浅析开发利用数字科技档案信息资源为科研服务

章细英

摘 要：分析了数字科研档案信息资源建设的现状和存在问题，提出了当前科研档案信息资源建设中提升档案信息化建设的思想认识、加大档案信息化基础设施建设投入、加强人才引进与培养3个途径和实现科研档案信息资源数字化、网络化、市场化的服务举措，可为数字科研档案信息资源开发利用提供参考。

关键词：开发利用;数字档案;科研服务

随着信息化时代的到来，在信息社会决定一个国家和地区生产力发展水平的不只是自然资源，历史条件等，而且包括知识在内各种信息将成为知识经济时代最为重要的资源。在此背景下，科研院所要得以生存发展，只有充分开发利用档案信息资源，以促进科研工作更好开展。

一、开发利用数字科技档案信息资源的意义

科研档案是科研生产活动过程产生的真实记录，是促进科技创新、知识创新、以及科技成果转化的前提和依据。而开发利用科研档案：第一使得科研成果直接转化社会生产力，给人们带来社会效益和经济效益;第二科研人员在查阅相关的科研档案信息资源的过程中，拓宽思路，从中产生新的研究项目;或者通过借鉴对原有的科研项目中一直没能解决的问题起到启发作用，突然豁然开朗，找到了解决的方式。每个科研项目的研制成功，要经历课题论证 ，课题研究和课题鉴定三个阶段，必然就要查阅、借鉴大量相关的科技档案信息资料，而科研人员在查找科技档案信息时希望更加方便、迅速及时的查询到最新的科研信息，了解最新的科研动态，以及该领域中的最新理论或研究方法。这就必须加快对数字科技档案信息资源的建设。

二、数字科技档案信息资源建设的现状与问题

1.缺乏对科技档案信息化建设的正确认识。首先部分档案管理人没有意识到当今信息技术快速发展时代，传统档案管理方式已经不适应社会的发展。没有意识到档案信息化建设的优势：通过利用信息技术，促进档案信息化建设能够提高职能效率;方便管理;方便民众查找利用;实现档案资源的共享了。正是对档案信息化建设缺乏正确认，还保持原来的管理模式“重管轻用”，只要保管好就可以，正是这种传统管理理念严重阻碍了档案信息息资源的建设。

2.科技档案信息化的基础设施建设不完善。由于缺乏对科技档案信息化建设的理解认知，认为只要借助一些网络技术就可以实现档案的全部开发与利用，而忽略了对档案信息化建设的管理环境、配套设备等方面进行完善。科技档案信息化建设的基础支撑是以具有较高性能的软硬件，只有拥有这些网络设施和网络技术的保障。才能改变以往档案工作方法，以促进档案工作更好的发展。因此，在档案管理基础设备上加大资金的投入：首先添置一些必备的设备，如打印机、扫描仪等。进行计算机管理，这样方便使用者能快速查找、阅读，既节省人力、物力、财力也节省时间，提高了工作效率。通过计算机管理，保存信息更加方便简单也增加了其保密程度，提高档案的利用率。

3.科技档案信息化建设中档案管理人员综合素质。科技档案信息化建设对档案管理人员提出了较高要求：档案管理人员即要具备档案管理的专业知识，又要掌握相关的计算机操作技能，而以前的档案管理工作虽说工作量大，工作繁琐，但只要档案管理人员具备较高的责任心便能够胜任，在档案管理方面的专业知识、技术等方面要求不高，这样造成许多单位的档案管理人员普遍存：知识文化水平低、知识面狭窄、理念老旧，认为只要做到保管好档案，不丢失、破损，“重保轻用”，达到以上要求就大功告成，这是完全跟不上档案信息建设发展的步伐，使得档案中蕴藏的丰富信息无法得到充分开发和利用，无法满足社会发展的需要。

三、科技档案信息资源建设存在问题的解决途径

1.思想认识的提升是档案信息化建设的基础。提高领导对档案信息化意识，通过宣传等使得领导对档案工作重视以及支持，从而推动全单位的档案信息建设必要性理念的形成，从而使得科技档案信息资源建设得到重视接受。通过宣传学习打破档案工作人员传统观念，建立科学合理的观念，认识到科技档案信息资源建设是一种发展的必然趋性，从被动转为主动，积极投入到信息化建设中。

2.加大档案信息化建设的基础设施有层次的投入。档案信息化建设必须具备一定的硬件条件。所谓“工欲善其事，必先利其器”，有计划有步骤加大档案管理设备方面的资金投入，引进计算机管理，并添置配套一些必要的基础设备，若缺了这些硬件设施，档案信息化建设再好的蓝图也难以实现。

