探索能源企业油气勘探开发档案一体化管理的新模式

周春蕾　皮淑慧

摘 要：根据国家深化油气改革的总体部署，如何顺应改革发展需要，构建与未来“油公司”体制相匹配的档案业务管理模式？带着对这一问题的思考，我们对公司勘探开发档案管理工作现状进行全面分析，通过调研16个油气田分公司的情况，会同有关专业部室，分析国家勘探开发档案管理相关要求及文件精神，打通了壁垒，制定了新的工作标准，理清了工作流程，确保勘探开发档案在归档时能够齐全、完整、准确符合国家标准。探索勘探开发类档案资源整合工作，探索与“油公司”体制机制相适应的档案业务一体化管理模式的实现途径。采取多渠道、多方式的宣贯手段，使勘探开发档案管理重视程度得到提高。

关键词：油气;勘探开发档案;一体化管理;新模式

引言

油气勘探开发档案是油气田企业发展不可或缺的重要基础信息资源，是有序放开油气勘查开采体制的重要前提。随着现在勘探开发难度的增加，投资规模也是非常大的。许多研究成果资料蕴含着地质家的智慧和心血，来之不易。一些档案材料记录了许多重大决策、重要部署、重要时刻和石油工业的发展历史，非常宝贵，要倍加珍惜管理好油气地质资料，对于油气勘探开发事业来讲意义重大。油气公司坚持以务实的态度认真做好地质资料管理工作，不断完善覆盖全公司和技术服务单位的地质资料管理网络体系，纵向形成了以油气总公司、公司档案中心和基层单位档案室的三级管理网络，横向形成了以公司档案中心为主、各专业处室协作配合、各基层单位为业务支撑的地质资料管理体系，确保了公司地质资料管理工作的正常进行。

按照中国石油天然气集团有限公司领导干部会议关于实现“四个高质量”发展的工作要求，中石油要加快调整业务结构，推进“油公司”体制建设工作全面提速。根据公司深化改革的总体部署，档案业务管理与其他九项共享服务业务在2020年底前要全面实现一体化集中管理。

如何顺应公司改革发展需要，构建与未来“油公司”体制相匹配的档案业务管理模式？带着对这一问题的思考，我们对公司档案管理工作现状进行全面分析，在充分调研论证的基础上启动全油田勘探开发类档案资源整合工作，以查清资源家底、夯实资源基础、优化资源结构、提升资源品质、重构资源管理模式、实现资源共享，探索与“油公司”体制机制相适应的档案业务一体化管理模式的实现途径，为公司油气勘探开发核心业务发展提供高效便捷的基础信息服务。

一、勘探开发档案管理现状

1.油气勘探开发档案管理方式

各油田气公司勘探开发档案管理工作实行“五同步”“一跟进”“一考核”。“五同步”即严格勘探开发档案验收程序，实行勘探开发档案验收同步、发送同步、登陆同步、整理立卷同步、归档同步。“一跟进”即实行纸电同步跟进。“一考核”是指对于归档不及时或归档资料达不到要求的单位进行考核。未履行归档签证，不能进行决算付款。

西南油气田坚持从资料形成的源头抓落实，制定《西南油气田公司勘探開发资料汇交管理办法（暂行）》，先后5次修订《西南油气田公司勘探开发资料汇交管理办法》;制定《西南油气田公司实物地质档案管理办法》，实现了实物地质档案管理的规范化;下发《西南油气田油气勘探开发单井档案录入指南》，进一步规范公司档案管理系统油气勘探开发单井档案的著录项目。2018年7月，集团公司成立西南地区勘探开发建设现场指挥部，明确了指挥部的工作职责。档案中心及时跟进，做到制度先行，制定了《西南油气田地区勘探开发建设归档文件材料管理规定（试行）》，通过制度规范了相关部门和单位的工作职责及不同载体资料的归档程序、流向，将纸质、数据、磁介质、电子文件、实物等汇交内容落到实处，从资料用纸到书写格式，从密级标注到电子文件格式，力求从源点做起，确保地质资料收集齐全、立卷合理、归档及时。目前，西南油气田两级档案机构馆藏主要保管在档案中心、勘探开发研究院、采油厂。

2.勘探开发档案管控手段

各油气公司勘探开发项目业务主管部门在项目前期管理粗放，后期验收质量参差不齐。电子文件管理没有及时跟进。勘探开发档案管理部门被动接收情况较多。资料形成单位管理标准执行不到位，资料管理投入少，勘探开发档案管理从业人员依照传统工作方法、工作行为习惯，工作标准未做到及时更新，差错率较高。

