基于云计算的高校档案管理系统安全优化机制探讨

孟姐　王龙

摘 要：在高校档案管理中应用云计算，促使高校档案管理工作发生了巨大的变化，拓宽了高校档案管理职能，服务性功能更加突出，规模不断扩大。云计算本身具有强大的功能，属于一种具有潜力的多元化应用模式，优化了高校档案传统的管理模式，提升了高校档案管理工作发展效果及质量。本文对云计算概念及特点进行简要概述，分析云计算在高校档案管理中应用存在的安全问题，阐述云计算的高校档案管理系统安全优化机制。

关键词：云计算;高校档案管理系统;数据分析处理;信息安全

前言

随着科学技术的快速发展，社会逐渐向智能化及数字化方向发展，智能化服务及信息技术的应用，促进了社会资源利用效率的提升。云计算作为一项当下新兴的极具潜力的多元化应用模式，以其强大的功能，現阶段被广泛应用于社会的各个领域中，其应用效果及质量受到了IT界的一致好评，解决了传统计算模式的弊端，带领人们进入到云计算时代。在高校管理工作中，档案管理是一项重要的管理内容，为了确保档案的作用能够充分发挥出来，可融入云计算管理方式，在取得良好管理效果的同时，也引发安全监管力度不严、档案信息泄露及平台运营缺欠等档案信息安全问题的产生，对云计算的高校档案管理系统机制进行安全优化具有必要性。而且基于云计算的高校档案管理是一种新型的档案管理方式，将这一档案管理方式应用于高校档案管理中，不仅能够实现档案管理的资源共享，也能够提高档案信息安全性，并且能够为用户提供个性化服务。

一、云计算概念及特点

1.云计算概念

云计算的提出时间为2006年，提出者为google的首席执行官Eric Schmidt，该项技术在实际的应用过程中以互联网为载体，是一种创新的计算模式，属于一种新型的存储方式，提供了一种多样化及丰富性的虚拟资源。云计算改变了传统的计算方式，在计算相关的数据信息时，会根据用户的实际需求，通过多台电脑对计算处理程序进行拆分，在多个电脑的共同配合下，建立了一台具有强大功能的数据处理系统。通过对云计算概念进行分析可知，由广义和狭义两部分内容构成，广义是指通过使用互联网交付模式以此来获取与此相对应的服务。狭义的概念主要是指根据用户的实际使用需求，通过使用互联网来获取具有针对性的服务。

2.云计算特点

（1）数据存储具有安全性

传统数据存储，当一台计算机无法正常运转时，极易引发数据出现丢失，增加了数据的再次获取难度。云计算模式的应用，主要是在云端来存储数据，完成了对数据的实时存储和备份，并且可随时进行数据获取及同步进行数据访问。云计算分布系统在实际的使用过程中容错机制较为明显，主要是指在云端数据存储中心上进行数据存储，完成了对数据的有效、严格控制及管理，使数据的安全性能及可靠性能得以提升，由于数据中心设置了权限管理，在根源上解决了病毒入侵风险。

（2）数据分析处理性能强

云计算技术在高校档案管理中应用通过与普通的计算机联合使用，共同构成了云计算模式。云计算模式的应用，解决了传统管理过程中用户在一台计算机中不能完成的数据处理任务，用户具备支配云数据分析处理能力，用户在发出请求后，云计算系统会自动接收到信号，并且赋予用户支配云数据处理权限的功能，云计算系统中包含的计算机数量较多，在对不同的数据库中信息进行处理时，会结合数据的实际情况使用不同的方法，处理收集到的数据信息，为用户提供全面及满意的数据信息。在云计算模式下，数据存储更加便利且全面。

（3）数据利用效率性能高

云计算模式下，在云端中会存储有大量的数据信息，云端数据面对的对象为多元化用户，用户本身对信息资源具有多元化的需求，有助于提升数据利用效果及质量。通过对过去的计算模式进行了解可知，数据信息的利用不充分且过于片面，而在云计算模式下，用户可随时获取信息资源，不受时间及地域的限制，使信息的分享更具便利性，完成了对循环不间断信息的有效存储，促进了数据信息利用效率的提升。

