档案管理的利用和保护

摘 要：档案管理工作在不动产登记中心中有着重要作用，档案管理工作是将企业内部的相关信息进行记录。由于信息的价值，档案的管理工作需要专业人员进行操作。如今不动产档案管理正逐渐趋于现代化，因此有必要对新形势下的档案管理的利用和保护问题进行研究。本文就对档案的管理利用和问题进行探讨。本文作者根据在登记中心多年以来的工作经验，对档案管理工作进行分析和探讨，希望企业能够提高该部门的工作效率。

关键词：档案管理;利用;保护

如今随着社会的逐渐发展，人们更加重视自己的财产问题，针对不动产的管理会要求其产权规定明确，因此不动产登记中心的相关信息管理就变得格外重要。随着不动产登记中心的档案信息逐渐增多，且民众对档案信息的需求量增加，需要对档案的管理逐渐重视，并对现有的档案信息进行好利用和保护，才能将不动产的相关工作进行的更加顺利，也能够满足民众的要求。但现今不动产登记中心对于档案管理的利用和保护仍存在许多问题，在如今的信息技术发展下，不动产登记中心的档案管理也逐渐趋于电子管理，因此，工作人员应顺应时代的发展，做好档案管理的保护工作，不断推进档案数字化管理。面对不动产信息量需求越来越大的新形势，利用好互联网技术让档案管理工作效率逐渐提高。不但要利用好档案信息，也要对档案信息做好保护工作。

一、不动产登记中心档案管理的特异性

由于不动产登记中心信息管理的特殊性，因此其档案管理也存在一定的特异性。首先不动产登记中心往往是进行房产登记，因此登记的资产数额较大。一般情况下进行不动产登记的都是对一些资金数额较大的大型资产所有权进行管理，会到不动产登记中心进行所有权登记、所属权变更以及转让等。其中形成的凭据以及文字合同等就需要登记中心进行管理，这些文字和合同等都具有相应的法律效应，因此需要档案中心进行严格的管理和保护。其次，不动产登记中心的相关档案管理中其记录的相应信息和数据是完全真实的，且这些信息拥有其自身的价值，能够直接的反映出当今社会的发展趋势，其中包括经济、民众需求等方面。因此，不动产登记中心的档案也具有一定的社会性，也成为现今社会发展中不可缺少的一部分。最后，不动产登记中心的档案也对于民众有非常重要的作用，其档案中存在错误则直接会影响到民众的自身利益。因此，不动产登记中心的档案应该具有权威性，要求该部门的工作必须认真准确，且工作流程具有规范性。这就要求档案管理的工作人员必须具有良好的职业素养。

二、档案管理中存在的问题

1.档案信息更新不及时

近些年来房地产行业发展的非常快速，这也就会直接影响到不动产档案信息的工作。由于房地产逐渐增多，且增长速度过快，导致不动产档案信息的更新就远不及房地产行业的发展速度，因此就会出现不动产档案更新不及时的情况。由于房地产的发展过快，不动产档案信息中记录的有关房地产交易和变更等信息就无法及时跟上，致使不动产登记中心中信息管理存在一定的问题。不动产相关信息不能及时的保存，导致拥有大量的信息堆积，无法及时进入到数据库中进行保存。而我国对于不动产的相关部门其职能规定不明确，使许多企业内部的不动产档案管理人员的职责也没有进行明确，致使企业和该部门内部之间缺乏沟通，档案管理工作出现缺漏或错误等情况，直接影响到不动产登记中心的工作效率。

2.档案管理部门不独立

在我国不動产登记企业中，企档案管理部门都是与企业的相关管理部门中的附属部门，并没有将不动产的档案管理部门专门进行设立，形成独立的部门。这样不动产档案管理体系存在问题，其中包括硬件设施不齐全，比如计算机硬件、办公室硬件设施等都无法跟得上其工作的需求。而对于软件设施也没有完全配置好，比如电子档案的管理软件没有及时更新，导致工作效率偏低等等。档案管理工作若没有正规化的规定，没有独立的管理体系，自然就无法形成较高的工作效率。而面对现金档案管理的工作量较大，档案信息增多，其管理方式和部门设立也就无法让档案管理与保护工作正常进行。许多不动产档案的管理工作就无法正常进行，也存在档案管理存在缺漏，档案利用效率不高等问题。

