高校人事档案数字化外包风险与对策研究

魏娟

摘 要：基于教育发展形势下，高校人事档案数字化管理是一项必然发展趋势，而外包服务选择应用作为高校人事档案数字化建设发展过程的重中之重，是一项关键途径，能够帮助高校节省更多的人力、物力资源，促进高校人事档案管理工作更好的开展。然而，高校在人事档案数字化外包过程中也会面临着各种风险，会一定程度威胁到本校人事档案信息的安全保密性。针对于此，高校与企业需要及时采取相关风险防范控制措施，不断提高人事档案的科学安全管理水平。本文将进一步對高校人事档案数字化外包风险与对策展开分析与探讨。

关键词：高校;人事档案数字化;外包风险;解决对策

引言

当前是一个数字信息化时代，高校人事档案数字化建设工作发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。人事档案数字化实质是指通过将磁盘、光盘等载体存储的大量档案信息资源基于压缩、转换以及扫描等技术手段加工下形成数字化信息资源，并安全储存在一个专业完善的档案数据库中。由于高校本身会受到数字化信息设备、技术、专业人才等方面因素的影响，只能够科学选择专业数字化外包企业进行人事档案数字化管理，这样不仅能够帮助本校节省更多人力、物力，同时也可以充分发挥出优秀外包企业的各项专业资源优势，推动本校人事档案数字化建设稳定持续发展。然而，高校人事档案数字化建设选择外包服务也会面临着各种风险，需要有针对性地做好风险防范与解决工作，充分保障外包服务过程人事档案信息的安全可靠性。

一、高校人事档案数字化外包

1.高校人事档案数字化发展

档案数字化是高校人事档案工作建设发展的必然趋势，是实现高校现代信息化管理的重要手段。基于国家政府倡导档案数字化建设的相关政策制定颁布下，各地区纷纷积极响应国家政策，开始选择大力建设本校人事档案数字化，高校领导认识到传统档案管理模式已经无法满足新时期教育发展的需求。高校人事档案的管理科学规范化、高效化以及服务网络化将会成为当前高校档案数字化管理工作的核心目标，也将是各地区高校人事档案管理工作开展的新思路。各大高校根据自身需求和办学条件，合理适当加大了对人事档案信息化建设工作的投资力度，无论是自身引进先进信息化设备与技术进行档案的信息化管理，还是通过选择市场优秀外包企业进行人事档案数字化管理，都是当前高校人事档案数字化发展的重要途径和方式。基于数字化技术应用辅助下，人事档案管理工作变得更加科学高效，能够方便快捷的查询、统计相关信息内容，提高对档案信息的利用效率。

2.高校人事档案数字化外包的可行性

高校人事档案数字化外包指的是将该项管理业务外包出去，利用市场专业人才队伍承接高校人事档案数字化服务，这样有利于帮助高校降低人事档案管理综合成本，并且提高人事档案的管理质量和效率。高校通过将人事档案进行数字化外包操作，可以发挥出“省力、省心、省钱”的重要价值作用。首先，省力主要体现在，高校选择人事档案数字化外部可以降低档案管理人员的日常工作任务量，集中人手参与数字化建设工作，避免影响到档案部门的日常业务开展;其次，省心主要体现在，档案数字化外包服务企业通常具备了专业的人才队伍，有着先进完善的数字化管理设备与技术，能够充分保障高校人事档案数字化业务的开展质量;最后，省钱主要体现在，高校无需投入大量资本资金进行购买先进软硬件设备，无需培养组建大规模的数字化专业管理人才队伍，从而能够帮助高校节省更多不必要的开支，有效防止设备资源与人力资源闲置浪费现象的发生。

二、高校人事档案数字化外包风险

1.档案安全风险

高校人事档案数字化外包的安全风险主要分为两部分内容，一部分是档案信息安全，另一部分档案实体安全。前者档案信息安全，由于高校人事档案信息会涉及到个人信息，具有较强的个人隐私保密性。因此，在档案信息数字化加工处理过程中，倘若相关工作人员为了谋取不良利益而随意进行档案信息的拷贝下载、翻阅拍照等操作，或者对于档案信息的安全储存不到位，导致档案信息遭到网络病毒的侵害，这些都会造成高校人事档案信息的泄露破坏，致使高校人事档案数字化面临安全风险;后者档案实体安全，与其他类型档案管理相比较，高校人事档案数字化会涉及到对各项材料的优化整理、查缺补漏等复杂操作流程，需要经过较多工作人员的频繁操作，如果其中一个环节出现了疏漏操作和监督管理不力，都会可能发生高校人事档案实体资料丢失或者破坏等问题，最终会影响到高校人事档案实体的安全性。