3.勘探开发档案管理技术措施

当前参照的依据性文件，国家标准偏重于政策、法规、制度，其中涉及勘探开发档案管理方面内容较少，对于勘探开发档案收、管、用质量没有详细说明，无法满足勘探开发档案管理工作指导的需要;企业制定的细则和规定，历史年代久远，未及时更新，不能满足国家对勘探开发档案管理及汇交工作要求。随着勘探新技术、新方法的诞生，各项新技术所应取得的勘探开发档案种类和要求没有制定统一标准，电子文件形成单位信息技术还不成熟，沿袭传统管理方式，无法满足档案新的工作要求。再加上越来越多的私营民营企业参与到石油建设当中，不同的单位执行不同的标准，缺少规范化的资料管理流程，没有统一的勘探开发档案管理细则。

4.勘探开发档案管理的工作量

近年来新的汇交要求是矿权内所有井的勘探开发档案全部汇交，汇交工作量剧增、汇交难度增大。国家对成果与原始实物勘探开发档案的汇交实行全程监管。按照原来工作标准形成的勘探开发档案，与当前汇交工作新要求还存在很大差距，导致大量勘探开发档案无法正常汇交。当前补交的资料需要投入大量的人力物力重新制作。勘探开发档案的管理精细化、精密化势在必行。

二、勘探开发档案管理中存在的问题

油气勘探开发档案在过去的六十多年里，实行的是两级机构、多头管理，基本每个油气田的几十家单位每个单位都设有档案室，建有档案库房，配有档案员。在过去，这一直是我们极力主张的标准化模式——麻雀虽小，五脏六腑一样都不能少。

时代发展到今天，这种小而全的模式所隐含的问题越来越突出：

1.管理能力、职业素养参差不齐

目前，油气田公司所属基层单位设立的档案管理机构，分别隶属于不同单位的信息档案管理站、地质研究所或者办公室管理。不同单位、不同主体的管理水平、管理意识、管理能力、职业素养参差不齐，对档案管理的制度、标准、规范认识水平、执行结果参差不齐，这些因素的存在，使得馆藏档案在标准化、规范化建设方面存在一系列问题。

2.分散管理、多头管理的模式不利于档案资源体系建设

各油气田公司最具核心价值的勘探开发地质档案，分别由公司油气生产科研单位及档案中心保管。这种分散管理、多头管理的模式，不利于档案资源体系的系统性、全面性、完整性建设，使地质档案服务保障油气核心业务的基础信息支撑作用没有得到充分释放。

3.专业数据库的源点数据与纸质档案不对应

新世纪初期开展的档案数字化、信息化工作，受限于多种因素，在顶层设计与任务实施过程中，存在着一系列短板弱项，其成果水平与勘探开发地质档案信息化服务的需求之间存在着一定差距。油气公司早些年委托专业公司研发的檔案信息网络集成系统，虽然实现了钻井、录井、试油、分析化验、井下作业、设计等专业数据库与档案数据库的对接以及网上数据逻辑归档，但大部分专业系统的源点数据与纸质档案不对应，系统中的数据无法作为具有档案效力的信息资源被提供利用，没有真正达到档案数据与专业数据集成和共享的目的。

4.队伍专业化水平低，高龄化趋势极其严重。

近些年，国家力推档案队伍专业化、年轻化建设。作为油气公司这一级组织，档案业务分散管理、多头管理的模式，不利于档案队伍的专业化建设。另一方面，在油气田企业，档案业务是小专业，选人用人的渠道极其受限，分散管理、多头管理使队伍实现新老更替的难度加大。

5.业务主管部门把关不严

业务主管部门、合同甲方单位对档案资料前端收集控制手段单一，一些工作只停留在口号层面。在项目初期档案管理工作介入不深入，介入了跟踪不到位，归档制度落实不彻底，导致项目结束后，后补充材料，后补手续，对勘探开发档案审核与验收不细致，把握的是粗线条。

6.勘探开发档案质量良莠不齐

部分勘探开发档案电子文件，按照传统工作习惯制作，未执行最新行业标准。入馆的资料还很随意。参建的私营企业不掌握标准，不执行标准，致使资料的齐全性、完整性、准确性得不到保证。电子文件重视数量轻质量，原始电子文件与成果电子文件虽然一直在接收，但在纸质与电子同步规范性与一致性方面良莠不齐。

三、探索中石油勘探开发档案一体化管理的方法

深入开展调查研究时坚持唯真求实，科学论证，合理布局，充分进行酝酿讨论，广泛听取各方面专业意见，精心组织方案设计，做到由点及面、环环相序。坚持固本清源，建章立制，规范运行。全面夯实资源家底，梳理档案业务管理及工作流程，将以往的多层级管理简化为扁平化管理，建立健全、修订完善适应“油田公司”管理体制和运行机制的档案管理利用服务制度体系。坚持稳中求进，边试边改，以点促面。先从油气勘探开发类档案馆藏资源少的单位试点，由小及大、由易及难，成熟一个推广一批，力戒盲动冒进打乱仗，确保资源整合工作全程安全、稳妥、有序。坚持问题导向，以“用”促“管”，推陈出新。通过资源整合，实现全公司油气勘探开发档案信息资源共享，简化利用审批程序，逐步实现各单位跨全宗跨部门利用。主要分为以下四个步骤：