3.档案管理缺乏标准化

随着现今科学技术的发展，互联网技术的不断更新，不动产登记中心的档案管理也逐渐趋于电子化。电子化的档案管理确实能够有效的提升工作效率，使信息保存的时间更加长久。但是由于不动产电子档案具有其特性，也有无法避免的区域性特征，当地政府会格外看重不动产的档案管理问题。认为其与当地的经济发展，与民生都有直接的关系。但对不动产的档案管理，相关企业和部门却都不加重视，没有形成统一的工作标准。而国家则对于不动产档案的管理和区域性特点没有实施特殊的管理，也没有形成完善的工作体系，致使现今许多不动产登记中心的档案管理缺乏有效性，同时也缺乏科学性和规范性。

三、加强不动产档案管理的利用和保护

1.加强档案管理工作人员的保密意识

如今电子信息化也开始逐渐利用在不动产中心的档案管理中，但信息管理下不动产的档案信息保密问题仍应该引起重视。虽然电子信息具有很大的优势，能够帮助不动产档案管理提升效率，也能够让信息更好地保存。但是计算机技术下也会存在信息安全的问题，因此要求不动产档案管理工作人员拥有一定的保密意识。在使用和保存信息过程中，要注重信息的安全性。首先不动产登记中心应该要求员工逐渐加强保密意识，在企业内部要将不动产档案的管理体系进行创新和优化。从而使得档案的管理流程逐渐变得新颖且合理，逐渐要求管理的步骤细化，这样能够全面的提高档案管理的安全性，也能将工作人员的职业素养和保密意识有所提升。其次，不动产登记中心的管理人员应该也逐渐重视纸质版的档案资料，也应将纸质版的档案信息进行管理，并建立系统化的工作流程，这样有利于保证档案管理的完整性。而对于纸质档案的管理也需要分为四个步骤，首先应严格审查档案的准确性，确认内容是否准确完整，需要工作人员查看档案的页码是否齐全，页码的顺序是否排列正确。其次应对档案封面进行好信息标记。对档案的信息进行了严格的审查之后，应该立刻将信息进行简化形成软封面。根据档案的内容来调整单封面，需要工作人员编拟相应的标题，对档案内容进行简单概括。再次应将分类好的档案进行封套、立卷。最后将档案进行摆放，最终入库形成统一的管理。在此过程中工作人员应该保证档案信息的安全性，严谨其他工作人员对档案信息进行查看，以免信息泄露。

2.不断推进不动产档案管理的数字化建设

不动产档案的管理对于维护民众的合法利益，提升我国社会公信力，实现社会管理现代化等方面都有积极作用。其体现着我国不动产的管理工作的正规化和规范化，能够为我国的不动产信息提供权威的证据，有助于我国进一步进行现代化建设。因此需要逐渐重视我国不动产档案的管理工作，使其能够在我国的发展中发挥出更重要的作用。因此不动产的档案管理工作逐渐趋于数字化，提高其数字化的价值。首先应当要求不动产登记中心的档案管理人员将相应的纸质版档案内容逐渐形成数字版档案内容，要求两种形式的档案内容完全一致，从而建立完整的数据库，这样便于信息进行保存。在不动产登记中心内部也应将数字化的信息形成统一的档案信息网。为保证网站的安全和档案信息的安全，也应将每种档案进行密码设置，这样有利于对现有的档案信息进行保密。数字化档案也应格外注重密保工作，以免其他的网络黑客对信息进行盗取。其次要在管理中心内部进行数字化的管理平台建设，这样能够将档案信息进行整合，可以将不动产信息进行快速利用。对于收集的相关数据、图片、文字等等都能够通过信息化技术建立统一方便的共享信息平台。与传统的档案管理数据平台相比较也应该进行不断地创新，使档案信息变得更加合理且具有优势。将电子信息进行长久保存，传统的纸质版档案进行长期的保存后会有纸质腐蚀或丢失的情况，信息化的档案管理平台可以完全避免这一缺点，使信息的保存期更长，避免信息发生丢失的可能性。档案中心建立信息化的管理平台也能够提高工作人员对档案管理的工作效率，也能保证期信息不受纸质版存放的约束，从而保证了信息的完整性和长久性。也能够大大的提高不动产登记中心对于信息管理的效率，节省了大量的人力物力财力。而当管理平台的设计需要密码以及用户名等一系列的验证才能够进入网站查看信息，因此可对大信息进行很好的保存，大大的提升信息的安全性与传统的信息平台和纸质版的档案管理相比较，其具有着很高的安全性，能够严格的做好保密工作。

