油田档案管理工作的观念和方法创新

摘 要：随着石油企业体制改革的深入开展，油田企业内部的运作模式和机制体制发生了很大的变化，特别是相关业务实现共享后，油田企业的发展趋势和发展速度都在直线上升。但是，随着体制改革对油田企业也提出了新的要求，要求油田企业在发展过程中必须重视档案管理工作，为油田企业的发展奠定基础。目前，油田企业都开展了内部的档案管理工作，但总体来说，油田企业档案管理参差不齐，依然存在着诸多问题，导致油田档案管理的效率不高，无法发挥其积极作用。本文将列举油田档案管理的作用，具体分析当前油田企业在开展油田档案管理过程中出现的问题，并提出油田企业标准化观念和方法创新的具体措施。

关键词：油田企业;档案管理;观念;方法

油田档案管理是指在油田企业发展过程中对相关的资料、生产信息、重大经营成果等进行管理并提供利用服务的业务工作。油田档案管理在油田企业发展过程中起到了重要的作用，可以帮助油田企业了解到自身的经营状况，记录油田企业科研生产经营的重要成果和经验，为企业未来发展指明方向。目前，各油田企业在档案管理工作中都进行了卓有成效的改革、创新探索，都在积极地推动档案管理不断向现代化管理方向迈进，但在实际工作过程中仍存在着重视程度不够、档案管理团队素质不够、硬件基础设施投入不够、档案管理模式滞后于油田企业科研、生产经营工作现代代化管理水平的现象，影响着油田企业的档案管理工作和油田企业的长远发展。如何规范油田档案管理的标准化观念并进行创新，成为推档案管理发展的关键因素。

一、油田档案管理工作的重要性

首先，油田企业发展，依赖于企业的整体发展战略和目标，能否制定出科学的目标，决定着油田企业的长远发展。而科学的发展战略目标的制定，离不开油田档案管理工作，只有油田企业的领导者和管理者真正了解油田企业的实际发展情况，才能够制定出科学的发展战略。油田档案管理记录着油田企业的生产经营活动情况、各部门在工作过程中的具体数据、油田企业发展的重大科研经营成果。通过对这些信息进行记录，可以帮助油田企业的管理者和领导者真正地了解油田企业的发展现状、生产经营活动的各项数据，从而制定出科学的发展战略，促进油田企业的长远发展。另一方面，油田企业在档案管理过程中，将企业发展的真实数据、经营成果记录下来，有利于社会各界对油田企业经营成果的认定，让社会各界了解到油田企业的实际发展情况，有利于吸引投资，擴大油田企业规模，促进油田企业市场竞争力的提高，最终促进油田企业的长远发展。

二、油田企业在档案管理过程中出现的问题

1.对油田档案管理的重视程度不够

在对油田企业了解过程中，发现许多油田企业都存在着一个严重的共性问题，就是对油田档案管理的重视程度不够，导致油田企业档案管理的各项工作进展困难。首先，有部分油田企业的管理者和领导者没有看到档案管理在促进油田企业发展过程中所起到的积极作用，不重视油田档案管理，没有加强对油田档案管理工作的投入，导致油田企业的档案管理工作流于形式，无法发挥油田档案管理的积极作用，这些企业的领导者和管理者普遍都将工作的重心放在促进提高生产经济水平和效益上，认为企业的档案管理并不会为企业带来经济效益。但是实际上，虽然有油田档案管理在短期内不会带来经济效益，但长远来看，带给油田企业的经济效益是巨大的。其次，不仅企业的领导者和管理者不重视档案管理工作，甚至绝大部分员工也不重视油田档案管理工作，认为油田档案管理工作只是简单的整理材料和档案，没有什么技术含量，并且少数档案管理工作人员在工作中也缺乏对自身工作的重视，工作态度敷衍，导致油田企业的档案管理工作效率不高，难以发挥油田档案管理的积极作用。最后是自我驱动的缺失。指的是从事档案工作主动及自觉性。在新时代下，油田发展多将注意力放在生产建设的领域范围内，对档案管理有关服务性工作开展不重视。这表现为油田将集中人力、物力，调配至一线生产，而当一些退休员工家属放在档案工作中，这无法将油田档案工作以及其发展紧密结合。