1.确定归档范围与格式

在各油气公司勘探开发资料形成与归档单位范围内开展勘探开发档案归档范围调查。针对钻井、录井、测井、试油等不同专业的勘探开发档案形成规范、归档范围及电子文件格式，反复与相关部门和单位以及技术服务单位进行实地交流与沟通。在充分调研的基础上，确定勘探开发档案归档范围、归档电子文件格式及单井归档范围中常规资料的具体名称。

2.梳理归档问题，用规范明确归档要求

开展勘探开发档案归档工作调查，针对调查中发现的纸电不一致、整理装订不规范等问题，严格执行《国土资源部关于加强勘探开发档案管理的通知》（国土资规[2017]1号文），纸质立卷、装订、编页等提出质量要求，通过调研明确电子文件归档格式，做到数据信息完整、著录规范，归档电子文件的内容与纸介质资料的内容相一致，确保新归档的勘探开发档案标准统一。针对归档量大、纸电存在问题多的资料，从实体资料内容的总结、编页、审核、纸张、装订到著录、电子文件归档格式、内容中图表显示等问题均提出要求。

3.用流程明确责任主体

为确保勘探开发档案一体化管理有序开展，梳理钻、录、测、试等单位的勘探开发档案归档验收流程，进一步明确各部门、各单位在勘探开发档案归档工作中的职责，为新井资料收集的全准性提供保障。明确了合同甲方对勘探开发档案形成、积累、整理、线上线下归档全过程管理的职责，对勘探开发档案的齐全、完整、准确负责。明确勘探开发管理部门管业务、管项目、管归档，与档案管理部门相互协作，采取措施，严控归档文件质量。未经审核确认的归档文件，不履行签证手续，归档文件质量、数量不合格的不予付款，对出现问题的单位（部门）严肃责任，进行考核。

细化油田勘探开发档案异地备份工作流程，明确档案中心、勘探开发部门及异地备份单位职责，制定档案备份交接文据、备份装盒、备份档案目录信息内容格式以及备份装盒要求，确保异地异质备份工作到位、无遗漏。

4.着力推进勘探开发档案归档工作合规化管理

勘探开发档案作为油公司的战略性、基础性信息资源，与公司矿权保有这一核心利益的关系越来越密切。档案部门作为勘探开发档案最后端的管理机构，有充分的视角审视公司勘探开发档案管理过程中存在的问题，有责任、有义务推进解决其中存在的问题。基于此，作为公司勘探开发档案管理部门，档案中心要积极顺应形势需要，协同公司多个部门积极推进勘探开发档案规范化管理体系建设，着力抓好源头控制，从归档前端着手，强化制度约束力，力求建立健全制度完善、标准完备、责任明确、分工具体、流程清晰、组织保障有力、考核约束有效的勘探开发档案管理体系。

为确保归档的勘探开发档案齐全完整，满足归档及汇交需求，将归档工作范围、要求纳入合同，公司合同签约单位（发包方）履行职责，对归档勘探开发档案的质量、种类、数量等验收，确保勘探开发档案的真实性、齐全性、准确性和完整性，此意见作为付款凭证，确保公司勘探开发档案归档汇交的质量。

四、结语

当前，党中央和国家对油气勘探开发档案管理的重视已提升到国家层面，社会对油气勘探开发档案共享服务的需求也日渐加大，油气勘探开发档案管理形式和要求也发生了变化。经过此次勘探开发档案一体化管理模式的探索，勘探开发档案归档人员、管理人员思想认识也得到了明显的转变，由过去对档案部门提出的规范勘探开发档案工作抵触、不主动落实，向主动来档案馆沟通归档执行标准、主动学习转变。通过勘探开发档案规范化管理规范性研究，公司上下对勘探开发档案管理意识有了提升。中石油勘探开发档案管理逐渐从粗放型管理向精细化管理转变，从管理纸质资料的形成向研究电子资料的生成转变，从传统领域的常规指导向新型领域的创新工作转变，从追求数量向注重质量上转变。

参考文献：

[1]赵传玉.油气田勘探开发文件归档工作优化探究[J].北京档案，2018

[2]毛跃光，安志燕.档案资源体系建设的风险与防范[J].机电兵船档案，2017

[3]孟 烁，孙迎辉.提高项目档案内在质量之思考[J].机电兵船档案，2017

[4]孙 沁，赵传玉，唐来洲.油气地质资料汇交工作存在的问题与思考[J].兰台世界，2019

（作者单位：1.中国石油天然气股份有限公司勘探开发研究院

2.中国石油西南油气田分公司）