会计档案电子化管理探析

董春艳

摘 要：信息化是当今时代发展的大趋势，给人们的工作和生活等方面带来了深远的影响。如今互联网、大数据、云计算、人工智能等信息技术，发展的如火如荼。传统行业纷纷借助新技术，实现转型升级。在此背景下。企业的会计档案管理朝着电子化方向不断发展，管理效率不断提升。基于此，本文主要阐述了会计档案电子化管理的优势，分析了当前会计档案电子化管理所面临的挑战，并提出了加强会计档案电子化管理的有效措施，以供参考。

关键词：会计档案管理;电子化;优势;面临的挑战;措施

前言

会计档案是指在归档范围中单位内部形成的电子会计资料，可以电子形式保存满足一定条件的资料，进而形成电子会计档案。由此可见，会计档案电子化管理是技术进步的必然产物，是信息化背景下的必然选择。企业只有在充分认识会计档案电子化管理的重要性和迫切性基础之上，认真剖析实际管理工作中存在问题，并不断加以改进，才能更好地降低管理成本、提升财务工作效率，促进企业的健康发展。

1 会计档案电子化管理的优势

1.1信息反馈的及时性

企业报销单据、经济合同等原始凭证，记录着企业费用开支的用途及方向、支出金额的大小、使用部门及人员等信息。但由于传统的会计档案以纸质载体为主体，所有这些信息均反映在纸质凭证上，财务数据的调取、分析往往存在时滞性。随着信息技术的不断发展，会计档案以电子化形式生成和保存，会计数据的采集和处理.可以实现动态化和实时性。比如费用报销，被输入财务系统软件后，实现在线审批与支付。通过软件相关模块对数据进行分析、计算与整理，形成的会计档案以电子化形式存储于数据库之中，确保了信息反馈的及时性，有利于为企业经营决策提供实时有效的会计信息。

1.2管理模式的高效性

会计档案管理主要涉及立卷、归档、保管、借阅和销毁等工作。传统的会计档案管理模式下.企业财会部门将各类会计档案装订成册移交给档案管理部门进行集中归档，档案管理部门再根据需求进行会计档案的借阅和销毁。会计档案从生成到销毁的各个环节，都依赖于人工操作.耗时耗力。会计档案电子化管理模式下，通过对系统进行前期设置，可以实现全流程的自动化，减轻了相关人员的劳动强度。

1.3存储环境的高要求

传统的纸质会计档案管理，要求做好温度、湿度控制，以及防火、防湿、防霉、防虫、防盗等工作。而企业会计档案电子化管理依赖计算机、软件系统和存储介质等，将会计档案进行在线或离线存储，在传统的存储环境需求下，还需做好防磁和防静电等工作。同时，会计档案信息以电子化方式进行存储，还易受到黑客攻击、网络病毒传播等人为因素的影响，这要求企业在存储过程中，还需做好网络安全隔离、异地备份等工作。

2 当前会计档案电子化管理面临的挑战

2.1档案信息的规范性有待提高

现阶段.由于新的《会计档案管理办法》实施时间不长，关于电子会计档案管理的经验难免存在欠缺。在实际的管理过程中，标准操作流程及相关制度的欠缺、各环节经办人员能力水平的良莠不齐以及工作责任心的不到位等，容易导致原始会计信息在上传和生成过程不规范，从而导致会计信息失真。比如扫描的原始凭证图像和命名不符合电子化要求，质量得不到保证等。

2.2网络存储的安全性有待增强

会计档案实现电子化管理，在企业会计信息采集、整理、传输和反馈等方面带来了高效率。但电子化是以网络为载体，网络环境的开放性、复杂性、动态性，以及信息系统的脆弱性.使得会计档案管理的安全隐患变的尤为突出。与传统的纸质会计档案管理相比，会计档案电子化管理在实施过程中，会计档案信息容易受到计算机病毒的危害、黑客的攻击、人为的恶意修改或破坏。同时存储系统自身的缺陷，也会导致会计档案信息丢失。

2.3档案管理人员的综合能力有待提升

企业会计档案管理涉及立卷、归档、保管、借阅和销毁等多个流程，往往不是某一个部门或专业能够独立完成的。会计档案电子化管理的有效实施，人的因素至关重要。但在现实丁作中，企业会计档案电子化管理在人力资源的投入方面存在一定的不足。许多工作人员要么没有专业的档案管理知识，要么知识体系较为陈旧，对计算机系统在会计档案管理方面的运用.认识不深刻、实际操作能力不强，难以满足岗位的工作需求。

3 加强会计档案电子化管理的有效措施

3.1加强制度化和标准化建设

企业会计档案在生成过程中.涉及到不同的部门和人员，为了提升会计档案的规范性和统一性，企业有必要加强制度化和标准化建设。为此.企业可以从电子会计档案归档范围的设定、电子图文的格式与标准、上传及传输等操作的规范流程等方面着手相关工作。在制定制度和设定标准的过程巾，企业应综合考虑财会、信息、档案、采购等有关部门的需求和意见.集思广益做好前期建}殳工作。此外，企业还需做好监督考核工作.提升制度及标准执行的严肃性，确保纸质档案转化为电子档案时格式统一，内容匹配而不失真。

3.2加大网络安全软硬件设施投入力度

企业会计档案反映企业一定时期的财务和经营状况，涉及企业的商业秘密，因此有必要加大网络安全软件和硬件设施的投入力度。在采购环节，企业应根据自身需求合理选择軟硬什设施.并严格执行试运行检查。在运行环节，要配备专业的人员进行计算机等关键设备的操作和维护，及时安装和更新防火墙软件和杀毒软件等，做好数据备份工作。在会汁档案信息生成、传输、复制等环节，要做好病毒监测工作，并对不同级别的用户实施不同的权限管理，防止电子会计档案数据人为篡改。

3.3增强档案管理人员岗位能力匹配度

会计档案电子化管理是一项系统性的工程。专业化的会计档案管理队伍是重要保障。企业要加强岗位培训，不断提升档案管理人员的综合裹质，着力培养懂财会基础知识、懂计算机应用、懂档案管理工作的综合型人才。根据国家政策环境变化，及企业会计档案电子化管理所面临的新问题.有针对性的加强档案管理人员的继续教育，并实施有效的激励机制，提高他们主动应对新环境、学习新知识和新技术的积极性，推动档案管理工作的持续健康发展。

结束语

综上所述，在信息化背景下会计档案电子化是大趋势，企业实施有效的会计档案电子化管理，对降低企业管理成本、提升财务管理水平和效率具有重要的现实意义。在实际管理工作中，企业要与时俱进、趋利避害，不断克服主客观因素带来的不利影响，积极防范风险，促进会计档案电子化管理迈上新台阶。

参考文献

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（作者单位：泗水县工业和信息化局）