3.加强人才的培养和引进力度。科技档案信息化建设需要既能掌握计算机信息技术又懂得档案学相关知识的综合性人才。为了解决这一问题，应从培养和引进两个方面进行。首先对于原有的档案人员，他们掌握档案学的基本知识，工作很多年，也积累一定工作经验，加强他们的计算机、网络技术、多媒体技术等信息化知识与技能培训，提升应用技能和水平。通过不断充电，拓展视野，熟悉了解科技档案工作的现状及发展动态，运用档案学科新理论，新技术知识改进档案工作。档案部门在开办档案人员培训时，除理论方面的培训更要加强实际操作培训，而且实际操作是关键，历年来每次档案培训只有理论缺得实地考察与操作，这也制约档案人员动手能力，因此今后档案部门在办理培训时，从档案人员实际所需出发，改变培训方式，让档案人员真正学到实际操作方法而不是闭门造车。其次引进计算机专业人才，利用他们的专业知识，来指导促进科技档案信息资源的开发利用，为科研生产服务提供更好。

四、开发利用数字科技档案信息资源为科研服务的举措

1.实现科技档案信息资源数字化。它是科技档案信息资源建设一项主要任务，是档案数据库建设的主要手段和根本途径。而目前馆藏科技档案以多种多样形式存在，有纸质、照片、视频、音频等各种形式，并沿用传统的档案整理、分类方法等已不能满足时代快速发展的需要。为了更好的开发利用，就必须对馆藏科技档案进行数字化。通过建立档案数字化系统即数据加工技术平台，利用先进的信息技术实现数字化处理设备和应用软件的系统集成，对非数字化的馆藏档案（如纸质档案、录音、录像带等）进行数字化处理，进行档案信息转换，各类信息存贮以及建立档案信息数据库功能，能对所形成的电子图像、视音频数据进行数字化处理，并且能够实现档案目录数據与档案内容数据的一一对应和有效链接。对于科研院所而言，通过长期试验研究积累大量有价值的原始档案材料。只有以科技档案信息资源为基础，利用计算机网络平台技术，对科技档案信息进行数据化加工处理，才能使科技档案信息资源得以充分开发利用。

2.实现科技档案信息资源网络化。21世纪是一个以网络为核心的信息朝代，人们对于网络的依赖性与日俱增，人们可以通过网络随时随地获取所需的信息，解决工作、学习、科研、生活中遇到的难题，因此加强科技档案网络化是必然趋势。科技档案信息网络化即建立档案信息网站，以多种形式对技档案的信息资源进行开发。首先对传统科技档案进行数字化处理，其次利用计算机相关软件对科技档案的信息进行开发，形成文本、音频、视屏、图示、数据化的分析结果等形式，再通过网站提供给网络信息用户，从而实现了科技档案信息的共享，并提供了各种在线服务，使得档案信息开发利用超越了时空的限制，人们可以足不出户就可以快捷与便利利用档案信息，同时对科技档案的信息进行宣传。借助网络进行档案的法规审核、鉴定审查、归档接收以及档案的检索、调卷、编目、库房保护等各项管理，实现档案管理自动化，加快了档案信息传送和数据处理的速度，提高了档案检索利用的速度和准确率、完整率，提高了工作效率。

3.实现科技档案信息资源市场化。档案信息产品的市场化是档案信息服务于科研生产的特征，也是有别于传统的档案服务业和咨询业的重要因素。一方面科研档案信息包含了大量有价值的原始的信息，在科研、生产、管理等方面提供参考依据，让科研人员在试验研究中少走弯路，开拓思路，因而科技档案信息具有使用价值。另一方面，科技档案信息是试验生产实践等活动的原始记录，具有历史性、真实性的特点，逐渐成为高校、企业在科研活动、产品研发等中需要借鉴参考的重要信息资源，成为在激烈的市场竞争中取胜的关键因素。受到高校和企业的青睐。许多科研单位经过科技人员努力，拥有多项专利、科研成果，把这些进行转化即服务科研生产，给企业带来经济效益，又提高收入，还调动积极，从而使科技档案信息资源得到深层的挖掘和开发，为科研提供更好的服务。

参考文献：

[1]黄伟明.新时期对档案信息资源开发与利用工作的探析.福建档案，2017

[2]郑清梅.浅谈信息时代档案管理创新和发展.福建档案，2015

[3]陈永成，黄建峰.分布式档案基础数据库建设理论与实践.中国档案出版社，2006

[4]闫雪茵.如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用[J].辦公室业务，2017

（作者单位：福建省农业科学院茶叶研究所）