机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策

卢秋蓉

摘 要：档案管理是机关事业单位中一项非常重要的工作内容。随着社会发展、时代进步，我国早已迈入了互联网大数据信息化的时代，这种信息化的社会对人们生活的方方面面都起着重大影响，也带来了巨大的便利。在这种社会背景下，很多单位却还延续着传统老旧的工作方式，并没有使数字信息化的优势发挥在机关事业单位的档案管理工作中。以下将通过分析机关事业单位数字化方案管理现状，进而总结探讨如何进行档案管理工作的优化，以期为大家提供一些有价值的参考。

关键词：档案管理;事业单位;机关

档案内容繁冗复杂，且不是一成不变的，需要时时更新。机关事业单位的档案管理工作一直面对着如何利用有限的人力、物力资源尽可能提升工作效率的问题。如今，大数据时代的到来为优化档案管理创造新的可能，同时也无可避免将会面临一些挑战。在这种环境下，档案管理者们应积极把握契机，本着勇于创新、敢想敢干、实事求是的工作精神，结合各地区各单位自身特点和需求 ，从制度、技术、人力等多个方面，进行深入的研究和探讨，分析现状、优化创新。制定数字化档案管理的优化对策，提升档案管理的网络化水平，对于机关事业单位的发展起着重要作用。

一、传统档案管理与数字化时代的碰撞

机关事业单位的档案管理是一个巨大的工作模块，在过去人力、技术等资源有限、管理理念落后的情况下，往往也缺少完善的制度加以约束。在传统档案管理中，采用最多的是纸质档案管理，因材料的特殊性容易造成诸多缺陷，如信息查找不便、丢失、损毁等现象。机关事业单位的工作人员多为上了年纪的老员工，往往文化程度、自身素质有限，如果单位没有展开过相关工作内容的系统性培训，档案管理的员工也很难做到专业化的科学管理。久而久之，这项工作一直得不到应有的重视，最终就会出现造成信息泄露、遗失的不良后果。

随着时代进步，各机关事业单位的管理人员也在积极转变着思维，为使工作变得更加高效准确，不断的引进采用了先进的管理模式，这其中涉及各个方面。如何在互联网新时代的背景下优化档案管理工作是档案管理者们必须考虑的问题，从纸质档案发展到电子数据档案，这是一条必要路径。

二、数字化档案管理优化策略

1.优化档案制度管理

无规矩不成方圆，工作的正常运行需要有制度保驾护航，档案管理也不例外，合理的管理制度可以使档案管理变的更具科学性和有序性，保证档案管理工作的正常组织运行，继而使档案管理的作用充分发挥出来。建立科学合理的制度，首先要求管理人员对制度的优化进行全面分析，从档案的搜集整理、保管、借阅、查询等多方面、多角度，找出当前所采用制度的缺陷或不足，再完善工作管理制度，并要推广落实已制定好的制度，确保工作人员都能够自觉遵守制度，在制度的框架下展开工作。建立有效合理的制度一方面可以提高档案管理的工作效率，另一方面也为档案资源的有效利用。

2.创造良好的条件，建立数据中心平台

使档案管理数据化，目的在于使其管理工作更加高效、安全，因此要建立档案管理的数字化管理平台。平台的搭建，除了要有常见的一些功能，如保存、查询，这些功能可以使档案管理和利用更加便捷、高效、准确，同时应考虑的更加长远、全面，要充分考虑平台使用者的需求及潜在需求，还要紧跟时代发展和工作的需求不断更新功能。

“数字网络” 融合“档案管理”可以将碎片化的数据迅速整合，做到让单位之间、部门之间享受资源共享，也是提出数字化档案管理优化的重要目的之一。建立档案大数据库将会非常有效的解决原先存在的信息存储和难以共享的问题，这也是档案管理数字化建设与优化的重中之重。相关工作人员一定要善于把握时机，并且要与技术层面联动起来，充分结合实际情况进行档案管理数据平台的建设。不断反复利用实践结果来验证当前的信息化方案，强化整个数据库的实用性并要符合工作逻辑，最终达到优化工作效率的作用。这看上去仅仅是一个档案管理的数据平台的简单搭建，但要求从事这项工作的人员要具备乐队指挥一样的素质与能力，从整体到细节都要兼顾到。

3.优化档案管理人员队伍

人力资源对于档案管理来讲也是不可或缺的关键一环，是优化档案管理工作的重要保障，想要做好档案管理工作，充分发挥其有效作用，同时为事业单位的发展提供有力支撑，就必须着手于档案管理人才的培养，提高整个管理队伍的人员素质。

