试论纸质档案与电子档案的融合

曹丙贵　罗长文

摘 要：分别阐明了纸质档案与电子档案的特点，对纸质档案与电子档案管理模式的差异性进行了研究，指出纸质档案与电子档案融合中存在的问题，从加强档案管理信息化的建设、完善档案管理制度、加强纸质与电子档案的共存性和互动性、提升档案管理人员的基本素养等方面提出纸质档案与电子档案有效融合的措施。

关键词：档案管理;纸质档案;电子档案;信息化建设

前言

社会现代化的发展，信息化技术促进了办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成和管理出现了很大的变化。其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

一、纸质档案管理的特点

1.纸质档案的优势

自从造纸术改良以来，信息的书写、传播和存储就变得十分的便利和实用。纸质的档案在我国已经延续了一千多年，直到现在，纸张作为信息的载体，依然起着不可替代的作用。随着工业化的发展，造纸技术和流程不断优化，纸张的种类和性能上也得到了很大的提升。在社会生产和生活中，不管是信息的传播、交流和存储，都离不开纸质形式，而纸质载体也有其鲜明的特点，在档案管理中十分的便利。首先是信息明确，通过档案的检索，可以快捷的搜寻到需要查阅的档案资料，无需使用其他的设备和外界辅助手段，受到外部的影响较小。在信息化技术出现以前，在档案管理中就是利用这种纸质的检索手段，可以实现较为高效的档案检索能力。另外，纸质的档案存放时间较长，通过一定的防腐措施可以做到长时间的存放。

2.纸质档案的劣势

相对于信息技术来说，纸质档案有着一定的劣势。比如纸质档案需要真实的纸张来进行储存、管理，需要占据很大的空间。因此一般大型的图书档案馆都要修建大的场地和建筑，用来存放这些纸质档案。同时，还要在场馆内进行防火、防腐和防盗等工作，建立一个专门的图书档案管理机构来完成。这样会消耗一定的人力物力，造成资源的浪费。同时，对于纸质图书档案的整理和编修工作，也是需要耗费很大的工时。另外，一旦发生灾害事故，比如火灾、洪水、地震等，就会对纸质的图书档案产生不可逆的损失。而纸质图书档案的复制十分困难，工作量浩大，有些纸质图书档案只有原件，一旦损毁，会造成很大的损失。

二、电子档案管理的特点

在信息技术的发展下，计算机存储功能十分的完善，无论是计算机系统还是硬件性能，都得到了很大的提升。在企业或者组织机构中，建立和维护电子档案已经成了常态化的内容。在信息技术的环境下，电子档案有着十分鲜明的特点，不仅可以与现代化的办公系统无縫衔接，同时还能够使得办公高效化，管理精细化，有效的弥补了传统纸质档案的缺陷。

1.电子档案的内容多样化

随着信息技术的发展，诞生了许多新的档案形式，许多信息是以图片和视频、音频的形式而存在的，这些资料无法有效的转换成文字资料，只能通过电子档案进行存储和传播。因此，电子档案形式的多样性就发挥了效果，不仅可以存储文字信息，同时还可以存储视频、音频等形式的内容，使得图书档案形式丰富，更加有利于信息、文化内容的传承。

2.电子档案的存储空间较小

电子档案是以数字的形式来存储的，相对于传统的纸质档案来说，所占据的空间很小。自电子计算机技术发展以来，数字存储技术就相应的也在提升。不仅在存储空间上逐渐的扩展，而且在读取、传输等性能上也在逐渐提高。数字存储器最早是以千字节为单位，存储的空间极为有限，后来逐渐发展为兆字节、太字节，在未来硬件技术的提升下，数字存储器的发展会越来越完善，电子档案的管理将会通过电子信息技术的发展而越来越便利和安全。

三、纸质档案管理模式与电子档案管理模式的差异性

1.存储、管理环境的差异

纸质档案与电子档案的存储有明显的差别，首先纸质档案的主要载体是纸张，所需要场地和空间，都要符合纸张存放的要求，控制存放场地的温湿度。电子档案所依靠的数字存储设备，对于场地的要求更为严格，虽然数字存储器所需要的空间不大，但是其内部的电子元器件的构造，也使得对环境要求极为严格。除了纸质档案场地的常规要求以来，还需要防尘、防摔、防磁场等特殊要求。尤其是在现代信息环境下，各种数码产品网络技术层出不穷，一旦电子档案存储设备受到干扰，可能会对档案存储的信息造成影响。而且数字电子存储设备出现问题，是很难进行修复的。从这一点上看，传统的纸质存储环境更加容易掌握。

2.信息查询方式的差异

传统的纸质档案的信息检索和查询方式是依靠人工检索，检索的过程相对来说较慢，同时也需要耗费很大的精力。而电子档案是通过计算机设备来进行的，检索的方式有很多种，可以通过时间、关键词、作者等多种信息进行检索，既可以在范围内检索，也可以做到精确检索。通过信息查询和检索方式来看，纸质档案和电子档案会有十分明显的区别，一般的档案管理中，是将两种方式很好的融合，为用户提供线上线下的多种服务形式。

3.对管理者的职业技能要求的差异性

在传统的纸质档案管理中，对于档案管理者的要求不高，只要掌握档案检索的流程，同时能够保证场馆的清洁和安全就能够满足。但是在电子档案的管理中，除了传统管理技能的要求之外，还应掌握基本的计算机技术，以及互联网能力。能够熟练的操作计算机设备进行档案的建立、检索。因此，档案管理人员在面对信息技术下的档案管理，要在传统纸质档案管理技能的基础上，重新建立起信息系统的思维。