二、云计算在高校档案管理中应用存在的安全问题

1.信息资源在云端处理的限制性条件问题

档案属于一种重要的信息资源，通过对高校中的信息资源进行了解可知，大多数的档案信息均具有保密期限，并且在人群选择上也有着自己的独特要求。云计算现阶段被广泛应用于高校档案管理中，使档案存储工作更具便捷性，但是要求档案管理者在进行档案存储时，不可在云端进行全部档案的存储，对于一些重要及需要保密的信息，应在本地机器中进行存储。因此可知，虽然云计算作为高校中一种新型的档案管理模式，解决了传统档案管理中存在的问题，但是云计算档案管理方式在应用期间也存在诸多的问题有待进一步解决。因此，要求高校档案管理部门中的人员应有效分析档案信息资源，明确信息资源在云端处理的限制性条件。

2.服务器协议不同及接口特定性问题

高校档案信息管理在档案管理过程中使用的服务器操作系统及服务器配置系统均展现出了一定的特殊性。通过对高校信息资源的利用情况进行了解可知，在不同的高校中档案信息资源管理部门的管理工作存在一定的差异，因此在不同服务器协议下增加了云计算在高校档案管理中的应用难度。在不同的平台开发中云服务上提供的软件接口不一致，当档案管理部门中使用的云计算模式接口及服务器协议与云计算接入不适用，进而延长数据存储的分析时间。

3.档案信息安全性不足

为了确保高校档案信息更具安全性，需要将其存储在云计算模式下。云计算模式下确保高校档案信息的安全性尤为重要。若数据出现丢失将会产生不堪设想的后果。云计算模式下的数据信息本身具有较高的安全性，相较于小型计算机中心模式下及微机模式下的档案管理数据存储安全性更高。其所涉及到的安全问题主要是指政策问题及数据安全问题，云计算企业的管理策略、信誉策略及高校档案管理部门政策，均会影响高校档案信息数据资源的安全性。

三、云计算的高校档案管理系统安全优化机制

1.优化档案管理系统模块

优化档案管理系统模块，应做好以下几方面内容：第一，学生成长空间。学生成长空间致力为学生提供服务，以学生的需求为出发点，应做好档案推荐工作，清晰将优秀的学生档案及经典评价展现出来，学生在浏览档案时，应以权限为依据。在成长管理中，系统会自动为学生提供多种服务类型的系统，包括学习笔记本、成长备忘录等，确保能够与高校学生的成长需求相符合。在作品修改功能中，主要是指在成长记录中导入学生的成长作品，并且具备对学生成长记录进行上传、编辑及修改操作功能，通过次模块的应用，可有针对性的对学生情况进行评价。第二，加强学生档案管理。学生在进行档案管理时，可自行登录系统，学生获取的档案管理方式包括调整编目顺序，删除或更改自定义目录等内容，系统无法自动更改模板目录，学生在进行档案模块上传时，可利用互联网接口来实现，以此来制作具有个性化的档案，并对档案进行有效的分类。系统本身具有预览发布及正式发布功能，为学生提供了自动进行档案预览及内容编辑功能。当档案发布后，会赋予学生设置档案浏览权限，档案评估及类别操作调整，成长规划制定，允许学生及管理员提出批评意见。在对学生进行分类时，以院系为载体进行分类在学校中各个院系系统中将学生的名单清晰的显示出来，在进行学生档案查看时通过单击即可实现，并且能够充分的了解到院系中所有学生的名单，能够充分及直观的了解到学生的相关信息。第三，档案综合展示平台。共包括以下三部分内容，一为作品管理。在对学生的作品进行浏览时，由教师及档案系统中的管理员分别进行浏览，浏览内容包括工作类型、作品标题及出版时间等，以此来完成对作品的评估及鉴定。在对学生的作品完成情况进行界定时由教师及管理员共同来完成，并有针对性的为患者提供具有发展性的意见。二为档案展示，档案展示及上传工作由档案管理员来承担，通过对管理权限进行设定，部分人可对链接进行分享，由管理员来承担分享权限更改及终止职责。三为整体情况，管理人主要是承担作品完成情况的描述及分析，并合理设置档案提交时间，并且完成了对学生实际情况的有效统计，统计内容包括作品数量、规格、程序等。第四，多元评价模块。多元评价模块所展现出来的功能包括学生互评、评价管理及档案评价三个功能，在多元评价模块中应以档案评价为核心，档案评价查询功能主要是面向全部受众，主要是指对已经发生的评价行为进行删改及整理，学生之间也可以彼此进行互评，能够从多角度来完成对学生的自我评价，确保能够更加全面的了解到自身的实际情况。