2.档案质量风险

高校人事档案数字化外包的质量风险主要体现为以下几方面内容：（1）人事档案资料优化整理不够专业规范。由于人事档案资料信息内容较为繁杂，倘若相关工作人员操作不够规范，就会导致人事档案分类编码不准确、编码潦草模糊、金属物未完全剔除、装订不正确、不规范等问题，影响到档案数字化的管理质量;（2）人事档案资料信息扫描质量差。在档案图像信息处理中，会容易出现漏扫、扫描质量不高、对各类档案材料分辨率一刀切的问题，这些都会影响到高校人事档案数字化成果的高效利用工作;（3）人事档案材料信息图像处理不到位。工作人员对档案信息图像的裁剪、去污、纠偏以及色彩明暗调整处理不当等处理问题，都会影响到高校对档案数字化信息的应用质量。在人事档案数字化管理工作中，对于档案的日常科学分类整理、图像扫描、处理等，需要相关工作人员具备扎实的专业能力与良好的综合素质，能够履行好自身岗位职责。然而，由于市场外包服务企业属于一种劳动密集型企业，员工实际专业水平有着参差不齐的特点，存在部分人事档案数字化管理人员对规划操作流程不熟悉，从而容易造成档案管理质量风险问题的出现。

3.档案进度风险

在高校人事档案数字化外包服务过程中，其需要高校提供一定的经费支持，倘若该项目在规定时间有效完成，就会影响到高校经费预算的执行以及后期经费的申请，从而阻碍到高校人事档案数字化成果的科学有效利用。按照预先设定好的项目完成时间与质量要求进行数字化扫描处理，是市场外包企业的工作基本要求。高校人事档案数字化进度风险主要包括了两方面内容：（1）进度安排设置不够合理，会存在着前松后紧的情况，这样就会让档案管理部门后续的抽检与验收操作变得极为被动;（2）高校人事档案数字化选择的外包服务企业从档案资料整理、扫描处理以及挂接等操作，分别是由不同工作人员展开流水作业的，倘若无法科学严格控制好工作进度与数量，就会导致在外包服务合同期满后，产生大量的半成品。

三、高校人事档案数字化外包风险应对策略

1.完善前期准备工作

高校在人事档案数字化外包风险应对策略上，要认真完善前期准备工作，优选市场外包服务企业。高校人事档案数字化通常是由本校档案管理与外包企业进行共同实施的，因此外包服务企业资质水平、管理水平以及专业人才水平会直接影响到高校人事档案数字化的建设安全质量。高校在选择合作外包服务企业时，一是要安排专业人员深入市场进行调研分析工作，严格审查外包企业的真实资质与背景信息，确保合作的档案数字化外包服务公司具备符合本校信息化运营管理要求的资质条件，不能存在涉外背景，同时需要具备国家政府相关机构部门提供的秘密载体印制资质证书;二是高校还需认真做好招投标前期准备工作，促使能够选择与最为合适的外包企业进行长期合作。高校要充分掌握了解到各家投标外包企业的实际经营管理规模、实践工作经验等内容。科学结合本校人事档案的实际建设发展情况与未来工作目标，科学合理制定出详细的数字化方案，并拟写出对应的招投标文件，强化对市场的宣传推广工作，吸引到更多优质外部服务企业进行投标。在外包企业选择过程中，高校相关工作人员要优先以外包企业的实践项目工作经验与市场口碑作为核心参考依据。与其他类型档案不同，高校人事档案数字化有着其独特的管理要求，需要外包企业具备人事档案数字化的业务开展资质，能够促进该项目顺利的实施进行。