2.油田档案管理团队专业性不高

此外，在油田档案管理工作中，有部分油田企业的档案管理团队专业性较差，导致油田档案管理工作效率较低。一方面，随着我国中石化体制改革，对油田档案管理的要求不断提高，并且随着信息化技术的不断发展，油田档案管理逐渐与信息化技术相结合，开启了数字化档案管理模式，档案管理模式上的一系列变化势必会导致对油田档案管理人员的要求不断提高，要求档案管理人员在具备业务能力的同时还要熟练掌握信息化技术。然而，大多数油田企业的档案管理人员的专业素质层次不齐，档案管理岗位的员工学历层次较低、专业能力较差，并且有不少的员工并非是档案管理专业出身，对于现代档案管理的知识也难以掌握，在日常工作中只能做一些简单的资料整理、分类工作，难以有效挖掘档案信息的隐藏价值，并且在日常工作过程中缺乏积极性和创造性，不能够创新工作模式，促进油田档案管理的创新性发展，并且普遍缺乏信息技术能力，难以适应数字化的档案管理模式。

3.油田档案管理的基础设施不够完善

在油田档案管理工作中档案管理的基础设施还不够健全。随着信息化技术的不断发展，档案管理与信息技术进行了深度的融合，数字化的档案管理模式逐渐取代了传统的纸质档案管理模式，大幅度地提高了档案管理的效率和质量，通过数字化管理，更容易对档案进行分类和查找，并且还可以通过大数据和云计算对油田档案进行分析。

4.档案标准化程度不高

此问题是当前国内档案管理普遍存在的，我们国家的档案管理标准化工作由上世纪八十年代才开始，国家有关部门已拟定了一套的标准化文件，这让我们国家的标准化形成了一个体系。但由于档案本身非常复杂，而且我们国家的管理体系也较为复杂，分散的管理是当前最突出的一个问题。同样的，对于油田档案的管理工作，在表面上也有一套系列的制度，但制度的覆盖面并不完善，在制度落实中也存在极大问题，所以就造成了档案由收集开始就不规范，少数部门以及单位需要归档的资料重视度不足。同时，在档案整理中，缺少统一的工作标准，合理编号乱、类别不清，目录和实际内容不相符等问题，查找资料无法及时、准确，档案管理的入库以及输入耗时耗力，影响了其利用价值。

5.档案信息化发展不足

当前多数油田对于早期以及较珍贵，利用率高的纸质档案进行了数字化加工处理，一是在于更好保护档案，二是提升档案的利用率。在这方面需要做得比较好，对档案进行了数字化的加工处理，并且开展远程传输服务，为施工队伍也能提供高效服务。但也存在了很多问题。例如有的时间较久的新闻录像无法识别，05年之前没有转化格式，且使用的机器淘汰，只有05年之后的光盘储存可以利用。如果无法及时处理，记录油田发展的部分真实历史也就无法保存。再加上库存档案数学化加工的任务庞大，该工作刚起步，无法发挥其应有的作用。

三、油田档案管理理论创新分析

以科学发展观作为指导，融入国家档案工作的要求，宣传有关法规并构建完善的制度，加大依法治档的工作力度，做好信息化服务的建设。全面提升油田档案的管理水准并加快档案工作的发展，促进油田经济持续、有效的发展。

做好信息化建设以及后续配套研究及执行工作。将声像档案，如油田电视新闻、录音等归入至系统化的管理范围中，解决档案信息资源数据在线以及容易存储等问题。

开展电子档案的存储、采集、利用等工作。将声像档案与油田档案网站相连，构建发布平台，实现档案的动态浏览和在线查阅，开拓管理系统功能。

四、如何规范油田档案管理的标准化观念、创新档案管理方法

1.提高对油田档案管理的认识

首先，想要规范油田档案管理的标准化观念，创新档案管理方法，就要提高油田企业领导者、管理者及内部员工对于油田档案管理的认识，加强对油田档案管理的重视程度。首先，油田企业的领导者和管理者要看到油田档案管理对油田企业发展的积极作用，加强对油田档案管理的重视程度，加强资金、技术投入，并根据企业的实际情况完善油田档案管理模式。其次，油田企业要建立档案管理人员晋升渠道，给档案管理人员创造成长空间和实现个人价值的平台，激发档案管理人员工作热情和创造性开展工作的积极性，帮助油田企业员工树立正确的思想观念，对档案管理员工来说还要提高其责任意识，帮助档案管理员工认识到自身工作的重要性和价值，更好地完成日常工作，提高工作的效率，促进油田档案管理效率的提高。