2.创新云计算及档案管理系统功能

创新云计算机档案管理系统功能，应做好以下几方面工作：第一，资源共享。云服务平台在实际的使用过程中展现出了虚拟现实功能，主要是指在云体系中来存储档案信息，使信息资源库能够实现资源共享。当资源共享服务完成后，应以受众需求为依据，对资源进行灵活调动，以解决传统服务模式存在的资源分布不均及资源服务器承载压力过大等问题。第二，保障档案信息的安全存储。云计算档案管理系统的建立，完成了对多个IP平台的使用，将信息存储所展现出来的虚拟化及分散化优势充分的展现出来，确保能够有效发挥管理平台集合调动功能，使存储介质更具安全性，为广大用户提供了更为便捷的访问服务及信息存储服务。当用户接收到存储服务后，系统会自动在“云框架”中存储用户提供的信息，即使用户的个人信息遭受到破坏，仍然可以通过登录界面来完成对备用信息的调取。第三，多层次服务。在云计算下，高校档案系统支持用户定制服务，当用户的指令发出后系统会在第一时间接收到，以便能够根据用户的实际需求对服务类型进行调整，确保为用户提供的服务更具针对性。在此期间，用户也可根据自己的实际使用需求，自行更改、退订及删除服务方式。在信息技术的推动下，用户的需求展现出多元化及个性化特征，云计算档案管理系统在实际的使用期间管理功能及服务功能较为强大，在实际的使用过程中满足了不同层次用户的信息使用需求。另外，也可以在互联网中共享重要的知识信息，使一些高层用户能够更加便利进行数据信息挖掘。第四，智能推送服务。云计算档案管理系统在实际的应用过程中展现出了强大的数据分析处理能力，对用户浏览记录可自动生成，并且建立了完善的智能跟踪平台，分类整理浏览记录。

3.提升档案信息安全性

为了促进高校档案信息的安全性，应做好以下两方面内容：第一，完善建立档案信息安全法规。在高校档案管理中建立档案信息安全法规具有必要性，一旦高校档案信息管理出现问题，若没有法规制度进行管理时，将会导致所出现的问题无法得到有效的解决，影响档案信息的安全性。由于高校中的大多数档案信息涉及保密性及知识产权问题，建立完善和健全的档案信息安全法规制度尤为重要，一旦出现违背法规事件的产生，可按照法规制度上的要求进行处理。通过建立档案信息安全法规，有效的遏制了档案信息泄露问题，在一定程度上确保了档案信息的安全性。第二，建立档案信息安全测评体系。档案信息安全测评体系的建立对提升档案信息安全管理体系建设效果及建设质量具有重要作用。通常在档案信息安全管理体系下，有很多的档案管理人员不重视后期测评，对档案信息安全管理工作的实施及开展造成了极大的影响。信息安全能够有效避免信息网络及信息系统中的信息资源遭受到严重的干扰及破坏，在云计算背景下，通过构建档案信息安全测评体系，使档案信息系统更具规范性，完成了对各方权益的保障，数据安全性更高。需要对档案信息安全进行测评，对于出现的问题应及时出具合理化的解决方案，确保档案信息安全管理体系能够实现完善建立。

四、结论

云计算管理模式的出现为高校档案管理提供了新的思路，研究结果证实，云计算模式的应用促进了高校档案管理能力的提升，创新了档案管理方式，为用户提供了便捷化、个性化及人性化的服务。高校在档案管理中应融入云计算管理模式，对提升云计算管理平台建设效果及质量具有重要作用，为日后档案信息管理工作提供了更为方便的服务，使高校档案的存储及调用更为灵活，应在高校档案管理中大力推广使用云计算管理模式。

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（作者单位：海南热带海洋学院）

基金项目：海南省自然科学基金项目《基于SDN的云计算数据中心安全架构研究》（618MS076）。

作者简介：孟姐（1982-），女，汉族，海南三亚人，本科，助理馆员，研究方向：档案信息化等;王龙（1981-），男，汉族，海南乐东县人，本科，高级实验师，研究方向：网络运维、应用开发等。