程中，管理是限制发展的主要因素。各个高校的档案管理都需要相对完善的电子档案集中管理理念。在信息技术快速发展的时代背景下，要加强对电子档案的储存、传递和共享功能的重视，将电子档案在教学和教研过程中发挥的作用和价值充分地体现出来，让高校的档案资源逐渐符合社会信息获取的需求和要求，将档案公共文化理念逐渐地呈现出来。另外在电子档案集中管理模式构建的过程中要站在人文精神的角度上针对公共文化中的重要性进行分析和研究，通过公共文化理念的树立为电子档案集中管理模式扫清在应用中存在的障碍问题，有效的促进电子档案集中管理工作的有序开展。

2.建立高校电子档案中心。在高校电子档案中心建立的过程中要将国家教育部作为龙头，对高校的电子档案信息形成集中管理和网络服务体系。在电子档案中心建立的过程中打破了传统档案管理中地域的界限，将同一职能活动的电子档案从不同的档案馆有效地集中起来，这样的方式能够实现电子档案信息的共享。在电子档案中心建立的过程中，能够实现资源的联合，促进规模效益的最大化，实现档案管理工作的高效开展。另外电子档案中心还可以实现在线阅读，通过这样的方式可以实现档案内容的直接下载，能够为用户更好地提供服务[3]。

3.进行国家战略规划设计。在对电子文件进行管理的过程中，从国家层面和战略的视角下进行长期性的目标定位和基础制度的安排，一方面可以体现一个国家对电子文件管理的基本態度，另一方面可以体现一个国家的总体思路。国家战略是指在出台国家政策和制定行业标准的时候，或者是在针对电子文件管理系统进行系统建设的时候，有效地体现了国家意志，针对电子文件管理的国家行为带有全局性的意味都可以称之为电子文件管理的国家战略措施。而战略设计是指在设计的过程中考虑结合多个方面的原因和因素，设计内容的框架包含宏观、中观和微观三个层次的内容。首先，从宏观方面进行分析是指国家电子档案管理的目标和方针。其次，中观也就是电子文件在管理过程中所遵循的制度，包含管理制度和管理程序等等。最后，微观即是指管理系统和数据资源层，也就是电子文件信息[4]。

4.电子档案管理模式。电子档案管理模式一般有数字档案和虚拟档案两种模式。数字档案模式分为两种，一种是集中式。在使用过程中主要的特点是在组织和电子资源上面都是采用集中的模式，针对电子文件管理系统统一进行开发，并以统一的形式进行推广，这样的方式并不是针对电子档案的载体集中进行管理，而是针对电子档案数据和规范进行统一的要求。第二种是分散式。在组织形式上一般是比较松散的，需要处理的相对比较关键的问题就是数据的异构问题。虚拟档案模式是在模拟的网上，档案界面可以针对多个档案进行获取收藏，这样可以取得相对较多的信息服务，数字档案是虚拟档案的组成因素。

5.研发电子档案管理系统。电子档案管理系统是指，在进行电子档案集中管理的过程中具备对电子文件接收归纳和整理的能力，包括在电子档案集中管理的过程中可以对电子档案信息实现检索目录编制和阅览功能的计算机网络系统。也就是说在当前电子档案现代化管理的过程中，要想实现集中管理模式，针对电子档案管理系统，就要不断研发和创新。在开发的过程中，涉及的内容比较多，包含技术、人等因素，相对比较复杂。电子档案管理系统是由多个子系统构成的，在电子档案系统中也包含数字化过程中的很多问题，因此，可以通过对电子档案管理系统不断地创新，满足集中管理模式的需求，对海量的数据进行储存，提高数据技术和数据安全加密技术。

综上所述，电子档案集中管理在高校档案管理过程中发挥着非常重要的作用，因此在高校管理工作开展的过程中要加强对档案管理工作的重视。一方面可以有效地促进电子档案管理规则和标准的统一，有效促进档案管理工作的完成，另一方面可以实现高校档案信息的共享，为用户提供更好的服务。因此在当前要想完成电子档案的集中管理，就要对档案集中化管理理念，做到真正的重视和认可，以促进电子档案的集中管理模式效率的提升和突破。

参考文献

[1]韩曼.基于云计算背景下高校电子档案集中管理模式探究[J].福建茶叶，2019，41（8）：125-126.

[2]张光明.信息化背景下的高校档案建设研究[J].山东档案，2018（4）：57-59.

[3]陈榕.供电企业电子档案集中管理模式研究[J].云南档案，2018（6）：56-58.

[4]侯志东.浅析高校档案管理与服务利用的创新性举措[J].中国管理信息化，2016，19（23）：181.