4.强调安全的重要性与档案数据资源共享

正如一把剑的双刃，所有的事情都存在正反两面性。互联网时代为人们的工作与生活创造了诸多便利与契机的同时，也必定存在一定的负面因素，比如互联网安全漏洞，而这样的漏洞如果出現在档案管理中则是大忌。所以，在搭建数据平台的过程中，档案管理者们应先行顾虑到这方面，与技术人员充分沟通，可利用互联网云技术来有效防止事业单位内部信息在来往过程中可能出现的各种安全隐患。

数据与档案的重要作用之一是资源共享，以目前的情况来看，在很多机关事业单位中，都很难切实把这一项工作发挥好，现阶段只是一些单位的档案管理部门因安全等方面的因素不愿意将本单位档案信息与其他单位的同等部门进行资源共享。为了更大程度的发挥档案管理的作用，在搭建各单位的档案管理数据平台的时候，各个相关事业单位的管理者们应提前进行沟通，相互理解并建立紧密协作，利用网络优势开放资源共享功能，搭建可以发挥更大作用的数据平台，方便系统内各单位信息互通，开展工作。事业单位相关领导要增加档案管理部门的指导性工作，着重强调网络技术与该管理工作科学交融使用的重要意义。当然，搭建数据平台的同时不能降低安全意识，要对知识产权以及特殊重要信息内容的保密性加以重视。

5.档案管理功能的延展和改善档案管理的服务水平

作为数据信息时代的档案管理人员，思想和工作方式上都不应仅仅拘泥于传统档案管理套路式的工作模式，而要勇于改变自己和迎接挑战。在信息化的背景下，勤于思考，善于学习，提升自己的学习能力和工作业务能力，针对过往工作经验有扬有弃，并且紧密结合实践工作，针对档案的应用功能进行有效拓展。在过去的档案管理工作中，可以为有需要的人提供更多的查询功能，而档案的收集）工作又是如此细碎复杂，仅仅一项查询功能完全无法体现档案管理的实际价值。搭建档案数据平台之时，首先要考虑的是已经对于以往大量文字信息进行了充分的归类及分类，剖析档案之间的内在关联，注重开发档案的潜在价值。也要善于根据大数据计算出工作人员的信息偏好，继而可根据计算结果向其推送内容，以此丰富档案管理的内容和含义，改变以往事业单位档案资料开发利用效率过低的问题。

档案管理实际上是一项服务类型的工作，服务对象是机关事业单位的工作人员，特别是在大数据发展下，档案在事业单位来说，有着越来越高的要求，一定要全面提升档案管理的服务能力。首先，进一步培养档案管理人员的创新意识。 在过去，由于从事档案管理的人多为年龄偏大的人员，限于这一类工作人员的文化程度和思维固化等原因，创新思维基本无从谈起。随着时代发展和档案管理的进步，对于工作创新方面的要求也就越来越高，进行档案管理工作的时候，创新意识的培养很关键，不光是档案管理工作的主要保证，还是档案管理工作服务水平提升的支撑点。事业单位档案管理的工作人员需要有大数据及信息化的思维方式，对于管理理念要不断创新，将事业单位的档案管理人员加以重视起来。第二，档案管理的创新服务要实现转型，信息化的指导下，档案管理工作是由内部资源向共享型体制去发展，整体提升与社会发展相适应的水平，不断优化、坚持用更好的服务理念，为事业单位发展提供健全的服务，突出信息服务的质量及在档案管理时的工作水平。第三，档案管理服务流程的优化。切实体现档案管理的服务，需要明确服务流程，这样能够提升档案管理质量，还能严格按照规定去执行。

三、结束语

信息化技术的发展使社会发生了巨大的变化，在事业单位档案管理的工作中也起到了重要的作用。事业单位档案管理工作需要实现科学化管理，因此在实际工作中要做到与时俱进，充分的运用互联网思维，加快推动事业单位档案管理方式的创新，加强管理的准确性，应合理采用信息技术，使档案管理工作得到简化，同时提升档案的处理效率，只有如此，才能实现数据与档案管理的深度整合，才能进一步释放档案管理的正面效能，最终拓展其生存与发展空间。

参考文献：

[1]刘晓艳.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017

[2]李 婷.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].科学技术创新，2017

[3]王 洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019

[4]王周理.突破科研事业单位档案管理瓶颈制约的探析[J].文存阅刊，2018

（作者单位：国家税务总局张家港市税务局）