2.加强油田档案管理团队建设

其次，还要加强对油田档案管理团队的专业化建设，通过强大的人才支撑确保油田档案管理工作的高效运行。在管理团队建设过程中，企业的领导者和管理者首先要提高人才招聘的门槛，招聘专业能力较强并且掌握一定信息技术的优秀管理人才，提高人才准入的门槛，提高油田档案管理团队的整体专业化水平，油田企业还可以通过与高校进行合作的方式，鼓励档案管理专业的学生到企业进行学习，为高校建立实习基地，促进人才的流入，保障油田档案管理团队的专业性。其次，对于内部已有的油田档案管理员工，还要定期开展培训工作，通过定期培训，不断提高油田档案管理员工的专业能力和信息化技术以及创新能力，促进油田档案信息管理工作的高效开展。最后，还要对油田企业档案管理员工开展定期考核工作，通過考核企业的管理者和领导者可以及时了解员工的实际工作情况和专业能力水平，科学的制定出下一步的培训计划，通过考核，还可以激励档案管理员工不断提高其自身的专业能力，促进油田企业档案管理团队整体水平的提高。

同时，提高责任意识，保护档案的安全。档案安全是每一个档案工作者的首要责任。落实档案管理工作的八防，确保必要的借阅及利用。完善库房装备和内部建设。

3.加强油田档案管理基础设施建设

最后，还要不断加强油田档案管理的基础设施建设。企业的领导者和管理者要看到信息化时代下油田档案信息管理数字化变革的必要性，加强科技投入，引进先进的基础设施，确保信息化油田档案管理的顺利进行。在完善电子基础设施的同时，将利用率高、企业科研生产经营需要频繁，关系企业员工个人重要信息的纸质档案转化为数字档案在平台上进行存储和分类，并通过云计算和大数据准确进行数据分析。在企业内部建立资源共享平台，一次投入一次加工，避免重复投入建设，做到投入最小化，信息资源共享最大化。最后还要注意平台安全问题，加强数据安全保护的技术投入，保障油田企业的数据安全，防止出现数据窃取、数据泄露等风险。

4.完善档案管理制度

构建起完善的档案工作制度，需要从以下几点进行：

一是所拟定的规章制度，要科学、合理，所建设的制度也要和油田的特点以及实际档案管理需要相结合，以此才能更好适应油田的档案管理需求。

二是简单且具有实用性。所拟定的制度要具有可操作性，其构建主要是以其简单容易、方便、实用、可操作性作为目的，这样才能更好发挥制度的规范、指导作用。

三是坚持制度的制约是具有双向性的，可以制约领导的同时对员工同样起到制约的作用。领导的形象、行为影响着制度的执行，而员工是油田单位的主要群体，是制度主要制约的对象以及执行人员。

四是需要坚持制度执行的严肃性。油田档案部门需要后档案制度主管部门，也是执行的部门，在当前的制度执行过程中，需要做好有功要奖，而有错则要罚，突出制度的有效性、可信性及权威性。

5.做好档案信息化建设工作

以档案信息化建设的发展作为机会，坚持在于重点开展推动全局发展，做好基础工作，力争用最短的时间把油田档案信息化水平提升一个等级。

重点开展。开展信息化建设的试点工作，抽取专业人员构建成团队，配合专业人员做好系统服务器以及软件安装的调度，制作ERP以及OA接口，实现对接，普及安装用户的终端的软件，将原数据导入至新系统，构建起覆盖全企业的档案信息管理系统。

全局推进。加快配套设施的构建，让全局的档案信息化设施的设备可以全部到位，开展纸质档案的数字化加工以及处理的工作，将档案管理系统构建起真正意义的资源融合、检查、阅读等平台，发挥档案信息化作用，向着数字化的档案前进。

规范做好基础数据工作，完善档案目录、电子文件以及各种档案的专业数据库体系的构建，拓展数据库资源。

结束语

油田档案管理工作能够促进油田企业不断发展，为油田企业带来长远的经济利益。因此，油田企业的管理者和领导者要看到油田档案管理的积极作用，加强对企业档案管理的重视程度，加强技术、资金、人才投入，加强油田档案管理团队建设、加强油田档案管理的基础设施建设，与信息化技术相结合创新油田档案管理的模式和方法。在实际工作过程中，还要不断发现问题并解决问题，促进油田档案管理工作的有序开展，从而促进油田企业生产经营工作向更好发展。

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（作者单位：中石油长庆油田分公司档案馆）

作者简介：李红霞（1973-），女，汉族，陕西商州人，本科，中石油长庆油田分公司档案馆 档案馆员，研究方向：档案管理。