2.设防安全保密机制

在高校人事档案数字化外包过程中，必须通过科学有效设防安全保密机制，充分保障档案实体和信息的安全可靠性。安全是高校人事档案数字化建设管理的重要环节，高校在选择与某家外包企业进行合作时，要明确双方责任，各自强化档案数字化管理安全意识。首先，在数字化加工合同签订时，高校档案管理部门要与数字化外包企业有效签订安全保密协议。数字化外包企业还需与参与该项目运营操作的工作人員签订安全保密协议，明确各方主体的保密责任和义务。外包企业必须承担起对参与档案数字化项目人员信息和资质的严格审查的义务，强化对项目运行人员的专业培训教育工作，除了要提高他们的业务能力，还必须强化他们的安全保密意识;其次，高校档案管理部门还需与数字化外包企业进行紧密合作联系，共同去探讨制定出专业完善的人事档案数字化安全保密制度，具体包括了人员出入登记制度、档案出入库登记制度等，切实落实好各项安全保密管理措施。在人事档案出入库时需要逐一清点核对，并进行校方与企业方工作人员的共同签字确认，任何一次的人事档案材料交接都需要展开科学细致的登记操作。工作人员随身携带的移动通讯设备、U盘、硬盘等不能够带入到数字化档案管理室，要加强现场的有力监督管理工作，防止出现各种违规操作，危害到高校人事档案资料的安全质量。

3.注重现场过程控制

高校档案管理部门与数字化外包服务企业，作为两个相互独立的实体，它们之间属于合作关系，有效签订了相关合同，需要双方能够履行好合同义务与责任，共同做好人事档案数字化的现场过程控制监督管理工作。高校档案管理部门要坚决履行好第一责任人的职责，专门安排管理人员负责对人事档案数字化的过程监督管理，充分保障人事档案数字化的工作进度、安全保密以及质量。正如国家档案局局长杨冬权所说：“要做好档案数字化全程控制、高度重视档案数字化质量检测，强化数据的全方位质量控制，对全过程展开管理，保证档案数字化质量”。因此，高校档案管理部门要与外包企业共同做好现场全过程质量控制管理，倘若过程管理不到位、流程不合理以及工作人员专业水平与素质偏低，都会影响到高校人事档案数字化加工处理与安全储存的质量与进度。安全质量是高校人事档案数字化加工的第一生产要素，要想做到人事档案数字化工作的质量合格，就必须要求高校档案管理部门与外包企业在加工过程中认真把关、深入思考分析解决问题。高校人事档案数字化加工处理通常分为“借、拆、扫、挂、装、还”六个工作环节，不同环节会有着不同的安全质量风险，只有当档案管理部门与外包企业共同充分掌握了解到档案数字化加工流程中的各个风险点，才能够科学有效化解人事档案数字化的管理安全质量问题。高校档案管理部门要与外包企业共同组建起领导小组，各自安排专业人员负责日常过程的监督管理工作，构建出完善的监管机制，并规范操作流程，从而实现高校人事档案数字化加工处理过程的安全顺畅，充分保障工作质量。

4.开展人员档案培训

针对高校人事档案数字化项目建设管理工作，必须强化该项目组员的档案数字化专业能力与素养的培训教育工作，提高项目顺利发展进度与安全质量水平。首先，要合理设置项目人员的专业准入制度。相关工作人员必须具备先进的人事档案数字化意识，能够熟练掌握运用各项数字化管理知识和技能。高校需要监督外包企业做好项目负责成员的专业培训教育工作，不断提高他们的业务能力和素质，能够熟悉各项业务流程，科学掌握运用数字化工作业务技能。外包企业还需加强对项目成员档案数字化加工业务的综合考核评价工作，通过采取一系列激励措施，充分调动起他们的自主学习与工作积极主动性。然后，高校人事档案数字化项目管理组需要优化设置人员激励机制，有效提升优秀员工的职业忠诚度。比如，科学制定员工晋升制度，明确项目普通员工到项目组长、项目负责人晋升的各项必需量化条件与路径，指导项目组业务骨干员工进行科学职业规划，帮助他们解决各类生活、工作问题，促使他们能够提高对企业的忠诚度与凝聚力，全身心投入到工作中去，从而全面提升高校人事档案数字化建设管理水平。

四、结束语

综上所述，在数字信息化时代背景下，高校需要强化对人事档案数字化建设工作，帮助本校全面提高人事档案管理工作质量和效率，优化配置利用各项档案资源，推动教育建设稳定持续的发展。高校可以通过合理选择市场优秀的外包服务公司进行人事档案数字化建设运营工作，并结合人事档案数字化外包过程中可能存在的各项风险，及时采取有效解决措施，强化与企业的合作联系，共同履行好各自的职责，规范人事档案数字化加工处理与安全存储等一系列工作流程，提升人事档案信息资源的利用效率与安全质量服务水平。

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（作者单位：滨州学院人事处）

基金项目：2020年度滨州市社会科学规划重点研究课题《高校人事档案数字化外包风险与对策研究》（20-SKGH-22）。