3.提高档案管理人员的综合素质

要想对不动产档案信息进行利用和保密，就应先从档案管理工作人员入手，国家和企业必须重视不动产档案管理人才的综合素质。要求现今企业应对现有的员工进行职业培训，培训中应涉及我国档案法，我国房地产管理法以及其他的相关法律条例。要求工作人员能够有足够的法律意识来防止不动产信息泄密，避免给不动产登记中心带来很大的损失。工作中也要依法保护自己的权益，做好工作流程，避免承担相应的法律责任。培训中也应将工作人员的相关能力进行提升，比如档案鉴别能力、工作执行能力以及对档案资源的利用和保密能力。而培训过程中也应该逐渐加强工作人员的分析能力，要求员工能够与企业的战略目标相结合，贡献出自己的力量，为现今的数字化档案管理做出更多贡献。

4.优化不动产档案的开发与利用

随着我国经济和生活方式的发展，社会也在不断变化，不动产档案的管理工作也应该随着社会的变化而逐渐改变。如今不动产档案的管理工作形成了多样化的特征，且总体趋势向着智能化方向发展。由于现今社会进程较快，民众开始对不动产格外重视，因此不动产的档案管理就凸显出了在我国社会发展中的重要作用。不动产登记中心也开始不断开发档案，提高管理效率。其内部形成的不动产档案管理工作制度也变得格外合理化透明化、规范化，这也是我国未来不动产档案管理的发展趋势。为满足现今民众以及社会发展的需求，不动产档案管理应该增加许多业务，从而提高不动产信息管理效率，也可让民众和政府更加便捷地查看到相应的信息。在不动产登记中心的档案管理网站中可设置个性化服务，可以通过账号和密码登录来查找相应的信息，这样便大大提高了档案管理的安全性。在对档案信息进行编排和输入时，也应逐渐创新，使档案的分类更加明晰，使档案的管理更加高效。这样也便于信息查询时，能够让民众一目了然的查看的有用的信息。在不动产档案中心可以设置自助查询窗口，这样减少了不动产登记中心的人力物力支出，可大大提高民众的服务满意度。

5.提高不动产檔案的隐私保护

要迎合现今社会的发展，不动产档案管理就应该逐渐加强其隐私保护。但是仅凭不动产登记中心中的一些规章制度来逐渐提高保护能力有些力不从心，因此还需要依靠国家相应的法律法规来对不动产的档案进行保护。只有社会对不动产档案管理加强认识，国家设立相关法律法规，才能让不动产登记中心做好档案管理工作。相应的管理工作以及相关的不法行为才能够受到约束，要求档案管理真正做到有法可依，有法必依。不仅要求保障档案信息的隐私，也要保证档案管理工作的规范化和程序化。如果不动产登记中心的档案信息外泄，则会直接影响到当事人的信息安全。甚至会给当事人造成很大的经济损失，严重影响到我国的社会治安，也会影响到我国不动产行业的发展。相关的工作人员需要通过完整的工作体制进行有部署的工作，也要求不动产登记中心依靠法律法规来建立良好的工作体制，采取完善正确合适的保密措施，严禁其信息发生泄漏。除依靠我国的规章制度之外，不动产登记中心还需要建立相应的安全设置，以防不法分子通过内部网站盗取信息。若不动产登记中心的电子信息网发生攻击或盗窃时，则应该拥有相应的安全保障进行提醒，也应该用法律手段来保护不动产登记中心的信息。

四、总结

不动产登记中心应该将相关档案信息进行好管理，迎合现今的互联网发展趋势，将电子档案管理中的信息利用和信息保密做好完善。明确工作流程，增强工作人员的保密意识，逐渐优化档案管理的开发和利用，要求档案管理逐渐重视隐私保护，逐渐提高工作人员的整体素质，依法进行电子档案管理的建设，这样才能提高不动产档案信息的价值，从而促进不动产档案信息的有效利用。不动产登记中心的档案管理要有完备的保密体系，这样才能促进我国的不动产档案管理更好的发展。为社会做出更多贡献，为我国的现代化建设提供新的力量。

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（作者单位：广东省梅州兴宁市不动产登记中心）

基金项目：大数据背景下档案管理工作的创新模式研究，课题编号：KJCX2288。

作者简介：罗宇（1979-），女，广东兴宁人，档案管理馆员，本科，研究方向：档案管理的利用和保护。